文书档案收集与整理工作的重要性

【摘 要】文书档案,又称管理性档案,是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件.文书档案管理,是档案管理工作的重要组成部分,是各个机关、团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一.收集工作是文书档案管理的起始环节,与其他各个环节的工作相比,它处于一种特殊地位.特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆（室）藏特色的今天,档案的收集工作已变得越来越重要.

【关 键 词】文书档案；收集与整理；重要性

文书档案,又称管理性档案,是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件.文书档案管理,是档案管理工作的重要组成部分,是各个机关、团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一.

收集工作是文书档案管理的起始环节,与其他各个环节的工作相比,它处于一种特殊地位.特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆（室）藏特色的今天,档案的收集工作已变得越来越重要.

一、文书档案收集工作的内容

档案的收集工作,就是按照党和国家的规定,通过例行的接收制度和专门征集的办法,把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作.

从广义上讲,档案收集工作的内容主要包括三方面：一是对本机关需要归档档案的接收工作.机关各部门完毕的文是档案室档案的主要来源,建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径；二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作.接收现行机关和撤销机关的档案,特别是接收现行机关的档案,是各级国家综合档案馆收集工作的经常性任务；三是对历史档案的接收和征集工作.历史档案是指中华人民共和国成立前,各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案,包括革命历史档案、民国档案和历代王朝的档案.接收、征集历史档案是丰富馆藏的重要手段.

对于一个具体的立档单位,文书档案的收集工作是指该单位的档案部门按照国家的规定,通过归档、接收等办法,把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案,实行集中统一管理的工作.在大多数单位尤其是党政机关,公文是文书档案的主要来源.通常,公文在完毕后,经过初步整理,履行必要的手续移交到档案部门便成为文书档案.因此,接收归档文件是文书文件材料转化为文书档案的关键环节.为了使具有保存价值的文件材料都能在档案室集中保管,档案部门在开展收集工作时,首先要制定文书档案的归档制度,对归档文件的范围、归档时间和归档要求作出明确规定.需要强调的是,为了提高文书档案收集工作的质量,突出不同单位室藏档案的特色,档案人员在制定归档制度尤其是确定归档范围时,要增强收集工作的针对性,要按照国家的有关规定,结合本单位的实际,将反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料列为收集重点.归档制度一经确立,档案部门和各有关部门应严格按照规定,有计划、分步骤地开展具体的接收和归档工作.

二、文书档案收集工作的重要性

档案的收集工作是档案业务工作的基础,文书档案收集工作的重要性,概括起来有以下两点：

（1）文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础

文书档案的收集工作是文书档案管理工作的起点.一般情况下,档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的,而是通过开展收集工作,档案部门将各个部门形成的具有保存价值的文件接收过来,并经过长期积累形成的.因此,从全部档案业务工作的程序来看,收集工作是第一个环节,它为文书档案工作提供了实际管理对象.有了档案,档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作.收集工作做不好,就没有齐全完整的档案,也不会有健全的档案工作.

（2）文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量

收集工作的质量直接决定了档案工作的质量.通常,人们在衡量一个单位档案管理水平的高低时,首先要查看档案室收集的档案文件材料是否齐全完整.如果收集及时,档案材料完整系统、鉴选得当,就能为档案管理的各个环节奠定良好的基础,从而能够集中力量对档案进行深入研究,并广泛开展档案的利用工作.相反,如果档案收集得少,或者只收集了一些残损零乱和使用价值不大的档案材料,不仅会给整理、编目、鉴定、保管、统计等各环节工作在很大程度上造成无效劳动,而且也不能为社会各项工作提供有效怎么写作.

三、文书档案收集工作的要求

（1）归档的文件材料应当齐全完整,并符合长期保管的质量要求

保证归档文件材料的齐全完整是贯穿文书档案收集工作的始终的基本要求.就一个机关而言,档案的齐全完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌.具体说,归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整.对于文书文件材料,特别是公文,每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一份文件等要完整成套.可以说,档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量,而这也正是许多基层单位开展收集工作的难点.为此,各单位必须将文件材料的形成、积累、立卷和归档工作纳入有关业务部门的职责范围,通过岗位责任制和其他制度的建立,保证归档文件的齐全和完整.

归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实,而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存.因此,在收集过程中,档案人员不仅要检查文件的完整情况,而且要严把文件的书写质量关,杜绝不符合要求的文件进入档案室.

（2）归档的文件材料应当精炼准确,并反映立档单位的主要职能

每个单位在日常工作中会形成和使用大量文件,其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分.为了防止出现“有文必档”的现象,文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定,结合本单位实际审慎地进行鉴定,准确地确定文件的存毁,使反映单位重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门.

（3）档案部门要加强收集工作的调查和指导

档案收集工作实际上是要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾.为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管,档案部门在收集工作中必须重视调查,掌握应归档文件的分散、流动、管理和使用等方面的信息.特别是对业务部门形成的文件,档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上,深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况,准确划定收集的范围和收集重点,确保归档文件齐全完整.

在实际工作中,由于种种原因,档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作,很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作,这就不可避免地造成了收集工作的盲目性.在收集的过程中,经常出现业务部门给什么,档案部门就收什么的现象,导致有用的文件收不进来,收来的文件用处不大等问题.长期如此,这不仅直接影响档案利用工作的质量,而且损害了档案部门的形象,危及档案工作的地位.因此,为了提高收集工作的质量,档案部门应当加强与各业务部门的沟通和联系.此外,对于单位举办的某些重大活动或发生的重大事件,档案部门也要积极参与,全面了解情况,并指导有关人员做好文件的归档工作.