网站原创摘 要：在Excel中进行会计科目编码录入时,为防止录入无效数据,需要对录入会计科目编码的单元（区域）进行有效性条件设置.这些条件主要包括编码的位数、唯一性、第一位数据以及反映科目统驭关系的上下级编码定义等.本文就上述四个方面数据有效性条件的设置进行探讨,为提高会计科目编码录入的可靠性提供参考.
关 键 词：科目编码；有效性条件；设置；可靠性
中图分类号：F232
会计科目表是利用Excel进行会计电算化工作的基础工作表,其中的会计科目编码、会计科目名称等项目对根据科目编码自动生成科目名称、汇总科目发生额、报表数据采取等会计数据处理的准确高效起着至关重要的作用.因此,在科目编码录入前,根据财政部关于科目编码的有关规定、会计电算化工作规范的要求进行数据有效性条件设置,在数据进入系统前进行必要的逻辑检查,禁止录入违反数据有效性条件的非法数据就显得尤为重要.
1科目编码位数的录入控制
会计电算化方式下,需要确定满足企业核算要求的会计科目编码方案,如433、4222等,要求录入的数据位数符合编码方案要求,科目编码方案一旦确定,允许录入的位数就已确定.为有效防止录入位数的差错,可通过设置单元或区域的数据有效性条件,达到只允许录入符合编码方案长度要求的会计科目编码的目的.为叙述方便,本文科目编码方案采用4222,这也是当前多数中小企业采用的科目编码方案,具有普遍性.
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1.1用列举法构造位数控制有效性条件
2科目编码录入的唯一性控制
3科目编码第一位字符的控制
财政部规定,会计科目编码的第一位表示科目类别,用字符“1”、“2”、“3”、“4”、“5”、“6”分别表示“资产类”、“负债类”、“共同类”、“所有者权益类”、“成本类”、“损益类”科目,因此,在录入会计科目编码时,还需检测第一位是否为上述六个字符之一.若是,则接受录入,否则系统应拒绝录入的数据.
3.1用列举法构造第一位字符控制的有效性条件
在录入除一级以外的会计科目编码时,必须先检测是否已定义了上级科目.检测方法是：在已定义的科目编码中统计出“本级科目编码的前‘本级科目编码长度-2’”位数据出现的次数是否等于1,如果等于1,说明已定义了上级科目,如果不等于1说明上级科目没有定义,在上级科目没有定义时是不能定义下级科目的.