网站原创摘 要：企业办公自动化主要是指企业通过Intra或者Inter技术来实现企业办公自动化管理,进而帮助企业的管理人员在各种设备以及各种信息系统的协助之下来完成各种业务活动,这样不仅可以使企业管理的效率与质量大大提升,同时还能够促使企业管理不断向科学化与高效化迈进,使企业在市场经济体制之下具备更好地发展优势与竞争优势,为企业的发展与进步打下坚实的基础.
关 键 词：计算机软件；企业管理；办公自动化；主要应用
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044（2013）12-2941-02
办公自动化作为现代企业执行决策以及实施管理的主要参考依据,该系统主要由四个环节构成,即信息的采集、信息的加工、信息的传输以及信息的保存,而企业实施办公自动化的核心任务就是帮助企业内部不同层次以及不同领域的管理人员掌握更加准确与科学的信息,进而使其更好地发挥其管理与决策职能.目前,办公自动化在我国各类企业中均得到了广泛的应用,为企业更好地推进现代化管理提供了必要的条件.
1企业实施办公自动化管理过程中应用计算机软件带来的促进作用
1.1有效激发了企业的个体创造力,使办公的效率大大提升
在企业实施办公自动化管理的过程中运用计算机软件的主要目的在于实现企业的标准化、规范化、流程化以及交流自由化管理,进而将企业工作人员从原有的刻板环境、森严等级以及繁琐事务中彻底解放出来,使工作人员的创造潜力得到最大限度的激发与释放.有微软公司曾经提出,要尊重人们的创造力,而不是要尊重级别.在企业实施办公自动化管理的过程中运用计算机软件对工作人员的知识以及技术提出了更高的要求,因此,企业的每一位员工就要充分激发出自己的内在创造力来完成企业的自动化管理工作,如果工作人员不能够满足办公自动化管理的需要必然会被企业淘汰与抛弃.同时,企业工作人员可以通过计算机软件来对其工作的具体内容有一个全面的了解,这样其就可以对工作的环节及流程有一个整体的把握,进而更好地开展管理工作.由此可以看出,在企业实施办公自动化管理的过程中采用计算机软件不仅可以使管理的质量以及效率大大提升,同时还能够有效激发出工作人员自身的创造能力,对企业的发展与进步有重要意义.
1.2可以使企业实施管理的成本大大降低
计算机软件在现代企业通过办公自动化管理过程中的运用使企业迎来了一场经济革命与信息革命,在实施企业管理的过程中运用计算机软件可以使办公需要的材料大大减少,并且还可以使工作的效率以及管理的效率有效提升,使管理工作中的一些不必要环节得到削减,进而使管理的成本投资大大降低.根据相关统计数据显示,自从微软公司通过计算机软件来实施其自动化管理以来,企业的管理成本得到了大幅度的削减,并且处理各种事物所需要的费用与时间较过去来讲也有了一定的降低.相关报道称,惠普公司中国分部在计算机软件基础上构成的新型办公环境在试行的两个月内,该公司的办公经费较过去降低三分之一.据此可以看出,在办公自动化管理上运用计算机软件可以为企业提供一种新型的节俭模式,进而为企业的发展带来更为可观的经济利润.
1.3使企业的办公区域得到扩展,使办公环境得到优化
传统模式下的企业办公室会受到各种条件的限制,并且办公的环境也极其恶劣,工作人员在这样的区域环境下办公使工作的质量不高、工作的积极性较低.在办公室管理上运用计算机软件可以使传统模式下存在的问题得到有效转变,通过该软件可以将企业的办公室从狭小的房间带至世界各地的办公大楼,同时还可以使办公环境得到优化,并且办公作业模式也不再是单纯的人工作业模式,而是可以采用计算机软件来实现相互之间的协调以及合作,进而建立起科学的人机办公管理系统,真正实现自动化的管理.另外,各个企业之间还可以通过计算机软件建立起相互之间联系的桥梁,从而实现跨行业与跨地区的合作和交流,计算机软件将会在更多的办公自动化管理上得到应用.
1.4企业管理的灵活性以及协调性得到提升
在新的社会时代背景之下,各个行业均通过分工协作的方式来实现日常的生产以及管理,并且专业化的程度也在不断提高,在这种情况之下,一个企业内部各个环节以及各个部门之间的协作以及灵活性的高低便成了衡量企业综合竞争力的一个重要参考依据.而在实施办公自动化管理的过程中运用计算机软件则可以凭借其效率高以及覆盖面广等优点来使企业的信息死角得到消除或者减少,这样就可以使企业之间以及企业内部的交流与沟通得到增强,进而使企业内部各个部门以及企业之间的合作协调能力得到较大的提升,使管理的灵活性以及协调性得到提升,为增强企业自身的综合竞争力提供必要的条件.
1.5使管理的规范度不断提高
企业在实施办公自动化管理的过程中运用计算机软件可以使管理中的人为操作因素有效减少,这样就可以保证所有工作均可以依照相关的规章制度以及标准来执行.同时还可以利用计算机软件建立起科学合理的考核系统来对工作人员的实际工作情况进行考核,这样就可以使工作人员在工作的过程中积极规范自己的工作行为,使各种越权操作现象大大减少,使企业内部的监督管理得到强化,这样就可以使企业管理经营的风险大大减少.
2计算机软件在办公自动化管理上的主要应用
2.1安全
安全保障主要是通过业务规范以及系统构架设计的实现完成的,而人员权限作为信息安全最基本的要求,其管理员可以通过对权限的分配实现,同时还可以依据公司管理人员的具体要求对其实施必要的完善.系统模块化结构让不具备访问权限的一些用户不能对未授权模块进行访问,而流程中权限设置可以让不同的业务部门用户依据其相关的业务实施必要的操作,没有经过授权的用户无权更改以及查看相关业务信息,通过此系统可以实现对办公自动化过程中相关的业务核心的保护.
2.2连接相对公司来讲,公司下属管理经营的一些分公司以及机关处室的地理位置比较分散,在文件、报告等资料进行递送及传阅时极其不便.而运用计算机软件来实施办公自动化管理能够把局域网下各个分散的分厂以及机关处室的计算机有效连接,这样就可以在公司内部构成一个基于网络的虚拟办公环境,为各个分厂以及机关处室的联系与沟通提供极大的便利.工作人员在开展其工作的过程中如果遇到问题及困难可以通过该系统来进行及时的流通与传递,进而保证企业的各项工作均可以平稳开展.同时,由于计算机软件应用于办公自动化管理上时不会受到地域以及时间等的限制,可以在互联网系统之下形成一个集中地办公场所,进而使文件及信息等资料在传阅与沟通过程中存在的障碍有效消除.
2.3沟通
采用计算机软件实施办公自动化管理可以实现用户之间的在线交流以及信息提醒,这样用户就可以通过该平台来掌握最新的信息,并将该信息及时传递给公司的每一位用户,这样就为办公的有效沟通提供了良好的条件.
2.4协同
协同作为网络办公的主要体现,该工作主要由事件内容、事件名称以及流程等要素构成,主要是通过对工作流程进行定义的方式来把事件及时地传送至接受者.而在对事件内容进行编辑的过程中,使用者可以实施文档格式的编辑.如果文档的内容需要进行修改,基于计算机软件的自动化办公管理系统就会自动显示出其中的修改痕迹,比如说修改者姓名、修改时间以及修改内容等等.
2.5监控
监控作为协同工作的主要保证,在办公自动化管理系统中计算机软件主要是通过对工作流程进行定义来实现流转的,并且协同的主要发起人还可以对流程节点的流转情况进行查看,以此来对事件处理的整个过程进行监控,同时在建立协同事件的过程中还可以对事项跟踪进行设置,这样就可以实现对各个节点的跟踪控制与管理.其中监控职能的主要内容包括工作的进度、工作的过程以及工作的实效等,管理人员只有依靠该系统积极做好监控工作才能够保证协同工作可以顺利开展起来.
3结束语
在计算机技术飞速发展的时代背景之下,企业公司的办公自动化技术也得到了较大的发展与进步,在企业公司的办公自动化实施管理的过程中计算机软件也得到了极其广泛的应用,使企业自身的综合竞争力大大提升.目前越来越多的现代化企业认识到了计算机软件在其发展中的重要作用,使网络信息与技术得到了充分的应用,进而使企业的工作效率、工作质量以及生产效率均得到了较大幅度的提升,并且取得了较为显著的管理效果,这也是将来企业管理不断进步的必经之路.