工程档案的管理探析

【摘 要】工程档案是档案的一个重要组成部分.本文首先分析了工程档案管理的重要意义,分析了工程档案与工程质量之间有着密切的关系,最后提出了如何做好工程档案管理的应对措施,以确保工程质量.

【关 键 词】工程项目；档案管理；问题

对工程档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作,指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等.保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要,因此,如何加强工程项目档案管理工作刻不容缓.

1.工程档案管理的重要意义

1.1完善工程实施状态,确保质量、进度、安全的全面控制.目前我国诸多工程项目一般采取项目经理承包责任制的方式,由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等,以便突出工作效益和经济效益.项目经理承包责任制对确保工程项目的完成起着重要的作用,在工程项目承包合同中,针对不同内容,确定不同的目标,只有在工程项目完成后,所有目标达到先前所制定的考核标准,项目承包奖才能得到兑现,如果将工程施工文件归档工作也纳人到工程项目承包合同中,就能保证工程施工文件材料的完整、准确、系统.

1.2建设工程档案是建设工程的有机组成部分.建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录,在建设工程施工之前,建设工程档案就开始产生并积累.在项目开工建设前已经形成并积累的文件被称为建设工程准备阶段文件,项目经费落实和项目预算编制、概要设计、招投标、及项目具体实施的根本依据.而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据.如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除,建设工程是根本无法成立,也是无法开展的.在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前,必须要经送检合格才能使用,这些检测文件材料是非常重要的依据.在建筑材料使用进程中,应该根据指令实施,如用什么标号水泥,怎么配比,用量多少等,在实施中还有旁站监督记录和检测记录,出现了问题还有调整指令和变更说明等等,这些都需要工程资料来指导.

1.3建设工程档案直接反映建设工程质量的好坏.建设工程质量关系到人民的生命财产安全,因此,质量问题是重中之重,建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏,随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展,对建设工程质量有了严格的定义,即建设工程质量是指工程满足业主需要的,符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合.相信在档案管理的前提下,工程质量也会更加得到重视.

2.如何完善工程项目档案管理

2.1做好项目实施前的准备工作.先期介入,控制为主.在工程准备阶段,建设单位首先要贯彻精神,把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传.每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门.不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务,所以必须落实好各单位、各部门的责任.因此,为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要集齐全,建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任,做到以预防为主的重点.

2.2档案管理要明确范围,突出重点.总的来说,每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段,而每个阶段必然产生不同的文件资料.例如,在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等；在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等；在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等；竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等.不过,对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同.因此要把握重点,抓住主要环节.

2.3促进档案信息化建设.

2.3.1档案工作人员要树立档案信息意识.马克思主义哲学认为意识具有能动性,一定的社会意识就具有一定的社会能动作用.那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响,成为档案信息化建设的基本推动力.所以,档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”.档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展.

2.3.2提高档案信息化水平技术.

（1）配备计算机、怎么写作器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备.系统软件的开发应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作.

（2）档案中心目录及全文的数字化.档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了档案信息数字化的进程.

（3）对上网信息进行密级界定.首先制订密级标准,对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全.

2.3.3提高档案信息管理水平.信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进,使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变.现今,在计算机管理渗透的形式下,计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献.档案部门建立自己的局域网,添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等,在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用.（1）随着电子文件的大量产生,如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题.早在2002年,国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》,要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作.因此,选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件,有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作.

（2）档案管理软件的对象是电子文件,通过选取合适的档案管理软件,不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的,而且电子文件作为信息资源,经过软件的整合和开发,既是电子文件形成单位的有益积累,又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富.

（3）“工欲善其事,必先利其器”,选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介.信息化建设理念,需要科学的档案管理软件作支撑,单纯以传统方式管理大量电子文件,绝非明智之举,档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身,是疏通信息化建设管理脉络,提高档案工作质量和效率的关键环节,在很大程度上决定着档案信息化建设的成败.

（4）从安全角度来说,优良的档案管理软件自身的安全设置,如访问授权、用户安全级别、设置等功能模块,已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障,能有效地确保档案信息安全.

2.4进一步提高项目档案管理人员的素质.档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识,只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解,才能参与本单位的软件开发工作,才能提出正确信息需求,使系统运行保持在良好状态之中.

提高认识,加强培训.一是要提高各档案馆（室）对新形势下档案工作重要性的认识,从思想上强化怎么写作意识.二是加强对档案员和档案管理人员以及施工单位档案管理人员的培训,提高业务素质.三是加强档案宣传力度和档案法制建设,对严重影响基建档案质量的,就要追究相关人员的责任.

3.结语

总之,相比一般的档案管理,工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性.其档案贯穿于工程实施的全过程,因此,是对工程项目的一个更加直接有效的控制,因此,在建设工程档案管理已有成效的基础上,进一步完善建设工程档案管理工作,为建设社会主义和谐社会做出切实的努力.