物资采购供应推行内控管理防止职务犯罪的与应用

加强廉政建设,预防职务犯罪,是国有企业党风廉政建设的主旋律.作为廉洁从业重点的直属国有企业物资采购管理部门,工作的内容主要是在获得物料的过程中,统筹兼顾采购的事前规划、事中执行、事后控制维护,以达到维持正常的物资供应,降低采购成本.物资采购供应流程主要包括计划、采购、合同签订、采购履行、物资验收等环节,如何根据物资采购管理业务流程制定和完善管理制度,对物资采购管理进行内部控制管理,从而达到预防和减少职务犯罪.

1物资采购供应内部控制管理的保障

内部控制管理重点在制度建设和岗位设置上,应充分考虑内控管理的要求,仔细梳理业务流程,建立健全各项制度并有章可循,内控管理才能真正发挥重大作用.

物资采购管理部门应从宏观层面审视采购内部控制管理工作,梳理出各项业务流程,然后划分出不相容业务节点和岗位.采购管理业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责.一切管理工作,应遵循内部控制管理要求；一切重大决策,都要纳入在内部控制体系之下；一切经济事务,都不能游离于内部控制管理规范体系之外.

通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,开展定期的评价和维护,为采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障.建立完善的内部控制制度,能使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作相互牵制监督,促进物资采购管理工作科学高效.

2物资采购业务流程节点的内部控制管理的设计

设计严密合理的采购业务管控程序是提高采购管理水平的重点.下面通过物资贸易部在资采购业务流程节点上的内部控制管理的探索和应用,阐述说明如何把内控管理理论结合到具体的工作当中取得实效.

2.1供应商准入和审选管理

包括建立供应商数据库、完善供应商选择标准、审核供应商有关资质和加强供应商管理工作.管理部门应根据企业供应商管理实施细则的规定,建立预备供应商和准入供应商数据库.按照供应商准入必须具备的9个基本条件,将供应商应提交的相关资质材料由采购站进行初审、填表、上报审批、公示,由部商务科建案归档.要加强供应商管理的制度建设,让供应商管理考核可操作性更强,从商务和技术层面增加考核部门,多角度反映供应商的综合表现,客观公正的对供应商进行评价.

2.2物资采购管理

根据《物资集中采购管理办法》和物资采购实施细则中采购流程,按照年度、月度需求计划,采购站编制采购计划审批表,在供应商数据库中选择3家以上供应商,经逐级审批后报部商务科确定采购方式,即：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、比价等方式.选择预中标供应商后,将结果在公示栏中进行公示,公示期满结束后下发中标通知书.此来签订采购合同,确保采购工作顺利完成.

2.3库存管理

主要包括到货验收、保管保养、盘点、发放等管理.根据国家标准、行业标准、技术规范对物资进行所需的和外观的检查,按照物资的材质、性能、保管的技术要求采用不同的保管、保养方式,严格按照物资保管规定执行.在保管过程中,保持帐卡物的一致,并建立台账做好记录.在物料发放中,按照ERP系统的物资调拨单出库手续,并开具出库凭证.针对以前积压物资,专门请各二级单位技术人员现场看货,能领走使用的就领用了,其余的报公司处理.采购人员每次进货必须先进行分析,然后由不相容部门人员共同决定进货的品种规格及数量,确保不出现大量积压物资.

2.4供应商考核管理

供应商考核管理要首先成立评估考核领导小组,依据供应商评估考核的项目及供应商评估考核评分标准,对年度内发生业务,且在物资管理信息系统中在册的准入和预备供应商进行评估考核,对年度内未发生业务,且在物资管理信息系统中在册的准入和预备供应商的资信等进行审查.建立预备供应商和准入供应商数据库,完善供应商选择标准.每次考核,都要由公司管理部室、使用单位先予以考核,然后,物资贸易部采购部门、商务科、管理科、仓储配送站、纪委根据平日的记录,分别对供应商进行考核,然后集中汇总.考核中确定一定的升级率和淘汰率,确保考核工作公平公正.

2.5废旧物资管理

废旧物资的回收利用是根据《公司废旧物资回收考核管理办法》的具体要求,由物资贸易部分管领导负责,按照生产单位提出的处置废旧物资申请及按照审批程序批准后的废旧物资处置过程确认书,经管理科与申请处置单位相关部门现场复核鉴定,废旧物资处置成交后,由物资贸易部管理科开具废旧物资调拨单方可提货.为及时了解瞬息万变的废旧物资、报废资产市场行情,废旧物资管理部门应专门出资注册一个以上废旧物资交易网,每次处理废旧物资,都根据当天的市场行情确定底价,达不到底价则不予成交.

3物资采购供应内控管理的改进和提升.

要通过监督评价机制,来保证内部控制管理工作的实施,纪检监察、审计等监督管理部门要切实监督,对采购管理业务要从事后监督加强到向事前、事中监督,要重视群众及供应商监督的作用,通过制定内部控制管理考核及责任追究制度来强化执行力,明确职工在内部控制管理工作中应承担的责任,加大员工内部控制管理制度执行考核力度,实行问责制,通过必要的处罚来增强各级管理人员的内部控制管理意识,提升管理人员的业务水平,对内部控制管理制度有敬畏之心,促进物资采购供应内控管理的改进和提升.