工程档案的电子化管理

【摘 要】本文结合本单位的工作实际,浅谈有关电子档案管理的应用体会,愿与有关从业人员共同探讨.

【关 键 词】电子文件；现状；应用；注意事项

近年来,随着信息化的迅猛发展,建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用,如何保证信息时代城乡建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用,已成为各地建设部门,特别是城建档案管理部门、建设系统各业务管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位所面临的一项紧迫而艰巨的任务.为保证建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,2007年11月,国家建设部制定并发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》,并于2008年1月1日起实行.本文结合本单位的工作实际,浅谈有关电子档案管理的应用体会,愿与有关从业人员共同探讨.

1.电子文件特点电子文件归档管理区别于传统的纸质档案管理,它有如下特点：

1.1信息的非人工识读性.

电子文件使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码,这种代码人工是无法直接破译它的含义,只有通过计算机特定的程序解码,使之还原为输入前的状态,人才能识读它.电子文件只有依赖于计算机系统,才具有生命力,才能发挥作用.

1.2信息的可变性.电子文件的增删十分容易,不留痕迹,计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代,动态文档中的数据不断地被更新或补充,以反映最新信息.

1.3信息存储的高密度性.电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质,随着技术的进步,电子介质的存储密度还将继续加大.档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾.随着技术的进步,电子介质的存储密度将继续加大,把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话.

1.4信息的可操作性.电子文件可以随时适应人们的需要,修改、调阅可以跨越时空界限.

2.电子文件归档现状

2.1电子文件归档不到位.由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂,采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作.目前电子文件收集,常常执行不到位.

2.2电子文件归档管理人员职责不明确.很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作,多数计算机操作人员对档案工作较为陌生,而档案管理人员管理对档案管理比较专业,但对计算机应用还不熟悉,这样容易对档案管理造成脱节.2.3归档的电子文件质量较差,内容真实性无法保障,且缺乏可读性.目前很多部门档案管理仅处于坐等电子文件归档阶段,且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别,对其内容的真实性、可读性未把关,草率整理刻盘归档,致使归档的电子文件不齐全,内容不真实,形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档,无法提供可利用的资料.

3.电子文件在我单位的应用

工程档案电子化的应用,使我单位在工程档案管理方面变得系统与规范,在检索方面变得快捷和方便,做到最短的时间检索出的工程全文电子竣工档案.目前,我们的市政工程和房建工程从项目报建报批的准备阶段阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程验收备案文件均可实现软件全文检索利用.那如何保证电子档案的系统性、完整性、真实性?首先必须保证纸质档案的质量.针对这个各单位普遍忧心的问题,我单位主要采取分阶段、分责任部门进行严格的把控,具体通过五个阶段来保证电子档案的最终质量.

（1）在工程施工合约签订后,我单位作为建设单位由档案管理部门负责建设单位就与工程档案管理主管部门签订《城建档案报送责任书》.同时,对施工单位和建设单位现场负责人及监理单位进行档案相关要求培训,把纸质档案和电子档案整理方法和要求提前告知.把握档案指导的最佳时期.

（2）在工程施工过程中,档案管理部门采购定期、不定期形式对各施工单位、监理单位资料的整理情况进行抽查,并进一步跟踪落实整改情况和给予适时地指导.

（3）在工程验收时,各单位共同填写《工程竣工档案初步验收意见书》,主要由施工单位对竣工档案进行自检,自检合格情况写明并签章确认；监理单位对监理文件进行自检,对施工文件、竣工图进行检查,形成意见签章；建设单位工程负责部门对竣工档案进行检查验收,形成意见签章；然后由公司档案管理部门进行档案预审,对档案资料提出整改意见,负责填写《建设工程竣工档案验收申请表》报工程档案主管部门,并参加工程竣工验收会议.这样每个阶段,每个单位对工程竣工档案都有把控.

（4）工程档案接收时严格审核纸质与电子版内容的一致性,对电子版成果进行检查的同时,发现页面不正、缺页、不清晰等现象,要及时进行补充和修编,进一步确保了电子档案的的格式、质量、系统完整.

（5）对于档案专用的电脑,本单位要求不得联网,并由专人负责,对于电子化的数据进行异地备份,以防万一电脑损坏而造成的数据丢失,并采取必要的安全防护措施.

电子文件内容复杂、专业性强,各单位档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统.因此,需要领导高度重视,各个部门通力合作,才能使单位的电子档案管理工作更上一台阶.

4.电子文件归档注意事项在电子文件归档过程中,应注意以下几个方面：

4.1明确职责、完善制度,措施到位.应根据本单位情况,依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则,制定本单位电子文件归档管理制度.必要时辅以一定的行政、经济手段,保证电子档案的质量.

4.2统一电子文件归档格式.在工程项目中,电子文件管理系统应建立一系列标准,制定统一的格式.由档案管理部门对工程项目电子文件进行编号、著录、刻录、标识,保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效,便于长久利用.

4.3合理配置资源,包括设备和人力资源.电子文件的形成、处理,都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的,因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提.此外,电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成,尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理.

4.4尊重并贯彻前端控制思想.对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理,以保证电子档案的质量.电子文件归档与传统纸质文件归档不同,传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节,只要根据文件的保存价值,在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存,但电子文件沿用这种方法行不通的.电子档案的归档从工程项目立项、设计文件形成之时起,档案管理者就要立即介入,进行监督、指导,提出文件运行的环境背景、元数据,划定该归档的文件范围,敦促其进行适时归档,防止电子文件的丢失,保证电子文件的完整、准确.

4.5重视技术鉴定.工程项目电子文件的归档与验证应同步进行.电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测.可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出,没有丢失和差错.对于电子文件的可靠性鉴定,主要从内容的真实、完整性上去把关.电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本,归档的电子文件必须是最终版本,必要时可保存某些草稿和定稿.对归档的电子文件进行无病毒鉴定.档案部门接收的电子文件来自四面八方,受病毒侵害的机会多,因此对于以介质状态归档的电子文件,应先杀毒,再接收,避免危及整个档案管理系统.4.6纸质文件与电子文件同步归档.由于工程设计电子文件始终处于动态过程,其内容在不断变化,操作设计人员,常会删除一些过时信息,为确保归档电子文件的完整、准确,必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件.

[文章编号]1619-2737（2014）03-18-618