物资管理信息化

【摘 要】物资管理是企业管理中的一个重要组成部分.而随着现代化新市场信息化建设的不断推进对加强企业物资管理信息化建设是必然的.

【关 键 词】物资管理；信息化

一、加强物资管理信息化建设的重要性

物资管理是企业管理的一个重要组成部分,工程物资是构成工程产品成本的主体,它占到工程总投资的60%～70%左右,从生产的需要和企业的具体条件出发,加强物资管理是促进企业生产经营活动开展的保证,是改善企业经济效益的重要环节,是减少资金占用、降低生产成本、提升产品和企业竞争力的关键因素.通过近年来高速铁路的不断建设及提升,其技术的更新、材料设备的品类繁多给物资管理工作整个流程带来严重考验.同时物资的计划、采购、验收、保管、发放及核算等一系列活动过程中产生的诸多的合同、单据文件等资料的数据收集、处理、存档和分析是物资管理工作中的重要内容.

实现物资管理信息化规范物资管理流程,对计划、采购、收发料、验收、保管存储、等过程实现数据共享,对信息进行有效的控制和统计,实时查看库存和采购计划及执行情况,加快信息流通,实现数据的实时性,使管理工作更加有序化、透明化、高效化.通过各物资管理信息系统可随时了解工作进展情况,随着网路和信息技术的发展,对加强物资信息化建设的应用,提供物资管理水平是必然的.

无论是物资管理信息化还是企业整体的信息化建设,均普遍存在共同的发展模式,即从局部到整体、从简单到复杂、循序渐进、逐步渗透的过程.循序渐进的发展模式既是信息化建设本身的客观需要,也是企业成功推进信息化实施的关键所在,目前对已构建起完善的闭合式物资管理链路,对规范物资管理流程、降低物资采购、减少物资使用损耗、提高物资供应及时性具有重要意义,因此在物资管理中物资管理信息化流程是主要关键.

二、物资管理信息化应用主要流程环节

目前通过自身对物资管理信息化的了解和应用分别分五个环节对物资管理信息化进行简单的分析和介绍.

(一)信息化应用计划管理环节

基层业务部门可根据《主要物资需用限定额数量总计划表》编制《物资采购总量计划》,通过电商平台报基层领导审批后逐级上报.最后依据审批后的采购方式进行采购计划的实施.计划管理环节是物资供应工作的起点,也是物资成本的开始.在该环节编制并审批物资需求计划、采购计划,将采购计划推送至集采交易平台,完成物资现场管理的物资需要量、物资采购量、物资供应量的确定.其中还包含（材料出、入库,收料、领料单填写等）重要信息.

(二)信息化应用采购管理环节

信息化时代,市场需求不断变化和发展,传统的采购方式已经很难再适应企业信息化发展的需要.就我国企业而言,基于电子商务的采购模式已经被越来越多的企业所运用.基于电子商务的物资采购管理在降低企业采购成本的过程中,其反应迅速、协同方便、安全可靠的特点也逐渐被企业所认可.

将企业所需物资采购纳入信息化网路采购中,以主要材料实行电子商务系统作为物资采购的基础平台.通过电商平台进行招标采购（公开、邀请、竞争性谈判）.以辅助材料实行阿里巴巴网路平台实施辅助材料网络竞价采购.通过采购平台采购有利于提高采购过程的透明度,实现采购过程的公开、公平、公正,杜绝采购过程中的不透明化.由于电商采购是一种不谋面的交易,通过将采购信息在网站公开,采购流程公开,避免交易双方有关人员私下接触,有利于实现实时监控,使采购更透明、更规范.

通过采购信息在网站的公开,有利于扩大供应商范围,提高采购效率,降低采购成本,从而突破传统采购模式的局限,从货比三家到货比多家,在比质比价的基础上找到满意的供应商,大幅度的降低采购成本.把经常合作信誉度良好的供应商纳入到系统来管理,对供应商进行定期评价,根据各供应商在一定时期内供货的质量、售后怎么写作来考核.对于不合格的供应商应及时予以清除,及时发布合格供应商、不合格供应商及存在危险谨慎合作的供应商名录,从而降低物资采购的风险.

(三)信息化应用验收、发放管理环节

对于验收、发放、存储环节的主要活动过程都发生在实际现场物资管理中.验收是确保采购物资满足施工需要的最后防线,为了加强对物资验收这一重要环节的监督管理,从而应用了信息化过磅影像系统对验收全过程视频进行实时监控.过磅影像验收全过程视频系统主要针对所采购的大宗物资（砂石料、水泥等可以直接称重的材料）,货物到达后运输车辆直接置于地磅中由监控视频拍摄运输车辆牌照及车厢内的货物情况,由验收组成员通过系统直接操作录入系统当中通过网络将验收数据传输到已经对接好的物资管理信息系统当中统一管理.针对小型不可用过磅称重验收的物资,采用收发盘条码手持机来进行对进场的物资品种、品牌、规格、型号、质量等进行验收.通过手持机将物资收入并打印出条码分类管理.同时依靠无线网路将验收物资上传物资管理系统中统一管理.

仓库保管员凭验收条码单据,按入库材料品种、规格、型号、数量进行二次清点,符合要求后分类别进行摆放,并且建卡登记入账,并及时填制《材料动态保管卡片》,对物资材料的发放无论是大宗原材料还是零星辅助材料都要做到领用合理,流向清楚,手续齐全.发放保管人员按自有作业队与劳务企业作业进行发放,根据工程部提供的《分工号主要物资需用量明细表》、《主要物资需用限定额数量总计划表》及工经部提供的消耗系数,建立《主要物资限额供应台帐》,根据施工进度,对符合领料要求的领料人分批次有计划的运用手持条码机进行发料,并及时实时上传发料信息,严防超限额发料.

(四)信息化应用核算与分析管理环节

物资管理的日常工作首先是依据项目物资管理信息系统,按照系统设置的功能完成各环节（计划管理、合同管理、进料登记、验收管理、收料管理、发料管理、消耗管理、库存管理、成本风险、周转料管理和报表查询等工作）,将信息系统作为现场物资精细化管理的基本手段,进行物资需求计划的编制、物资收发存管理、基础台帐的建立、材料核算等相关业务工作.通过整个流程环节的规范使用操作,会形成一种数字化产业链,通过数据将整个项目的消核以数据形式整齐表现出来从而通过系统自动处理实现信息化促进管理发展.依据实际消耗数量作为基础数据,通过项目成本管理信息系统、物资管理信息系统进行成本核算与分析.三、针对物资管理信息化应用优势的归纳

目前,公司所有在施项目均应用物资管理信息系统对物资进行全过程管理,通过物资管理信息系统的实施,解决了施工企业物资管理中存在的诸多问题.

(一)物资管理各项流程得到强制规范,减少人为失误,使物资管理全过程更加公开、公正.

（二）物资管理的所有操作都要经过严格审批,如某一环节审批未通过,就无法进入下一个管理节点,因此彻底杜绝了传统模式中的越权操作、随意操作行为.

（三）强化了计划管理.物资管理的首要环节就是物资计划,且计划需要严格审批,因此,项目部和物资部必须针对物资需求制定严格、合理的计划,否则无法实施物资采购.

（四）优良供方资源共享.通过物资集中采购系统可汇集大量的优良物资供应商,公司所有项目均可以通过这些供应商进行物资采购,显著增大了拟选单位范围,同时也自动引入了供应商间的竞争机制.

（五）功效提高,操作便捷.物资管理信息系统的所有业务均在信息系统内自动流转,不受地域和时间的影响,操作人员无论在任何时间、地点,只要能够上网就可以业务,因此业务效率显著提升.同时,在信息系统开发之初,对物资管理流程经过了充分梳理,确保各流程的合理性、便捷性,业务操作方式远远优于传统手工方式.

（六）使物资管理水平升级.通过使用物资管理信息系统,不仅规范了物资管理流程、提高了工作效率,而且降低了物资采购和物资现场使用损耗,企业的物资管理水平得到明显提升.能够及时查询近期材料的走势,完成汇总分析,帮助公司合理安排采购时间.

（七）通过物资管理系统物资管理模块,可对物资进行综合分析及走势预测,为公司的物资采购工作提供准确的决策依据.实现了材料成本自动汇入成本分析体系,有利于项目成本控制.物资管理系统内产生的各类数据,尤其是采购合同数据和收料、领料数据会自动汇集到综合项目管理系统的成本管理模块中,自动进行成本核算,增强项目的成本控制能力.

四、结束语

物资管理信息化的核心不仅仅是解决传统物资管理中遇到的问题,更重要的是通过信息化建设全面提升整个企业物资管理水平；同时要注重物资管理与项目其它管理业务的有机结合,尤其是预结算管理、资金管理和成本管理,形成项目综合管理体系.简要的对物资管理信息化认知后,深知在信息化日趋成熟的环境下,市场竞争越来越激烈,企业的物资管理也发生了深刻的变革.通过物资管理信息系统的建设、应用,公司的物资管理水平得到了显著改善,管理规范性明显增强,管理效率明显提高,从一定程度上规避了物资管理各环节的运营风险,对降低企业整体运营成本具有明显的促进作用.