网络信息化环境下会计档案管理

【摘 要】随着新信息环境即泛在网络（UbiquitousNetwork）环境“,Ubiquitous”一词来自拉丁语,意思是“普遍存在,无所不在”的到来,给会计档案管理注入了新的生命,同时也提出了新的要求,笔者试从新信息环境（网络信息化环境）下探讨会计档案管理的新方法.

【关 键 词】网络信息化档案管理

【中图分类号】027【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2012）11-0354-02

会计档案是档案管理的重要组成部分,是记录和反映单位经济业务的重要材料.随着会计电算化、网络信息化在财务工作中的不断应用和发展,电算化会计已经成为主流,同时会计档案的调阅和传递也发生了本质性的变化,会计档案管理从原有纸质文件转变为现有电子文件的变化使得部分单位的会计档案管理出现了新的管理格局,怎样才能在网络信息化环境下探索会计档案管理的新方法呢?从而提高事业单位会计档案的管理水平,使其适应新形势发展对档案管理的要求,为经济建设更好的怎么写作.

第一,网络信息化条件下会计档案新特点.

随着会计电算化在财务管理中的普遍应用,极大地提高了财务工作的效率和质量.同时网络化的通联及信息传递为会计档案管理工作带来了信息交互的及时性和互动性.在这一转变的过程中会计档案也呈现出各种新的特点.

第二,会计档案的存储介质发生变化.

存储介质由传统单一的纸质载体转化为多元化、多系统的基于网络和信息交互系统条件下的存取方式.较原始的载体方式在信息传递、查阅等需求时更为方便、灵活.

第三,会计档案的管理内容发生了变化.

基于存储介质的改变,管理方式及方法上也对应发生了改变.会计档案管理趋向多元化管理.管理方式及方法变得更为复杂和互相溶合性.管理内容从单纯的纸质介质的保存向磁、光性等多材料的介质的管理方式方向转变,这一转变是是时代的需求和进步.

第四,会计档案的表现形式发生变化.

传统的会计档案基本上只有纸质文件一种表现形式,此表现形式无论是从介质角度或者管理角度都不利于会计档案在网络信息化条件下的发展.网络信息化环境下的会计档案的表现形式是构建在网络和计算机系统基础上的,受到存放环境、载体质量、存储信息的有效期限等因素的限制,会计档案容易遭受破坏却难以留下痕迹,因此对周围环境的要求也相对于传统的表现形式要高.

第五,会计档案的管理环境发生变化.

基于以上三点,网络信息化环境下的会计档案管理的要求更加严格,在管理过程中要时刻关注档案的安全性、完整性、专业性.在会计专用软件及计算机系统升级过程中都会使原有的会计档案管理环境发生改变,因此在环境发生变化的同时要做好多方面的准备,确保会计档案的能够在新环境下更好的发挥其应有的作用.

第六,会计档案的内容发生变化.

随着,随着国家政策的变化,会计档案适应时怎么发表展需要,相继产生了一些新的会计档案新成员.笔者根据自己单位（事业单位）的实际工作内容整理如表1：

基于网络信息化给会计档案带来的革命性的变化,如何适应新环境会计档案管理,特别是网络化在会计日常业务中的大量应用,产生了一批电子会计档案,这些在以往的传统会计档案管理中都没有涉及和具体的规范.

因此如何在网络信息化环境下对会计档案进行合理、安全、延续、资源共享化的管理是档案工作人员亟待解决的课题.笔者从自己的实际工作经验出发总结了以下几点.

网络信息化环境下的会计档案具有多元化特点,电子档案、纸质档案、各类存储介质互存的会计档案原始材料在丰富档案成员内容的同时,也对传统的管理方式及方法提出了具有挑战性的工作.

第一、网络环境及硬件设备的稳定为会计档案管理提供必要的基本条件.

由于网络信息化环境下产生会计档案的新形式——电子数据（电子档案的原始状态）对网络的要求相对较高,网络环境的安全性、硬件设备的稳定性都会对会计档案造成影响.因此,单位日常工作中应做好网络日常维护及对硬件设备进行病毒查杀,定期对病毒库进行升级,给电子数据创造一个良好的外界环境,对进一步形成会计档案打下坚实的基础.

第二、信息化条件下的存储介质的管理

由于计算机及各类专用软件在会计工作中的应用,产生了各式各样的数据存储方式：如光盘、数据黑匣子、专用数据库等.这就给会计档案管理提出更为严格的要求,除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护,公司的名称、地址、与联系人,以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册.

第三、会计档案管理内容的变化给管理提出了新要求

由于传统的会计档案是基于纸质的表现形式存在的,网络信息化条件下产生的多重性、互通性的介质要求档案管理必须做到计算机硬件系统升级后对数据产生的影响,前后版本号的延续性,数据库系统升级后原数据库内的数据的导入及导出对会计档案一致性的影响,各类介质保存对外界环境的要求,如光盘等磁性介质对存放地点的要求具有防消磁、防灰尘、防潮湿等要求,都给管理提出了严苛的条件.

因此,笔者认为要做好网络信息化环境下的会计档案管理首先是要做好人才的培养,由于新形势新环境给档案管理造成的变化,特别是会计档案作为档案管理中的一部分,较其它形式的档案具有特殊的专业性,从会计数据形成会计档案要经过收集、归档、整理、立卷、利用、编研等一系列程序,管理会计档案不仅要求档案管理人员具备基本的档案管理业务还要在网络、电脑、信息交互等方面有涉猎相关的内容才能胜任网络信息化环境下的会计档案管理；其次是各单位应对会计档案管理进行定职定责管理,从数据形成的源头开始进行责任化管理,在对硬件设备的加密、电子数据的留存和是否具有存档的价值性的筛选性工作；再次,注意局域网内会计数据传递过程中的数据安全性管理.网络信息化程度越高,对会计档案的管理提出的要求也相对提高.

会计档案移交过程中的规范化管理对会计档案日后的利用具有不可或缺的重要地位,会计档案在移交过程中的移交清册,不同保管期限会计档案的分类归档,移交时对会计原始资料完整性、装订规范性的检查工作都是会计档案管理的重要组成部分,会计查询卡片的制作为会计档案管理利用提供必要的检索工具.

《会计档案管理办法》的规定执行.会计档案的保管期限分为永久、定期两类.但是对于网络环境下形成的电子档案却没有规定相应的期限,这就要求在会计档案管理的同时活学活用,根据本单位业务特点对这部分档案进行合理的期限设定,对于过了保额期限但是有未了结的债务会计档案应保管到结清债权债务为止.各单位按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和会计部门共同派员监销.监销人在销毁会计档案前应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位领导.

综上所述,基于网络信息化对会计档案环境及各方面带来的变化,研究与之相对应的管理方法和措施是提高会计档案利用的必经之路.