计算机办公自动化网络构建

【摘 要】随着计算机网络技术的普及,给人们生活工作的各个方面都带来了巨大的变化,计算机,网络,自动化等技术在办公应用方面大大提高了办公的效率和工作质量.本文对计算机办公自动化的网络构建方面进行分析介绍,使人们对其更加熟悉,更好地利用.

【关 键 词】计算机；办公自动化；网络构建

1.网络办公自动化的特点

通常认为将办公室日常处理各项事务和信息的过程在人的控制中,并利用现代工具和手段自动完成,这就是办公自动化.从信息处理的多层面和复杂性来讲,办公自动化可分以下三个阶段：

（1）行文处理自动化是指对每个单位传递来的各类文件进行接收、批阅与过程；本单位向上级单位发往文件的拟稿、审核、签发等过程；本单位内部各种报告、计划、总结等材料的形成以及逐级审核、审批过程；文档一体化及综合档案管理.

（2）事务处理自动化主要包括各种行政事务（车辆管理、固定资产管理等）；秘书事务（会议安排、领导活动安排、信息采编等）；督办事务（领导交办事务督察、信访工作管理等）；　专业事务（财务管理、生产经营管理等）；个人事务（交流、个人通信录等）.

（3）辅助决策自动化该层次的自动化是在前两个方面自动化基础上建立的,专门为领导人汇总各方面信息,并就各种问题作出正确决策提供准确、全面、及时的依据而建立.其主要内容应建在领导综合查询平台下,主要提供单位内部资金、经营等各方面信息的汇总及分析；国际国内相关领域有关情况分析预测；国家相关法律法规汇编及快速参考等.通过综合查询能使本单位领导自动、快速地得到决策所需的各种详实材料,使决策更加及时、准确.

2.计算机办公实现自动化的过程

在我国,办公自动化的发展,主要分为三个时期：（1）计算机技术的出现并推广,大大提高了个人工作速度和质量,在办公环境里最明显的标志就是办公软件的出现.（2）数据库技术开始出现并得到了应用与推广,这一时期的特点主要是c/s结构的使用,利用该技术去实现数据以及一些文件的信息化处理.（3）在这一阶段,办公自动化有了进一步的发展,它的发展不仅体现在技术上,而且体现在范围上,其应用已经由组织内部以及组织之间的使用推广到行业之间.

3.内部办公自动化系统的建设

（1）一般来说,政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心,同时提供信息通讯与怎么写作等重要功能,因此,典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用,另外鉴于inter　在日常办公中占有日益重要的地位,办公自动化系统应该与inter　留有平滑的接口.

（2）提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求,在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统,如发文、收文、信息怎么写作、档案管理、活动安排、会议管理等等,可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口,每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作,而不必经常性地来回检查不同的应用系统,办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想,可以大大提高系统用户的友好性和易用性,减少培训的工作量.

4.以网络为平台的办公形式

在目前的信息化办公与管理中,其关键的工作都是对公司的业务进行重新组建以及文件的传送.可以理解为公司的办公过程其实就是文件的传送,公司所有的办公都可以对其进行高度的抽象概括,把它当作数据库的一个表格.以往的办公信息化软件以及企业管理信息系统软件在针对公司的管理流程时,一般情况下使用的都是对业务流程实施重新组建的方式,其关键理念就是先对公司业务管理流程的改进使其更加优化,再在此基础上,实现信息化管理.因此在信息化系统的建立中,除了工作繁杂外,还会有公司内部问题的巨大障碍.

所以,在进行系统起初建立阶段,要避免和公司业务流程的重新组建相关的工作内容,借助自定义流程等来实现流程的信息化,并且在后期以实际情况为参考,不断对信息化流程实施改进和完善.一些规模很大的公司,其范围有时候会分布全球.这种大型公司的网络是由很多小型的网络组成的,而每个组成部分的网络是以一些线路或者是数据网络进行连接的.公司网络由很多的网络体系构成,所以为了实现有效的管理,就要建立公司的网络管理中心.该中心需要一些高级的怎么写作器,来支撑公司日常事务建立的应用软件以及数据库软件.为了创建一个良好的公司内部的计算机网络运作环境,首先需要建立一些具有共用特征的软件,针对具体事务开发的软件以及能为公司一切的日常业务提供怎么写作的软件.

5.通用型管理模块功能划分

针对于这个底层模块,它并不需要实现实际的功能,主要是负责完成应用层交付的任务和与底层数据库交换数据,所以它的功能是比较抽象的、统一的和可扩展的.由于办公系统有些模块之间联系不紧密,针对于这些情况,可根据模块的不同功能进行细分,主要分为八大功能子模块：

5.1公文管理

公文管理主要负责公文的发送与接受工作,发送流程按照流程写作来完成,所以还包括流程写作功能.这三大块是OA的核心部分,实现也最为复杂,特别是流程写作功能,是一个非常灵活的模块,它决定了该OA系统的效率和可用性.

5.2邮件管理

邮件管理主要功能是发送与接受内部邮件,发送与接受外部邮件（外部邮件怎么写作器必须支持pop3）,邮件需要存入数据库,以便今后浏览查询.

5.3表单管理

表单管理是一个辅助性模块,基本上在其他所有模块都有可能用大它的功能,它主要是实现表单模板的写作,表单的存储,打印等功能.对于一个企业,表单是非常重要的,它在办公过程中出现的频率紧次于公文,所以这个模块也非常重要,并且表单的写作与打印是一个技术难点.5.4档案管理

档案管理功能是对准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等的一个合理存储与查阅功能,针对于复杂的分类和查阅权限,实现合理存取,管理的基本功能.

5.5人事管理

人事管理功能主要包括：员工资料管理,员工薪资管理,员工考勤管理,员工权限管理,部门机构管理,部门任命管理等等公司内部人事管理的所有功能,本子模块将以底层视角反应员工得管理,包括职务和所属性质都将按统一模式规划,便于应用层写作模块.

5.6日程安排

日程安排是办公系统的一个必不可少的辅助功能,可分为个人日程,部门日程,主要解决的是日程的基本存储和信息提示.

5.7公共信息管理

公共信息包含：公司新闻、文档、员工论坛、资料下载等功能,主要是针对所有部门的一个共用系统,该系统可以采用传统模式,如论坛可以采用bbs系统等,底层主要是统一规范,提供基本功能.

5.8会议管理

会议对于任何一个公司都是重要的,而会议的形式随着网络的发展也变得多样化起来,除了传统的会议,还有网络会议,视频会议等新型会议方式,使相隔甚远的人之间也可以有当面交流的环境.对于相隔较远的部门,如总公司与子公司之间的交流建议采用非视频的网络会议,既可以满足网速,也可以满足交流的需求.对于处于同一幢大厦的各部门,建议使用视频会议,因为加入多媒体的功能,可以使得会议气氛跟贴近传统会议的效果,而且交流也更人性化,同时也可以得到局域网网速得支持.

这八大功能子模块都是OA系统的基础,在此之上,我们可以创建更多的功能和辅助,可以使得OA的系统更加完善.

6.结语

经过以上的综合分析,实现办公自动化系统包括三阶段：一开发基础软件,二开发底层管理模块,三写作应用层.每一阶段都是下一阶段的基础,但每一阶段又可以独立使用,只有三个阶段都结束,整套OA系统才算完成.计算机办公自动化网络建设不仅是社会文明进步的标志,也是各级组织与时俱进、适应经济客观规律发展趋势的必经之路.　[科]

【参考文献】

［１］刘传波.浅谈计算机办公自动化网络建设[J].计算机与信息技术,2007,（25）.

［２］陈小芳.浅谈中小企业的办公自动化[J].职教与成教,2006,（12）.