新升本科院校学历档案管理存在的问题

【摘 要】学历档案是学历验证的有力保证,而在新升格的本科院校中学历档案管理不太完善.笔者结合新升本科院校学历档案管理中存在的问题,提出了自己的几点思考.

【关 键 词】学历档案管理；存在问题；高等院校

学历档案是学籍档案的重要组成部分,是学籍档案衔接于社会,怎么写作于社会的档案材料,是学历验证时重要的佐证材料.学历档案材料包括：高校考生报考登记表、高校考生政治思想品德考查表、入学时填写的学生登记表、学籍成绩表、各种鉴定表、毕业生登记表、学位评议书等.一份全面、真实的、规范的学历档案能提升学历的诚信度,更能为社会选拨人才、为教师职称评定、为干部晋级怎么写作.

新升本科院校前身大多是由两所或几所高职高专学校合并升格而成,对这样的高等院校来讲,学历档案管理存在着与其它高等院校同样的问题,同时也存在着与别的院校不同的问题,如何更好地发挥学历档案的作用,是当前学历档案管理一项重要课题.

1.学历档案管理存在的问题

1.1重视度不够、职责不清

长期以来,档案的管理在社会各级单位或团体都未能引起重视,尤其是对学历档案的重视.一个学生,从他入校那刻起,学校会对学生的德、智、体、美等多方面的培养.但对所有过程所产生的记录,记录所形成的材料、我们重视度不够.学生信息来源于各二级学院,各二级学院很少设有专门负责学生学籍学历档案管理的专职人员,遇到有问题推诿的现象比较多.

1.2材料不齐全、不完整

对于新升本科院校,原是由几所学校组建而成,一些材料参差不全,由于搬家、合并,一些旧的材料容易遗漏.以我校为例,按教育部的要求1991年到2000年所以毕业生要补学历电子注册,可我校能查到的信息只有并不全面的一部分,纸质的档案也无法查到,导致学生无法在学生信息网上查询自己的学历信息.这样给学生和学校都带来了很多不便.另一类是档案材料自身形成手续不完备,表现为：个别材料上无学校同意毕业的意见和印章,致使无法认定学历；有的是只盖章而不填写落款时间；有的是所盖单位印章不是具有法人资格的行政单位印章等等.

1.3档案的继承性不够

档案本身就有承前启后的作用,档案本身就是对历史的真实记录,供后者参考,查阅、引用和鉴别.新升本科院校由于几所学校合并,造成了档案材料的中断.例如并入我校中有一所职业专科学校,该校已毕业的学生回到我校要进行学历认证,可他们所有的材料我们都没有,就无法进行学历认证,这样就无法保证一个学生应有的知识证明权.

1.4档案材料的载体陈旧、破损

前些年,电脑普及率不是很高,大多的档案都是纸质档案,档案纸张发潮、生霉、泛黄、不利于档案的长期、永久保存.另外,档案形成前期都在基层学籍管理部门形成和保管,而这些部门既缺乏专职档案管理人员,也缺乏符合档案保管条件的库房和设备,所以造成很多档案材料的破损.

1.5档案管理不规范,手段落后

档案的管理需要严格的制度规范、科学的管理方法和严密的管理程序.随着学校合并、搬家,近年来招生人数的增多,招生人员和基层学籍管理人员变动比较频繁,经手人众多,书写不规范等,致使学籍档案管理混乱.特别是在很多新升的本科院校中,很多学校还停留在传统的档案管理方式,信息化管理手段明显滞后,一些学校受地域、学校规模及发展状况等各方面原因的影响,档案信息化程度偏低.

2.学历档案管理的几点思考

2.1认识学历档案的重要性,健全学历档案管理制度

健全的档案管理制度是学历档案管理的根本保证.随着经济的快速发展,人才是富国民强的有力保证,我们要尊重知识、尊重人才,查阅、利用学历档案也已成为用人的最基本手段,学历档案发挥着越来越重要的价值与作用.作为高等教育机构,我们应加强对相关法律、法规及相关政策法规的学习增强档案意识,真正从思想上认识到学历档案关乎每个毕业生的切身利益,关乎到国家、乃至整个社会的发展.

与此同时,档案管理部门还应该制定、完善一系列规章制度（包括学历档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用、安全保密以及档案人员工作职责等）,切实做到有章可循、办事有据可依,使学历档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻.还要进一步加大宣传力度,宣传学历档案是验证学历的根本保证,也是唯一的保证.

2.2学历档案要实施规范化管理

1994年《高校档案实体分类法》颁布之前,高校档案管理无统一标准,学历档案材料的管理存在着不规范因素,1994年后我们应按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定,对学生学历档案材料的种类、规格、载体、内容、填写标准等作出统一的要求.高校学生学历档案材料应包括：反映学生入学基本情况的新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、复学、退学等）、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）、学生处分材料、学生毕业材料（专业、学制、学位号、书号等）.材料形成时间要准确、填写要规范,学校的签章要齐全.

2.3理清思路,建立个别断了的档案链

对学校“升本”以前的学历档案材料,我们要理清思路,按档案类别逐级查找已遗漏、缺失的档案材料,我们要尽量收集完整,规范化整理、规范化归案,然后建立起必要的电子档案,把档案材料给连接起来.

2.4学历档案电子化平台的完善

对现有的学历档案,在以中国高等教育学生信息网为平台的基础上,基本上实现学历档案的电子化.学历电子档案的电子化给学生、各社会团体都带来直接的便利,提供了可直接查询的平台,很好的遏制了学历的查重现象.但在近几年的工作当中也发现了一些我们需要完善的地方,例如,学籍异动后学历出现的各种情况、学历的撤销、学籍的查重等等,我们既要维护学历的严肃性,又要解决确实存在于学生、学校当中的问题.

学历档案是知识的保护伞,加强学历档案的管理,是力克学历制检测、查重的有力武器.学历档案怎么写作于社会,作用于社会,我们要运用现代化计算机技术、现代化管理理念,加强、完善学历档案的管理,更好、更充分发挥其档案作用.