运用WPS分节符、目录自动生成等技术编写科研报告

摘 要：以实际工作为例,较为详细地叙述了采用WPS分节符插入、目录自动生成等技术编写一部完整科研报告的主要过程,为杂志发布、毕业论文撰写等类似工作提供了借鉴.同时,撰写了应用体会,从国家安全战略的角度出发,提出了开发和使用国产应用软件的重要性.

关 键 词：分节符；正文；标题；目录；体会

中图分类号：E866文献标识码：A文章编号：1009-3044（2014）05-0995-02

WPS（WordProcessingSystem）,中文意为文字编辑系统,是金山软件公司WPSOffice软件包中的一种文字办公软件.最初出现于1989年,在微软Windows系统出现以前,DOS系统盛行的年代,WPS曾是中国最流行的文字处理软件.

早在20世纪90年代初,某些单位还能看见中国金山公司的WPS文字处理软件在使用,后来微软Word软件成为了大家常用的文字处理软件,甚至就连有些单位的计算机技能考试也把Word软件的应用水平作为主要测试手段.

近些年来,由于WPS软件的功能不断强大,以及处于国家、企业安全的需要,国产软件逐渐回归到大众的视野.

由于工作性质的原因,本单位的科研人员每年都要撰写相关的研究报告.在没有电脑的时候,都是由科研人员手工撰写,然后将文稿交到对口的制图印刷厂由印刷厂技术人员,编排出版.在前些年电脑较少的时候,相应的办公软件配备较少,虽说文字录入由研究人员自己完成,但最后的编排出版还是交由制图印刷厂处理.后来,由于电脑应用比较普及,同时网络技术的应用发展较快,单位的信息安全也日益受到重视.为此,公司要求所有的研究报告都要由科研人员自己编写完成,并在自己单位打印成册,只是最后的封面印刷和装订拿到印刷厂.

对于文字录入来说,科研人员轻车熟路,但要编写一本完整的科研报告颇费一番功夫.由于不懂得自动生成目录以及页面分隔符的运用,起初只好将封面、内封、摘 要、目录、正文、附件等分别形成文档.如果正文部分做了修改,还得到摘 要、目录等部分的文档中进行修改,费时费力.虽说有些资料可以借鉴,但没有一个完整的制作过程可以参考.所以,该文就以自身实际工作为例,介绍利用WPS软件的相关技术编写一部科研报告的全过程.此过程,可以沿用到杂志、书籍的出版以及大学生毕业论文撰写当中.

1科研报告编写过程

一本完整的科研报告主要包括：封面、内封、摘 要、目录、正文、附件、封底等几部分.由于目前WPS应用比较广泛,以下就以WPS2012为例,叙述运用该软件相关技术编写科研报告的主要过程.

1.1文档录入及格式编排

首先,按照本公司《科研成果管理规范》中对封面、内封、摘 要、正文以及表格、图件所要求的规范,在一个文档中完成所有上述部分的录入和编排.每部分的具体格式以及文字大小、行间距、页面设置等问题,这里不做具体详述.

但是要注意的是：科研报告将来都要实现双面打印,为了装订美观,封面、内封、摘 要、正文等各部分都要单独从一页开始,因此封面、内封、摘 要、正文之间编排时要留出空白页.而且,正文部分如果有若干章的话,每一章都要独立开始,也就是说后一章不续着前一章的后部录入,而是另起一页开始本章的内容.

1.2分节符及正文页码插入

作为一部完整的报告,一般来说报告的正文部分是必须标注页码的,而封面、内封、摘 要、目录等部分则不必标注页码.但是如果不采取技术手段,插入页码时,却会将封面等部分都标注上页码.这就要求正文部分在插入页码时独立进行,封面、摘 要等部分与正文不应是一个连续的整体.实现此项上述要求,需要应用WPS的分节符功能才可以将正文与前面的封面等部分分节.

1.2.1分节符插入

在WPS主菜单上点击“章节”,可以看到主菜单下面有“章节管理”项,点击其中的“拆分章节”,在出现的下拉菜单中,选定“下一页分节符”.这样就会将前后两页分为相对独立的两节,当鼠标点击到分节符前后不同页时,文档最下面的状态栏就会显示页码、节数、文档总页数以及当前具体页数等信息.

比如,已将正文和封面等部分为前后两节,当鼠标点击到正文开始的部分时,状态栏上如果显示“页面：9/71节：2/2节”等信息,则表明所编写的报告共有71页,正文部分位于第二节,目前正处于总报告第9页的位置.

1.2.2正文页码插入

对正文与前面的封面等部分分节后,就可以单独为正文部分插入页码.

将鼠标定位在正文部分,在WPS主菜单上点击“章节”,可以看到主菜单下面有“章节管理”项,再点击“页眉/页脚”项中的“页眉和页脚”,此时主菜单下面显示的都是“页眉和页脚”的功能项,并且光标是停留在页眉的位置.在出现“页眉和页脚”的菜单界面上点击“页眉页脚切换”,则光标会转换定位在页脚的位置.

由于正文与封面等部分已经分为前后两节,要想只为正文插入页码则必须在“页眉和页脚”菜单界面上,点击已经处于亮着状态的“同前节”按钮,将其变灰,这样在为正文插入页码时,前面的封面等部分才不会跟着插入页码.

接下来,点击文档下面出现的“插入页码”按钮.在随后出现的“插入页码”图形界面上,根据自己的需要,选定“样式”、“位置”、“应用范围”项,确定“重新开始编号”的“起始值”,然后,点击“插入页码”图形界面上的“确定”项,正文页脚上即刻会标注上页码,而且此时封面等部分却不会附带页码.

1.3目录自动生成

通常,长文档的正文内容完成之后,还需要制作目录.

所谓“目录”,就是文档中各级标题的列表,目录的作用在于方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容,同时比较容易了解文章的纲目结构.

如果手动为长文档制作目录或索引,工作量都是相当大的.而且弊端很多,比如当对文档的标题内容更改后,又得再次更改目录.所以利用WPS自动生成目录功能,是提高长文档制作效率的有效途径之一.使用WPS2012为文档创建目录,最好的方法是依据标题的样式生成.具体地说,就是先为文档的各级标题指定恰当的标题样式,然后WPS就会识别相应的标题样式,从而完成目录的制作.

1.3.1目录各级标题确定

在目录自动生成文档之前,必须搞清楚编写的报告需要显示几级目录,然后确定报告正文中的标题级别.一般来,报告目录中显示3级目录就可以,所以在正文中首先要划分标题,然后是2级标题,再确定3级标题.自动生成目录时,一级目录对应的是标题,其他类推.

比如,某一个报告共有如下几部分,如图1所示.在划分标题时就应将“概况”、“***技术研究”、“应用效果”、“结论及建议”确定为标题,将“数据安全策略研究与实施”等确定为2级标题,将“数据自动归档技术开发”等确定为3级标题.只有这样,才会最终形成目录.

图1科研报告结构示意图

具体做法如下：

首先,点击WPS主菜单的“开始”项,主菜单下面的样式项中会出现“正文”、“标题1”、“标题2”、“标题3”等信息.

接着,将正文中的“概况”等标题用鼠标选定变黑.点击“样式”菜单中“标题1”,按要求将“概况”设置为一级标题,此时“概况”会变得与以前不同,字体大小、粗细都会发生变化.然后,按照《科研成果管理规范》中对标题的要求,调整已经成为标题“概况”的字体大小、粗细以及行间距等.报告中的“***技术研究”、“应用效果”、“结论及建议”等标题,依上述方法处理,确定为标题.

剩下正文中2级和3级标题确定方法,以及字体的要求也与上述标题处理方法类似.

1.3.2目录自动生成

为文档的各级标题指定了恰当的标题样式后,就可以直接制作文档目录了.

将鼠标点击到正文的前面的空白页,在此页的上部居中输入“目录”,二字,然后鼠标点击到“目录”下方恰当的位置,选择主菜单“引用→插入目录”命令,打开“目录”对话框.

在这里主要需确定的是“制表符前导符”、“显示级别”项,选定“显示页码”、“页码右对齐”、“使用超链接”.“制表符前导符”主要是根据大家可以接受的样式来确定.而“显示级别”则根据科研报告需要显示几级目录来规定.该文前面的例子要显示目录,而且也已经确定好了3级标题,所以此时的“显示级别”设置为3即可,打印预览方框内则显示的是3级标题的式样.

完成与目录格式相关的选项设置之后,单击“确定”按钮,WPS即可自动生成目录.

目录生成后,也许外观并不符合要求,在这种情况下,可以方便地根据自己的要求进行更改.（下转第1002页）

（上接第996页）

最后,值得注意的是,如果当目录制作完成后又对文档进行了修改,不管是修改了标题或正文内容,为了保证目录的绝对正确,请对目录进行更新.操作方法为：将鼠标移至目录区域单击右键,在弹出的菜单中选择“更新域”命令,打开“更新目录”对话框,选择“更新整个目录”单选框,然后单击“确定”即可更新目录.

2WPS软件应用体会

利用WPS自动生成目录等技术,确实为编写科研报告提供了便捷的途径.而且,在日常的办公过程中WPS软件为文字录入、版面编排等方面也提供很多了便利之处.但应用之余,产生了一点体会.

由于中国很多用户长期使用微软Office软件包开展工作,已经对该套软件非常熟悉,所以自然而然会产生一定的依赖性.而且,随着软件的不断升级,国内用户也会逐渐更新电脑中的Office办公软件.这样产生的结果是,本国用户会慢慢被外国公司套牢,最终受制于人.

并且,这些新版本软件在安装配置方面存在限制.比如,一套微软Office2010软件只能限定安装5台电脑.最新版本的微软Office2013还有一个比较令人头疼的问题,一旦零售版微软Office2013在一台PC机上安装并激活,用户就无法卸载并在其他机器上重新安装.也就是说,零售版的Office2013在安装后将和该电脑永久绑定,用户无法将授权迁移至其他设备当中.这些情况对于电脑用户较多的企业以及因工作需要更换电脑的用户来说,使用国外软件无疑会增加应用成本以及应用上的麻烦.况且,微软新发行的软件必须通过互联网络注册才可以拥有使用权,由此还会涉及到信息安全方面的诸多问题.

国产软件不但低廉,而且通过多年不断地完善,在功能上丝毫不逊于国外软件.因此,从国家安全战略以及独立自主的角度出发,应该大力提倡发展和使用国产应用软件.中国的市场大,用户多,发展国产应用软件大有希望.

3结束语

WPSOffice是一款办公软件套装,可以实现办公软件最常用的文字、表格、演示等多种功能.内存占用低,运行速度快,体积小巧.具有强大插件平台支持,免费提供海量在线存储空间及文档模板,支持阅读和输出PDF文件,可以直接保存和打开微软Word、Excel和PowerPoint文件,也可以用微软Office轻松编辑WPS系列文档,已成为众多企事业单位的标准办公平台.

本文以实际工作为例,较为详细叙述了采用WPS文字模块相关技术编写一部完整科研报告的主要过程.某些杂志、书籍的出版以及大学生、研究生毕业论文的撰写都可以以此为借鉴.企业为了节约成本,应该尽可能地可以使用低廉,实用性强的国产应用软件.最重要的是从国家安全战略的角度出发,为了防止受制于人,应大力提倡发展国产相关应用软件.