企业销售管理系统设计

摘 要：对一个基于Web的公司销售管理系统的设计过程进行了详细阐述.以某公司为背景,分析了该公司销售管理目前存在的问题,并提出了相应的解决方案.通过建立基于Web的销售管理中心,构建一个完整的销售管理信息平台,使管理决策层能及时获知有价值的客户订货、产品销售以及库存状况,从而在生产销售和管理上做出准确决策.

关 键 词：销售管理系统；产品销售；系统设计

中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号：16727800（2013）009009103

作者简介：朱龙梅（1979-）,女,硕士,陕西财经职业技术学院讲师,研究方向为信息管理和信息系统.

0引言

销售管理系统是一个由人和计算机等组成的,能够提供信息以支持组织机构内部的作业、管理、分析和决策职能的系统,是利用计算机硬件和软件,来分析、计划、控制和决策的模型及数据库,以对信息进行收集、传输、加工、保存、维护和使用.因此,销售管理系统是一个信息处理系统.

当今社会是一个信息社会,信息已成为继劳动力、土地、资本之后的又一大资源.在激烈的企业竞争中,谁控制的信息越多,谁利用信息资源的效率越高,谁就更容易在各方面的竞争中占有一席之地,就会有更多的优势.

销售管理系统是一个企业不可缺少的部分,其内容对于企业的决策者和管理者来说都至关重要,所以销售管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段.但目前仍有一些小型企业使用传统人工方式进行管理,这种管理方式存在着许多缺点,如效率低、保密性差,且时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难.

1国内外研究现状

据统计,目前美国在财务会计方面90%以上的工作由计算机完成；物资管理中80%～100%的信息处理由计算机完成；计划管理为90%左右；在计算机应用发展较快的国家中,计算机应用于经济管理的占80%以上；用于科技计算的占8%以上；用于生产过程控制的占12%以上.由此可以看出,销售管理是计算机应用的主要领域.

在国内,中国企业已进入“新管理时代”.经过30年的改革开放,中国企业发展的宏观环境和管理模式都发生了根本性的改变.企业管理在经历了计划经济时期的“生产管理”时代、计划经济与市场经济相结合时期的“混合管理”时代后,从20世纪90代末便进入全面市场经济时期的“新管理”时代.新管理时代的中国企业管理是面向市场、基于现代企业制度,是中国模式、价值化、系统化、电脑化、国际化和普遍化管理的时代.新管理时代的中国企业管理以建立竞争优势,提高企业竞争力为核心.要提高企业的竞争力就必须整合企业经营,全面强化企业管理,形成企业持久发展的“内功”.越来越多的质优企业舍得在管理系统上投资这一举动,足以说明这一趋势.

在市场竞争日益激烈、用户需求不断趋向多样化、企业间关联程度越来越密切的今天,要求企业行动必须快捷、灵敏,在管理的思想观念、方式方法上不断创新.人力已经很难完全达到要求,必须借助当代信息科技的最新成果,优化和加强企业的运营和管理.

2存在问题及解决方案

下面以一家以商品贸易为主的有限责任公司为例进行说明.随着社会的发展,该公司由十年前一个地区的一家超市发展到了现在的多地区多家连锁超市,为了适应商品经济的高速现代化发展,该公司也在不断地拓宽自己的销售途径.公司计划继续扩大销售规模和途径,使原先的小规模营业扩展为食品、家电、日用百货、音像制品等多品种经营的大型连锁超市.因此,公司经营种类扩充和规模扩大的现状就需要经营者能够及时查阅和掌握有关超市经营活动的大量数据,帮助公司分析营销情况,及时做出正确决策,便于管理商店内部的财务、人员、库存、销售等情况.

现代化事业的发展迫使超市的管理手段发生新的改革.在国家的大力倡导下,信息化应用进展迅猛,互联网、计算机的运用开始在各个行业、各个部门广泛渗透.由于计算机的运用能够准确记载和查阅有关超市经营活动的大量数据,帮助超市经营者掌握和分析营销情况,及时做出正确决策,并且有利于商店内部的财务、人员、库存、销售情况等管理,因而大大提高了现代超市的管理水平.目前,我国正处在从传统商店经营到现代超市经营的转变过程中,商店经营者要适应这场转变的需要,并面对日趋激烈的商业竞争挑战,就有必要提高自己的管理水平,加强对超市现代化经营思想、方法与手段的认识.因此,建立一个功能强大的信息销售管理系统,正是公司所迫切需要的.

2.1公司销售管理存在的问题

对于公司来说,由于公司销售产品数量的不断更新,使各种样式商品的销售期一般只有一两个月.在这种情况下,由于公司常常不能及时得到销售终端的详细数据,不了解哪种样式、哪种型号、哪种颜色的产品在哪些销售终端销量较大,因此无法及时合理地安排销售计划和产品调拨,以至于出现虽然某些产品库存数量巨大,但销售商却又一再缺货的窘境,从而在错过了很多销售良机的同时又造成部分型号产品的严重积压.

分析起来其主要原因表现为如下几个方面：

（1）信息传递的低效性.我国目前大部分企业仍然采用传统的手工信息系统.这种原始手工操作的信息系统存在许多缺点：工作效率低、处理速度慢；数据不齐全、不完备；重复劳动,造成数据不一致；难以跟随现代化市场的变化.

（2）对异地分支机构的监管力度不足.客户和业务数据都分散管理,使分支机构的业务数据与总公司掌握的情况不完全一致,企业领导对分支机构的监管力度不足.同时,管理人员不能随时了解下属的工作情况,不便于监督和管理.

（3）难以有效地控制恰当的库存量.企业面临诸多重大的库存管理问题,其主要原因是客户对供货怎么写作变得苛求,期望值越来越高,从而使库存费用急剧增加以满足用户需求.

2.2系统解决方案2.2.1设计目标

公司要改变以前采用人工管理、效率低且不易管理的现状,就必须要实现各种信息的系统化、规范化和自动化,以适应信息化的市场要求.公司需要处理大量的客户信息,还要时刻更新公司的产品信息,不断地添加、修改营销信息.面对各种不同的信息,需要合理的数据库结构来保存数据信息,还需要有效的程序结构支持各种数据操作的执行,以便及时掌握市场信息,准确地对市场需求量进行预测,及时掌握各地销售和库存情况,及时调配货物,确保按需供货,同时降低库存全面及时地掌握市场信息、销售信息和顾客需求等信息,使公司各部门能够互相配合,有效地提高公司的运作效率和水平.

2.2.2解决方案

计算机信息系统具有运算速度快、准确无误、数据处理量大,且对数据能进行比较、分类、整理、重排、选择、合并、储存和打印,而且还可以运用现代的销售管理理论和模型对商品的销售进行预测,从而制定长期或短期的销售政策、销售规划及销售目标等诸多优势.计算机在现代化超市中的主要用途,在于处理销售活动中产生的大量数据,它可以使超市的一切数据记录和处理工作,在一个一体化的数据处理系统中完成,并可以通过商店各部门的终端机反复使用.

所谓超市销售管理系统,是泛指运用当前最新的经营管理思想、方法与手段去管理超市,而运用计算机管理是建立超市销售管理系统的最直接有效的手段.针对该公司存在的问题,应在超市中建立计算机商品销售管理系统,即由一个计算机主机连接超市各部门的终端机,各自承担一定的工作程序.通过销售管理信息系统的建立,整合各种销售和市场信息,对公司的生产和销售等工作进行统一的协调管理和必要的决策支持.使供应商、企业、协力厂商和写方得到更好的协调,如图1所示.

3用户功能需求分析

系统主要功能是要满足总公司对各地分公司的销售情况、库存存量控制、应收款总量控制、客户信用等级控制、退货率控制、商品管理等几个与销售相关的重要环节来进行管理和决策.

在销售时,售货员取下附在商品上的标签,用光学扫描仪将运用条码卡上的信息通过扫描读出,同步传递给计算机；如商品不具备条码或条码损坏,可用键盘将商品销售卡上的内容用代号输入计算机.计算机得到输入的信息后,一方面将其记录下来,传递给有关部门；另一方面则作为销售凭据,通过终端机打印出来交给顾客.这样,当商品卖出后,有关销售的信息就通过计算机自动传到有关部门,在瞬间各部门都会掌握商店营销的最新情况,并可以做出一定的反应、预测与决策.

在进货时,进货部门就将有关商品的主要内容记录下来,输入计算机并由有关部门确定,制作通用条码卡（通用条码由不同宽度和长度的墨线组成,表示该商品的一切主要信息）,或者直接将有关内容打印在卡上.这些内容包括：①商品的项目名称、式样、尺寸、颜色；②商品进入商店的时间；③制造商家；④销售；⑤分类销售的部门或人员等.再运用条码卡或商品销售卡作为标签附在商品上,系统数据流图如图2所示.

销售决策部门得到有关信息后,可以根据当前的销售情况,并结合生产商、批发商、经济学家、银行、会计部门等提供的情况,利用计算机预测今后的销售量,从而制定长期或短期的销售政策、销售规划及销售目标.利用计算机建立商品销售管理系统,还可以根据预先测定的商品存货的低点,在商品销售数量达到一定的水平后,自动下达补充商品的指令.会计和统计部门则通过计算机随时掌握最新情况,大大减化了工作,提高了经营效率,同时精干人员,节约费用,降低了销售成本.

此外,建立计算机商品销售管理系统还可以用来进行超市其它方面的管理工作,如管理劳动人事和财务核算；还可以做信函广告,即根据收集的顾客资料,向某一特定阶层的顾客发出特殊销售宣传的信函.如果超市的计算机与供应商、客户的计算机连网,那么利用电子邮件就能迅速准确地开展有关业务.

根据对公司的销售业务流程进行分析,可以将该公司销售管理系统的用户功能需求描述如下：

3.1管理员功能需求

管理员登录并通过身份验证后,可以通过添加新用户、修改用户权限、删除用户信息来实现对员工信息资料的管理.管理员还可以查询销售记录、进货记录,并且可对记录作适当的添加、删除、修改等工作.除此之外,管理员还拥有对商品信息的添加、删除、修改和查询的权利.总之,管理员有销售人员、库管人员和一般人员的所有权限,管理人员用例如图3所示.

3.2销售人员功能需求

销售人员可登录界面并通过身份验证,在销售时,取下附在商品上的标签,用光学扫描仪将运用条码卡上的信息通过扫描读出.出于工作的需要销售人员可以在顾客拒绝购写某种商品时删除或修改此项商品的购物纪录,并同步传递给计算机.这样,当商品卖出后,有关销售的信息就通过计算机自动传到相关部门,销售人员用例如图4所示.

3.3库管人员功能需求

库管人员可登录界面并通过身份验证,在进货时将有关商品的主要内容（商品的名称、式样、尺寸、颜色,以及进入商店的时间等）输入计算机.根据管理者的需要,库管人员还可以对仓库已有的商品作添加、删除、修改、查询进货记录等操作,库管人员用例如图5所示.

3.4一般人员功能需求

出于对本系统的安全性考虑,对于一般人员（即客户）只可登陆商品信息界面.该界面提供的商品信息查询功能,可以方便客户随时随地地了解M公司各个连锁超市所经营的各类商品的名称、、折扣、出厂日期等最新销售咨询,一般人员用例如图6所示.

4结语

本文以一家以商品贸易为主的有限责任公司为例,对该公司的销售管理系统进行了较为全面的研究,在对公司的背景及存在问题进行分析的基础上,介绍了销售管理的基本功能和业务流程,并针对商品信息管理、销售、库存3个主要业务进行了分析与设计,以期为相关人员提供理论与实践参考.