适应档案数字化建设,提高馆员信息化素质

[摘 要]本文提出了数字档案馆建设面临的“瓶颈”,指出了对数字档案馆工作人员进行素质教育,特别是信息素质教育的设想?

[关 键 词]档案数字化档案馆员信息化素质

[中图分类号]G271

[文献标识码]A

[文章编号]1672-5158（2013）05-0396-01

进入21世纪以来,从国家档案局档案馆全国各档案部门印发《全国档案信息化建设实施纲要》后,各地档案部门纷纷制定自己的档案信息化方案,展开了新一轮全国档案信息化工作的热潮,其中数字档案涫建设更是热点中的热点.当前要完成《纲要》确定的目标,需要突破如下“瓶颈”,解决好下面几个问题：

首先,领导提高认识,才能加快档案信息数字化进程.档案信息数字化,是数字档案馆基础.但有些地方领导并没能对其给予足够的重视.以机读目录为例,全国各级各类档案部门共保存2亿多卷（件）档案,估计有2030亿条目录数据（按每卷有10～15份文件计算）,但全国档案目录数据能用计算机管理起来的,至多占全国档案目录数据总数1/3不足.这样的水平,距离全部档案信息的数字化就更远,对此必须引起各有关领导的重视.

其次,工作缺少相应的部门领导.目前,全国在市（地）、县（市）两级档案局馆的编制序列中,在相关的职责范围内,还没有设置专门负责档案信息化工件的部门与机构.虽然机构改革的要旨是精简人员,但根据社会发展变化的需要设立新的专门工作机构也是必要的.甚至可以根据档案信息化的需要对现行档案管理机构进行重组,有必要在现有市（地）、县（市）两级档案局（馆）中,设立专门负责档案信息数字化以及电子文件管理的部门,以便从组织上保证这一任务能够得以落实.否则,好计划也会因没有人去具体实施而落空.

再次,一些行动起来的单位又急需更新换代,改变主机多代同堂的技术装备落后局面.从档案界开始运用计算机至今,我们的硬件技术装备由几台发展到上万台,这是很大的进步,但是与飞速发展信息技术和档案信息化应用目标的要求相比,还显得严重滞后.仅仅计算机主机CPIJ的“286、386、486、P1、’P2、P3、P4”的多代同堂一项,就让档案管理系统软件的推广难以收到预期的效果.

最后,支持的资金不足.档案信息化工作需要较大的资金投入,无论是软硬件设备购置,还是档案信息数字化都要有必要的资金支持.仅以档案信息数据化为例：以每著录一条需人工费0.2元计算,仅全国现有的20～30亿条目录,就需要人工费用4-6亿元之巨.如果再加上硬件损耗、电费、存贮设备材料及相关费用,所需费用将更大.从长远来说,这项开支的费用远比购置硬件设备的支出要大得多.但目前全国中西部地区的大多数市、县两级档案部门的财政状况十分困难,难以保障这项工作的经费需要.

另外,由于前面几个原因,直接导致对员工信息化培训不够.档案信息化是由先进的计算机等信息化装备与掌握信息技术知识的人共同来实现的,二者缺一不可.近年来尽管我们档案工作人员的信息知识与技术水平已经有了一个非常大的进步.但由于信息技术盼陕速发展、财政状况、工作条件与工作实际的限制,与其他行业相比,我们的全员信息技术水平还是偏低,而且有进一步拉大的趋势,必须急起直追.

综上所述,问题根本在于人的因素.当务之急全员信息技术水平偏低是一个关键性的制约环节.这是因为数字化档案馆就其本质而言属文化范畴.数字化档案馆的真正的成功,不是以软件、硬件系统的构建完成为标志,而只能是以每个档案馆工作人员实实在在地应用起来并不断产生着档案信息资源为准绳,最终体现在档案怎么写作机制的创新、档案馆工作人员素质的提高以及档案信息利用效率的提高上.因此,必须实现全员信息技术知识与水平的提升,才能保障数字化档案馆正常有序地运转.这样,培训就成为档案馆管理与工作人员知识与技术水平更新与提高的主要手段.

1.确立信息技术培训在档案专业教育中的地位

信息技术培训是信息社会对档案业务教育的客观要求,在档案专业教育中占有十分重要的地位.数字档案馆是建立在信息化技术平台上的,随着信息技术的进步与发展,数字档案馆技术装备的更新,档案馆管理与工作人员的知识与技术水平都需要不断更新与提高.由于数字化档案馆不是档案馆个别工作环节的信息化,只要有少数几位同志懂得计算机、网络与相关技术就可以,而是整个档案馆全部主要工作环节的信息化与数字化.应该明确计算机如同笔一样是从事档案工作的基本工具,学会使用计算机等信息技术装备是每个档案工作人员应具备的基本工作技能.

2.制定在职档案工作人员计算机教育整体规划

将信息技术教育的内容列入档案工作人员岗位培训的必修课,要求档案工作人员掌握计算机基础知识、基本操作等信息技术,学会使用计算机这一现代化信息处理工具处理档案信息,持证上岗.

将信息技术应用能力列入档案专业技术职称考评的内容,对不同层次、不同岗位的档案专业技术人员使用计算机的能力做出相应的要求,以考促学,提高全体档案工作人员的计算机应用能力.

在普及的同时举办较高层次的信息技术专题培训,培养和造就档案专业中、高层次的信息技术人才.

3.着眼于实用,下大气力抓好普及,适应现怎么发表展的要求

对档案馆工作人员进行网络通讯知识的系统培训,包括因特网的基本情况和基本应用,如网络历史、网络文化、网络术语知识、电子邮件收发等；因特网的档案信息资源分布和查找方法,熟悉常用浏览器和站点的使用,对一些常用搜索引擎,不同档案数据库的搜集范围和使用方法等有一个人的“主页”；多媒体档案信息的特点和检索方法.

档案馆工作人员还要具备良好的英文水平.当前因特网上的档案信息主要是因英文能力不高,而导致使用网络十分困难.

档案馆工作人员还应具备整理档案信息的能力.通过网络系统,把分散的档案信息组合整理,提供给用户.

这其中,信息化教育对档案部门的大多数人来说,重点不是高深的计算机、通讯、网络理论教育,而是应用教育,是使用技能教育.这样的信息化教育对学历要求并不高,现在档案部门的受教育程度完全可以满足这一要求.

基于以上认识,档案部门特别是中西部欠发达地区档案部门档案信息化人才队伍建设策略应该是“以用为主,学用结合”.即根据中西部欠发达地区档案部门档案信息化建设的总体要求与进程,以信息技术在档案信息化中的应用为重点,以提高全员信息技术应用技能为目标,边用边学,以用促学.

总之,档案人员的素质教育关系到数字档案馆建设的成败,应当引起我们足够的重视.