利用Excel与Word生成固定格式文档的方法

点赞:14135 浏览:59474 近期更新时间:2024-03-02 作者:网友分享原创网站原创

摘 要:当前在办公自动化中大量使用Excel与Word软件处理相关事务,Excel主要用于处理大量的信息数据,而Word主要用于生成文档.某些时候,这两者包含的数据具有关联性,这时,巧妙地结合二者的功能,用Excel为Word提供所需的数据,可以提高工作效率,减少输入错误,进一步发挥办公自动化的优势.基于这一目的,结合实际事例,探讨利用Excel与Word生成固定格式文档的方法.

关 键 词:Excel;Word;固定格式文档;数据处理;办公自动化

中图分类号:TP311文献标识码:A文章编号:1009-3044(2013)25-5721-04

当前,随着计算机的普及,Excel和Word软件广泛应用于办公自动化领域.作为电子表格处理软件,Excel多用于存储信息数据和生成各种报表;而作为文档处理软件,Word主要用于生成和处理公文和文字材料.

有时,Word文档中的数据来源于Excel表格,这种情况下,可以通过充分发挥Excel和Word软件的功能,实现减少手工输入、提高工作效率的目的.特别是在根据Excel表格中的数据生成大量相同格式的Word文档时,合理地利用Excel与Word的功能代替手工录入,更是能发挥事半功倍的效果.

1生成与Excel数据相关联的固定格式Word文档的方法

1.1纯手工录入方法

生成数据来源于Excel表格的固定格式Word文档,最原始的方法就是参照Excel表格的内容,按照固定格式手工录入Word文档中的相关内容.这种方法对操作者计算机水平的要求最低,但是效率也是最低的,同时,也最容易出现录入错误.

1.2手工录入与复制相结合的方法

采用这种方法,就是首先通过手工录入的方法生成固定格式的Word文档模板,然后通过复制和粘贴的方法把相关数据从Excel中复制到Word文档模板的对应位置生成所需的文档.这种方法对操作者计算机水平的要求较低,同时在一定程度上提高了效率,避免了手工录入时的录入错误,但是,这种方法是通过逐个复制和粘贴相关记录实现数据录入的,效率并不高,特别是遇到数据量很大的情况时,使用这种方法更是难以满足快速生成文档的需求.

1.3通过编程生成文档的方法

所谓通过编程,就是选择一种计算机编程语言,如C、VB、Ja、Office宏等,编写应用程序,实现从Excel表格中读取数据并按固定格式写入Word文档的方法.这种方法,一方面要求操作者必须掌握计算机编程的方法,对操作者计算机水平的要求较高,另一方面,编写和调制程序的过程也较为耗费时间,有时并不能提高效率,因此,这种方法的实际意义不大.


1.4充分利用Excel与Word的功能生成文档的方法

采用这种方法,就是要充分发挥Excel和Word软件所提供的数据和文字处理功能,从而尽量减少手工录入的内容,增加自动生成的内容,实现减少录入错误、提高工作效率的目的.

2利用Excel与Word生成固定格式文档的实例

在实际工作中,常常遇到根据Excel表格内容生成固定格式Word文档的情况,如:利用职工工资表生成职工工资单文件、利用投资项目报表生成项目简介文件、利用联系人信息表生成联系人名片文件等.

在此选择利用职工工资表生成职工工资单文件作为实例,探讨利用Excel与Word提供的编辑、格式设置、表格处理等功能生成固定格式文档的方法.

2.1设计职工工资表实例

作为实例,首先设计一个Excel职工工资表.

1)文件名:职工工资表.xls.

2)文件内容:

10)把光标移到最后一页,用“Backspace”键删除空白页,最后点击“保存”按钮.生成的职工工资单.doc文件第一页内容如下:

3结论

通过以上实例的生成过程可知,利用Excel和Word生成固定格式文档的方法可以方便地应用于各种实际情况,因此,该方法是切实可行的,同时也是非常有效的.