信息技术在计算机办公自动化中的作用

摘 要：信息技术不仅可以体现在办公环境的维护中,还能够营造出良好的办公文化；在企业数据积累和国家数据统计中,也能够体现信息技术的优点和作用；信息技术的重要性还能够在企业规范管理和政府政策出台中有所体现.

关键字：信息技术；计算机；办公自动化；作用

中图分类号：TP317.1文献标识码：ADOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.07.014

本文著录格式：[1]庄报春.分析信息技术在计算机办公自动化中的作用[J].软件,2013,34（7）：39

1办公自动化的优点及缺点

1.1办公自动化的优点

（一）办公处理信息化是计算机办公自动化系统中的重要内容,其中主要包括：利用计算机网络,实现对信息文件的传输和收发,发挥自动化管理系统的作用,充分利用计算机网络；计算机具有存储量大、效率高、书写速度快等优点,办公自动化能够使办公效率大大提高,也能够保证信息文件的质量；计算机信息技术能够促进企业各类信息的处理,方面企业对财务、资产和档案的管理；利用数据库、多媒体、电子邮件和计算机网络能够实现异地办公,不再受到办公环境的限制[1].

（二）能够使咨询决策更加智能化.计算机办公系统能够帮助企业领导进行决策,实现智能化办公,同时也能够提高企业的办公效率,这一特点预示着我国办公自动化的主要发展方向.在办公过程中,许多政务信息都能够在网站中公开,这就减少了逐层下达指令的环节,也增加了企业工作的透明度,方便相关部门进行监督和检查.

（三）能够实现指挥调度的现代化.企业领导能够利用计算机办公自动化的优势来审查企业的日常工作,能够及时了解企业各项工作的执行情况,并对结果进行反馈,这样就能够让企业领导人及时了解公司业务的具体动向,从而使管理的现代化水平提高.

1.2办公自动化的缺点

计算机办公自动化可以让使用人充分使用网络上的资源,但也增加了泄密情况发生的概率.用户同用户之间、计算机同用户之间利用网络联系可能存在很多漏洞.资料共享不安全.另外,由于办公电脑的公用性,也可能导致办公自动化的安全隐患,电脑内部文件很容易被人员带走,亦或是外来磁盘携带病毒感染电脑等.同时,办公人员并没有良好的保密习惯,电脑没有建立,重要资料在桌面上.办公自动化还可能由于员工每天面对电脑,导致人情关系冷漠,工作缺少,员工机械化操作,潜能被淹没.

2信息技术在传统产业办公自动化中的作用

（一）能够实现办公非专业化.在商务环境的影响下,大多数事务职员能够对文件进行快速熟练的处理,所以需要拥有良好的的办公环境做保证,这样就能让普通的用户利用输入知识和数据的方式,来制作出需要的文件,同时也能便于信息的检索、传播和共享.虽然这种方式制作出的知识质量会低于专业水平,但其数量却能够占有一定的优势.在互联网内容日益增加的情况下,通过检索的方式能够将这些内容快速高效的挑选出来.

（二）能够使工作流更灵活.电子文件在网络中的传输效率要远远高于普通的纸张传输,网络传输的内容中主要包含动画、文字、语音和图像等各类信息,并且传输的信息内容也比较丰富.文件只有在传输的过程中才能够充分体现其价值,文件需要进行传递和流动,这种流动的过程就被称之为工作流[2].

（三）能够实现无线办公场所.传统的办公作业会受到多种条件的限制,计算机信息处理技术的应用,能够打破原有的束缚.在无线技术不断发展和引用的过程中,网络通信方式也在悄然崛起,这些通信方式主要包括即时通讯、电子邮件和视频会议等,这些方面都能够体现出信息技术的飞跃和发展.封闭办公室已经不能适应时怎么发表展的需求,无线办公场所能够使人们在机场、大厅、宾馆、咖啡馆和车上进行办公,大大方便和丰富了人们的日常生活.

（四）技术革新使围墙消失.信息技术的更新和进步已经将办公室的概念淡化,有些公司认为在信息技术的带动下,咖啡馆已经成为最具发展潜力的办公产品市场.随着办公室场所的分散化发展,办公建筑的设计也出现了各种形式的变化,许多公司都将办公建筑中的公共区域进行扩展和设计,从而使办公环境更加宽敞和温馨[3].

（五）能够实现视频技术的大量应用.在今后办公自动化发展的过程中,将会使用到大量的视频技术,由于视频具有较强大的视频感性,所以在大多数重要的场合中,都会被用到.在视频技术和压缩技术不断发展的过程中,视频会议等形式也会受到普及和应用.

（六）信息产业的发展能够为其技术的推广提供必要的技术支持和物质力量,信息技术在各领域办公自动化的应用能够为信息产业的发展提供一定的条件,也是信息产业发展的不竭动力.在信息技术发展和应用的过程中,企业、政府部门和行业组织都在积极努力、密切配合,共同促进信息技术的发展[4].

（七）我国某机电公司开发出具有高节能作用的流化床锅炉优化控制系统,这一系统能够能够是燃烧效率提高,大约比以往的综合热效率提高了5%；某钢铁公司利用控制和通信技术,构建出了能源管理控制中心,从而使钢铁生产所产生的消耗得到高效控制,也提高了能源的利用率；传统工业政工的共性技术和关键产品的开发也取得了较大的进展,在检测技术和智能传感器方面,应该保证其符合集成化和网络化的标准,主要开发高精度、高可靠性、微型化和低功率的智能传感器；在数控技术中,我国主要以经济型数控系统为主；在工业控制技术发展中,PLC、DCS、IPC和FCS基本实现了产业化,并提升了我国传统产业信息技术中的控制装备和国产系统能力[5].

（八）伴随着信息技术的逐步发展,企业改革进程的不断深入,企业的管理模式也正逐步向创新型管理方面改变.为了更好的同企业的管理模式及发展方向相吻合,就应增强办公自动化、管理信息化的力度.检测如企业没有进行办公自动化,就可能导致其管理能力降低,工作效率下降,缩减企业经济收益.因此,企业应全面推广办公的自动化,从而确保企业在市场激烈的竞争中屹立不倒.

3总结

在信息技术不断发展的更新的时期,办公室也会朝着自动化方向发展.未来办公室的工作方式不仅会使工作效率大大提高,同时也能够在以人为本的理念下不断进化,开展灵活的组织工作,并做出更加准确和快速的决策.