办公自动化(OA)系统的在企业中的应用

摘 要：随着信息技术的不断发展,办公自动化系统得到了很大的进步和完善,与传统方式相比表现出了很多优点,已经得到了极大应用.本文将对办公自动化（OA）系统的特点和办公自动化系统在企业中的应用进行介绍,并对分析应用中值得注意的问题.

关 键 词：办公自动化；应用；问题

中图分类号：TP317.1文献标识码：A文章编号：1007-9599（2012）17-0000-02

1引言

随着计算机技术、网络技术的快速发展,网络信息时代已经来临,各种网络办公、网上购物、数字住宅、远程教育等不断出现.为了使日常办公流程以及信息更加容易地进行管理,实现各地之间的办公信息共享,从而提高办公效率,我国很多政府机构、企业以及部队都把办公自动化作为信息化建设的重点之一.

办公自动化（OA,即OfficeAutomation）,是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起,从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率.实现办公自动化不仅可以增强信息管理的规范化,而且可以提高办公效率,降低企业信息共享的运行成本.

OA是企业在生产控制以外的全部信息处理与管理的集合,针对不同的使用者,它拥有着不同的定义.对高层领导来说,它就是一个决策支持系统,对信息进行收集整理,为企业高层领导提供决策的依据及参数.而对中层管理来说,它就只是一个信息管理系统,为中层管理提供有效的管理数据,从而使中层管理及时地了解业务的动态,为中层管理的管理策略提供依据.而对底层员工来说,它便只是一个业务处理平台,为员工提供先进的办公方式,使其业务工作准确、高效.

2办公自动化的特点

提高企业的工作效率、管理水平以及工作质量是办公自动化的根本目的.OA通过对信息资源、网络资源的充分利用,一方面使政府、企业或部队的办公资源及时方便地向其目的地传送,另一方面使资源共享、资源检索以及企业内部各单位之间的业务交流更加地方便.

传统的办公方式中资料主要以纸质文档为主,这些办公文档或档案的共享或管理全靠人工进行,其工作效率低下.随着信息的不断增多,文档档案也越来越多,最终不仅为文档的检索、查阅等管理工作带来了困难,也占据了很大的物理空间.显然,这种办公模式已无法满足当前的高效率、快节奏的现代工作及生活的需求.通过传统的办公方式（图1所示）与办公自动化（图2所示）的比较可以看出办公自动化有以下特点：

（1）信息传递及时快速.在企业内部,可通过建立相应的合适的内部邮件系统,使企业内部的工作人员能及时快速地传递信息.

（2）提供学习与知识共享的平台.在企业内部,可通过建立相应的电子公告栏、技术交流栏等,从而使内部员工及时地掌握相应信息.

（3）文件传阅高效.OA系统可以依据其设置的工作流程,快速方便地阅办办公文件,使各部门或员工之间快速有效地对工作进行调整.

（4）档案管理的电子化.OA系统实现了档案管理的电子化,可依据档案的属性的不同,对档案进行分类存储、管理等工作.

（5）信息资源、设备资源的共享.通过OA系统,企业内部员工可通过上传文档、下载文档等方式方便地实现各部门、各员工之间的信息共享.同时,由于OA系统具有网络特性,可将打印机、扫描机之类的设备连入网络,从而实现设备资源的共享,节省设备成本.

（6）信息集成度高.由于OA系统可以跟各种业务系统相结合,各业务的数据都可以实时地被录入到系统中,方便相关的工作人员及时有效地获得整个企业的动态信息.

（7）分布式办公模式.OA系统可实现分布式办公模式,对于拥有分公司、子公司的企业来说,这可以及时获取各分部的信息,为高层领导人员决策所用.

3办公自动化在企业中的应用

3.1办公流程及主要的模块

办公自动化的办公流程大致如图3所示.

办公自动化系统的主要功能模块如下：

（1）协同工作：主要负责工作流程的制定,协同事项及协同管理等事项.其中包括了个人设置、公文起草、催办信息等.

（2）公文管理：主要负责公文的管理,包括起草、传递、审批等工作事项.

（3）电子邮件：主要负责邮件的管理,包括收发邮件、保存草稿等操作事项.

（4）工作交流：主要负责开放信息平台及交流平台的管理,包括平台的内容修改、留言功能等事项.

3.2在企业中的应用

以中航一集团中的金航OA系统为例,该OA系统集成了个人办公、机关信息、个人邮件、事务处理、公文、公用信息以及系统管理等功能.因为该OA系统的应用,中航一集团实现了现代化的办公管理,体现了其先进性：创造了集成化的电子办公环境；拥有了集公文处理、发布、共享的工作平台；处理过程及监督具有了工作流的性质；提供的与MIS的接口方便了两部门间的信息交流和查询.同时,还有屯兰矿无纸化办公OA系统等等.

3.3办公自动化应用中注意的问题

（1）OA系统的应用与传统的办公模式有很大差别,在应用时没有切实可行的办法.

（2）为了迎合使用者,OA系统的部分核心功能常常被裁剪,使得OA系统的整体性受到破坏.

（3）OA在应用中具有局限性,无法完全突破传统办公模式的局限.协同工作仅仅是停留在浅层次.各部门各自为政,协同工作难以开展.

（4）部分单位实施OA系统仅仅是搞形象工程,没有切实使用.

3.4对办公自动化应用的一些建议

针对办公自动化应用中的问题,可以通过以下办法进行解决或缓解.

（1）OA系统的选型应具有针对性,即以企业业务实际需求为对象,选择与企业业务相适应的OA系统.

（2）企业高层领导带动实施,切实OA系统在企业办公中的应用,并辅以一定的行政措施,加快推广速度,加快各部门之间的协同工作进度,切实感受OA系统带来的效益.

4结束语

办公自动化的实施,为企业的办公流程更规范,提高了企业的工作效率,同时也为企业的管理制度的切实落实提供了助力.