电力企业工程档案管理

摘 要：组织建设、制度落实是抓好工程档案的基础；档案管理与工程管理同步,有的放矢地做好工程档案事前、事中、事后控制.追踪做好档案收集工作,以过程管理为重点,把“创精品工程、建精品档案”为目标,通过开发利用档案信息,促进档案管理工作.

关 键 词：电力工程；工程档案；档案管理

中图分类号：F407文献标识码：A文章编号：1009-2374（2013）24-0140-02

随着我国经济建设的迅猛增长,社会对电力的需求不断提高,电力供需形势紧张,电力工程建设进入了前所未有的大发展阶段.基建工程在建设过程中会形成各种各样的文件材料,有建设前期文件、工程管理、施工记录、竣工验收及监理、质量监督、设备材料等.这些竣工档案是基建工程的书面结晶,竣工图的编制和竣工材料的完整、准确、系统除了保证能如实反映工程的本来面貌外,更为重要的是为今后的生产运行、维修、扩建、改建工程提供可靠的依据,具有重要的利用价值.因此,认真做好档案管理工作是非常重要的.

1组织、制度落实是抓好工程档案的基础

建立、健全必要的与工程建设相适应的档案管理机构和行之有效的规章制度,是确保工程档案齐全、完整、准确的组织保证和管理依据.根据公司档案现有管理制度和管理方式,对健全档案管理网络、落实档案人员参加重大基建活动制度、完善档案培训工作制度、强化档案管理工作考核提出了具体的要求,进一步理顺了工程档案归档的流程,明确了档案管理要求和各部门专档案员职责.

1.1明确分工和任务

每年初,公司办公室根据年度基建项目建设计划,将各电网建设项目的归档任务分别落实到各位档案员,要求档案员跨前一步,提前介入,积极主动做好档案的超前管理.公司档案人员平时通过参加基建工作会议、基建月度工作例会、工程竣工验收及公司网站的有关信息,及时了解相关工程竣工投运情况信息,跟踪做好档案管理工作,对基建工程档案进行超前管理.在工程建设初期,主动与工程主管部门联系,到工地现场,对各参建单位进行档案工作交底,明确土建、电气安装施工单位、监理等单位档案归档范围、档案材料形成的质量要求,做好工程档案事前、事中、事后控制,与工程同步做好档案管理工作.

1.2梳理界面和流程

根据“三集五大”体系建设完善提升要求,公司就电网建设项目归档流程进行多次研讨,明确了各项档案材料的流向、提供部门与接收部门的职责、市县公司的界面,并以会议纪要的形式发布,对各项交圈地带、空白地带进行了明确,对薄弱地带（如电子化归档）等进行了强化,有效化解了职责不清引发的矛盾,促进了归档质量的大幅提升,实现公司档案电子化率从2012年初的59%提升到2012年末的73%.

1.3注重过程控制

公司建立电网建设项目归档周通报制度,内容涵盖主网、配网、农网各建设项目,发送对象既包括工程主管部门,也包括各参建单位和收口单位（如竣工决算部门）,同时抄报公司分管领导,动态通报工程档案催收、整理及归档情况,并将归档工作纳入绩效考核.极大地促进了归档的及时性,有效防范了归档“积重难返”的现象.尤其是通过历时半年的,全面完成了2010～2012年三年配农网项目电子化归档遗留项目.

1.4强化培训与交流

为促进归档质量的提高,公司办公室会同基建部门举办了工程项目及档案管理培训,组织各参建单位参加.同时,为促进内部组卷质量的提高,公司办公室组织档案互查,从各档案员分管的工程中随机抽取一个项目,组织大家会审,指出其中的优缺点,一方面促进了工程档案查漏补缺,另一方面对档案员的业务能力、工作责任心起到了极大的促动作用.

2根据电网建设工程复杂性的特点,与工程同步做好档案管理工作

从实际情况看,供电企业电网建设是比较复杂的.它分变电、线路工程.其电工程中包括土建、水电、装饰、电气设备安装、调试、消防系统、防火封堵、视频监控系统等,从项目可研立项开始到工程竣工验收投运,档案管理人员首先了解电网建设工程的概况、建设规模,掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案材料,对每种材料的内容、数量做到心中有数.在此基础上,有的放矢地做好以下工作：

2.1做好工程档案事前、事中、事后控制

电压等级高的电网工程建设工期往往是跨年度工程,档案人员要提前介入,与工程同步做好档案管理工作.在与施工单位签订合同时,就应把档案的要求作为合同的附加条款列入.在施工单位进场时,就应对它们进行档案内容技术交底.并抓住到施工现场阶段验收的机会,及时了解情况,与各参建单位的档案人员交流,对各施工单位形成的施工记录、原材料质保书、测试报告等档案材料进行认真审核把关,发现问题及时反馈到施工单位,使最终移交到档案室的竣工档案符合档案归档质量要求.

2.2追踪指导收集

这种方法适用于工程周期短的,形成档案材料快的技改工程.档案人员根据生产计划,主动与职能部门询问和了解工程进展情况,及时掌握信息,并指导和督促技术部门有针对性地收集档案材料.这种方法收集速度快,档案材料齐全,质量也比较高,但花费的人力、物力较大.

2.3强制性收集

在与各参建单位签订合同时,把档案质量要求及移交份数作出明确规定,将合同费用的5%金额作为档案材料押金,直到工程完工,各单位将完整的符合档案质量要求的档案材料移交给档案部门后并符合要求才可拿回这笔押金.这种方法具有—定的约束力.可以保证档案材料不会由于人为因素而流失,尽量避免档案原始材料的散失,这样能保证工程档案的连续性、完整性.

3以过程管理为重点,以“创精品工程、建精品档案”为目标

电力工程建设档案管理工作是一个系统工程,它在工程的发展中环环相扣,段段相连,步步延伸,逐渐形成.由于档案具有历史性、真实性的特征,在每一个环节所形成的档案材料的质量,反映了工程管理水平和质量,最终决定了整个工程档案的质量.因此,对于工程档案,过程就是结果,过程就是质量.我们要创精品工程,就要抓好源头,要把抓好档案形成过程作为工程档案管理的工作重点,以创精品工程、出精品档案为工作目标,一着不让,一丝不苟地开展档案管理工作.要树立“创精品工程、建精品档案”的意识,转变观念,提高认识,要树立品牌意识,力争创名牌、确保出精品.为实现工程档案的每一个数据无可置疑,每一张图纸无可挑剔,每一卷案卷无懈可击的目标而努力奋斗.

4通过开发利用档案信息,促进档案管理工作

电力工程档案是工程建设重要的组成部分,是工程管理水平的反映.档案收集是否完整、齐全、准确、系统,分类是否科学,整理组卷是否合理,排列是否有序,检索是否快速就显得十分重要.档案人员通过对工程档案的收集、整理归档工作,对工程概况、建设规模、批准概算、工程开、竣工日期以及档案整理归档情况了解,编写工程档案案卷编制说明,能将档案信息及时提供给利用者.数字档案馆为档案实现全息归档、资源共享创造了条件,随时为利用者提供全息档案的怎么写作.每当利用者从档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室移交文件材料,从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶.

作者简介：丁秋影,女,江苏省电力公司常州供电公司员工,研究方向：档案管理.