办公自动化管理系统的与实现

摘 要：在信息化建设不断推进的背景下,各种办公管理系统在企事业单位工作中的需求也越来越大.办公自动化管理系统的设计充分考虑企事业各部门的使用需求,进行详细的系统设计,实现了员工的日常办公管理和综合事务管理,基本上满足了企事业单位进行科学管理的应用需求.

关 键 词：办公自动化；系统；研究

中图分类号：TP317.1

随着科学的进步,技术的发展,信息化建设已经成为当今社会重点研究的课题,在全国企事业单位的管理者已经意识到如果继续采用传统的办公方式则不能满足目前的办公需求,为了适应社会的不断发展,必须提高员工的自动化意识,认清办公自动化的发展趋势,使办公自动化系统在单位得到真正的使用.实现单位办公的统一化、网络化和自动化的科学办公管理.

1办公自动化管理系统研究的背景

办公自动化（OfficeAutomation）,简称OA,起源于70年代的发达国家,主要为了解决办公业务量急剧增加造成企业生产率急剧下降的问题而发展起来的一门综合性技术[1].办公自动化主要是依据科学的管理技术,采用现代化的办公设备,通过计算机网络和通信技术,改变传统的企事业办公面貌,实现了日常企事业单位的办公的自动化,改进了办公质量,缩短了办公周期,提高了办公效率,改善了办公环境和条件.

2办公自动化管理系统简介

2.1办公自动化管理系统的系统概述

长期以来,我国企事业单位的管理采用人工管理方式,在这种管理方式下,耗费人力与财力,增加管理者的负担.随着社会的发展,企事业单位的规模也随之日益增长,各种管理信息、文件、数据就会同时增加,对这些信息如何处理面临着困难的处境.如果采用办公自动化管理系统,这些问题迎刃而解.办公自动化管理系统是针对企事业中员工的个人办公和日常办公管理需要而开发的应用软件.分为个人办公和办公管理两部分.其中,个人办公包括信息调查、招聘信息、站内短信等各种信息的浏览；网上在线批阅文件、计划与安排日程、员工加班请检测和考核管理、办公用品统计、会议室及合同等办公管理,真正实现了单位内部各部门之间的实时沟通,信息交流,提高了工作效率.办公自动化管理系统安全性高,根据企业内不同的管理角色,设置相应的管理权限,比如系统管理、人力资源管理、综合管理等管理员的权限设置.

2.2办公自动化管理系统的主要特点

办公自动化管理系统可以对企事业单位的员工进行规范化、科学化的管理,实现无纸化办公,节约办公成本,提高办公效率的目的.本系统主要是针对企事业单位日常办公需求,比如：信息的发布、内部通信、审核工作电子化、文档管理、分布式办公等.具有如下特点：（1）系统稳定性高、易安装、维护成本低.（2）系统界面简单,层次清晰、操作方便.（3）资源共享,单位各部门之间资料的管理和共享.（4）具有可扩展性、易升级性和开放性.

2.3办公自动化管理系统的功能模块介绍

办公自动化管理系统采用三层开发模式,模块之间相互独立、易维护性并且具有可扩展性.系统实现了员工登录、修改用户、个人办公和办公管理等功能.（1）员工登录模块,当输入员工的姓名时,获取员工的数据值,查看该员工是否访问过办公自动化管理系统,如果能够检测到,则获取员工的姓名.如果输入的员工姓名在数据库中不存在则不能登录该管理系统,输入正确的员工姓名之后,输入,验证员工输入的是否正确,不正确则没有权限登录办公自动管理系统,并作出错误提示.只有在员工的姓名和全部输入正确,才能进入办公自动化管理系统.（2）日常办公模块,包含日常的信息查阅、工作日程的计划与安排、加班与请检测的申请与审批工作、工作日的员工考勤工作、日常办公用品的管理、会议室的使用以及员工的技能培训管理等.以办公用品管理功能为例,具有权限的办公用品管理人员可以实现修改或删除已发起的办公用品申请信息,也可查看、维护员工申请提交的办公用品申请数据,部门管理者对员工提交的申请数据进行审核.（3）系统管理模块,包括模块、角色、部门、工作日等功能的管理.以角色管理功能为例,该模块的功能是为不同角色的工作人员分配相应的角色权限,没有权限的角色不能完成操作.随着单位人员的内部调整或人员变更,角色管理应该具有角色的新建、角色的分配、角色权限的修改、删除等.（4）人力资源管理模块,包括员工基本信息的管理、签订合同或合同续签管理、员工的工资发放管理、招聘信息管理等.以工资管理功能为例,将工资的相关数据按照给定的excel表格模板输入,再将工资表导入到办公自动化管理系统中,值得注意的是,工资表的文件格式是固定不变的,用户不能改变,可以在办公自动化管理系统的网页中下载该模板.在工资管理网页中,如果具有相应的权限,可以浏览、统计、修改工资信息,否则只允许浏览工资信息.（5）综合管理模块,包括车辆外出与入库的管理、办公用品申请、审批与维护的管理、会议室使用情况查询、申请与审批管理、档案的分类、查询、借阅、编辑、和删除管理.

2.4办公自动化管理系统的结构和开发方案

办公自动化管理系统的开发B/S模式（浏览器/怎么写作器模式）,网络用户通过本地浏览器随时随地的向分布在网络上的怎么写作器发送请求,接到请求的怎么写作器对信息进行查看、处理,并将用户所需求的信息返回到本地浏览器.通过这种B/S模式可以在网络中对信息进行查询、浏览等相关操作；B/S模式的办公自动化管理系统通过增加网页的方式即可增加新的功能,业务功能扩展方便,在维护方面只需要改变网页内容即可实现用户端网页的更新.

办公自动化管理系统以企事业单位内部员工日常管理和事务处理为基础,实现了员工验证、的修改以及办公管理功能.系统使用VisualStudio2008作为开发环境.采用ASP.NET技术和C#后台处理语言开发的一款功能完善的办公自动化管理系统.办公自动化管理系统分层开发的总体结构图如图1所示：

2.5办公自动化管理系统的数据库设计

办公自动化管理系统的采用的是SQLServer2005进行数据库设计与管理,数据库名为office,包含44个数据表存放数据信息,系统中主要表的名称及描述信息.如表1所示：

3系统测试与运行

办公自动化管理系统的功能包括：管理、人事管理和系统管理.在系统正式投入运行前要完成系统测试,进一步验证系统中每个功能模块都能够完成指定的功能.对系统测试的目的并不是暴漏系统本身的问题,而是发现问题,解决问题.根据系统开发过程中的说明文档对系统中的每个功能模块或运行路径编写了测试用例.主要测试用例的标题和期望结果如表2.

4办公自动化管理系统的展望

本系统的设计根据企事业单位特点,引入企业管理的理念,结合网络通信技术和计算机的硬件系统,实现了信息化、智能化的办公自动化管理系统.其系统能够完成信息管理、事务处理、领导决策以及员工的考核、日常办公、资源管理等重要功能.系统具有独立性强和安全性等优势,提高了工作效率、降低管理成本、实现协同办公的总体目标.

办公自动化的发展取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性.办公自动化主要研究的方向是把最新的技术转化为具体的实际应用,去适应不断变化的办公模式,满足企事业的需求.办公自动化是一个长期可持续发展的概念,需要科学的管理,技术上的创新,因此建设办公自动化管理系统是一个长期而艰巨的任务.