职工养老险档案的用途其科学化管理

摘 要 ：浅议职工养老保险档案的基本特点、职工养老保险档案的健全与完善,以及职工养老保险档案的主要用途等.

关 键 词 ：职工养老保险；档案；作用；意义

中图分类号：F840.67

一、引言

职工养老保险是社会保险的其中之一,而职工养老保险档案则是养老保险管理工作的重要业务载体,其记录、保管都应准确完整,它是参保人员合法权益的基本保证.企业由于出现生产力布局的不断调整,单位合并、拆分、新设、改制等情况,养老保险档案的规范管理都应能很快适应形势的变化,并未后续工作奠定基础.若台账不齐、资料不全、交接不畅等问题出现,其下步职工养老保险的管理工作就较难开展.

二、职工养老保险档案的基本特点

1、养老保险档案的定义.根据《社会保险业务档案管理规定》,其职工养老保险档案可以定义为：企业和各经办机构在养老保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录.因此,职工养老保险档案不仅是对参保人员养老保险全过程的记载,也是有关文件、个人台账和经办业务的记录（如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等）.它不仅是书面记载,而且还应有数字化记载.

2、职工养老保险档案的特点.①涉及面大.职工养老保险管理涉及到与个人、企业和社保经办机构及财务部门,凡是与养老保险业务有关的,都应纳入养老保险档案范畴,应是工作全方位的记载.②信息化程度高.现代化的职工养老保险管理,必须采用高度信息化的工作平台,使很多业务都通过计算机技术完成.以其高度的信息化,满足现代化管理的要求.③保存期长.与参保人员个人有关的记载,要保存达数十年,那么企业和社保经办机构就更长了.只要养老保险管理工作在持续进行,养老保险档案的记载就不会停止.有的养老保险档案的保管期长达几十年,甚至百年,还有是永久性保管的.④安全性性高.职工养老保险档案有纸质记载的,也有电子记载的,有些记载具有唯一性和不可替代性,比如个人手册、个人基数确认表等；还有些记载涉及到隐私问题（如个人收入或待遇、单位工资总额等）.这说明职工养老保险档案管理要特别注重安全性.除了要妥善保管、有效备份外,还应防止网络化的盗窃,特别是要防止不法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改.

三、职工养老保险档案的健全与完善

1、充分认识到职工养老保险档案的重要性.现在人们还缺乏对职工养老保险档案的重要性认识,没有行之有效的档案管理机制.许多单位的各种材料、档案还是杂乱无章,眼前的管理只不过是沦落于一种形式,根本无法保证其能够充分发挥价值.职工养老保险档案管理是一项基础性管理工作,是企业管理中的重要一环.只有清醒的认识到其重要性,端正态度去管理好这项工作,才对于企业的发展有利.

2、健全制度,专人负责养老保险档案的保管、安全存放与人事变动交接.作为企业的社保机构,首先应建立健全职工养老保险档案管理制度,明确管理人员分工和职责,对档案的建立、维护、交接等环节实行制度化管理.纸质档案材料应排列整齐有序,储存在专门的场所,重要材料应复印备份,档案电子数据应当有比较强的网络安全性,要做到异地备份,数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护.在交接环节上,要予以高度的重视,严防脱节,避免后续工作带来无法预计的困难.加强对职工养老保险档案交接环节管理,可结合建立考核奖惩机制,督促管理人员既要在在岗时认真履行好职责,还要保障在换岗时能做好交接工作,确保职工养老保险档案管理的延续性.

3、职工养老保险档案进行科学分类、有序整理.档案分类是档案管理中的一个工作程序,它在整个档案管理工作中具有一定的主导性作用.没有科学的分类,养老保险档案从建立之初就无法进行有效地整理和组织,更谈不上健全.因此,确定分类标准,实现科学分类,这是职工养老保险档案建立健全的基础,也引导着其它各项后续工作的有序展开.国家和地方政府出台的有关养老保险政策,可以按文件的出处、类型、文号、实施时间等要素分类归档,对经办机构和企业在养老保险管理工作中的各种记录（社会保险登记证、各类报表、说明或证明材料等）,可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档.对于与参保人员个人有关的材料（如缴费手册或卡片、人事命令、账户转移情况表等）,应为每一个人单独建档进行管理.管理过程中应当注意有序整理,重点是：①规范编号（包括个人号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等）,进行必要的整理和规范.②把握业务规律（如日常业务、月度业务、年度业务等）,在职工养老保险档案中要能清晰的体现.③做好动态化管理.对已经完毕的事项,相关材料要及时分类归档；对还在过程中的事项,要注意及时跟进、掌握动态.④做好常态化管理.经常性、制度性的整理好养老保险档案,保持档案材料之间的联系,保证档案的齐全完整.

4、职工养老保险档案必须实现数字化、网络化管理.职工养老保险档案应充分利用计算机数据库管理功能和网络平台,建立养老保险档案管理信息系统,实现档案管理的数字化和网络化.这也是国家社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理怎么写作水平的必然要求,也是现代化职工养老保险档案管理的发展方向.档案管理的数字化和网络化,不仅要有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点,而且还要实现资源的共享,这对于提高统筹层次方面也有重要的现实意义和深远意义.

四、职工养老保险档案的主要用途

1、职工养老保险档案是职工养老保险管理怎么写作的延伸.对于准确完整的职工养老保险档案来说,不仅能提高业务经办效率,而且能推动社保经办机构的怎么写作工作,又能为领导决策提供有力的依据,其具有潜在价值向现实价值的合理转化的功能.

2、职工养老保险档案是开展职工养老保险管理工作的重要依据.职工养老保险各项业务的,有凭有据,符合国家政策,能经得起检查.职工养老保险档案管理工作准确、翔实和完整的记录,能有效保障企业和参保人员的合法权益.

3、职工养老保险档案是整合社保档案的必要条件.国家各险种的统筹层次、归属经办部门不同一,需要建立统一的社会保险档案.职工养老保险在社会保险中也是实施最早的,其数据最齐,具有可靠的工作基础,需要进一步建立和完善职工养老保险档案,逐步建立健全各种台账.完善的社会保险档案,也是社会保险政策不断完善和统筹层次提高的创造必要条件.

4、职工养老保险档案是提高统筹层次的必要条件.因目前职工养老保险统筹层次的问题,各地的职工养老保险信息也互不相通,资源不能实现共享,需要通过建立健全养老保险档案,逐步解决数据共享的问题,这也是为了提高统筹层次创造必要的条件,也是实现高效化管理的重要基础.

五、结束语

保障企业职工养老保险以致整个社会保险工作的积极发展,强化社保经办机构管理怎么写作职能,增强怎么写作手段,切实保障国家、企业和参保人员的合法权益很有必要.作为社保部门,必须深刻的认识到职工养老保险档案的重要作用与意义.建立健全职工养老保险档案,才能在构建和谐社会的进程中做出更好地怎么写作,并有力推动职工养老保险事业的蓬勃发展.