做好文书管理工作发挥怎么写作保障作用

一、加强队伍建设强化能力建设是做好文书工作的基础

文书工作是传达贯彻执行党和国家的各项方针、政策及上级指示精神,怎么写作政务,沟通上级机关与基层单位之间联系的一种工具,也是请示和答复问题,指示和布置工作,报告情况、交流经验的一种手段.

建立一支高效的文书工作队伍,是确保政令畅通、企业有效运转的重要保障.工程建设总公司目前有36个生产经营单位,15个机关科室,市场遍及国内二十多个省市和沙特等四个海外国家.为了使公司的每项决策、重点要求都能及时传达到各个单位,各个单位的落实情况及时反馈到公司,我们要求每个机关科室和基层单位都要确定一名政治素质好、责任心强、写作能力过硬的同志从事文书工作,建立起一支60多人专相结合的文书工作队伍.

能力素质强,业务技能精是做好文书工作的关键.一是加强政治素质和道德修养的建设.针对个别文书工作人员存在的政治认识不到位,责任心不强等问题,我们组织大家学习有关政策法规,引导大家树立文书工作无小事的观念,培养大家的政治责任感和工作责任心.二是组织系统培训.针对许多从事文书工作的同志文字功底差、业务技能不熟练的情况.我们每年通过组织政工干部培训班,文书人员业务交流座谈会等形式,着重加强文书工作方面的业务培训,提高大家文字写作能力,掌握文书工作流程,提高文书队伍整体素质.三是加强业务指导.通过对单位加强业务检查指导,检验工作效果.对于现场查出的行文不标准,文件处理不规范等共性问题制作了公文示范样本,供大家参照学习,更加直观地、有针对性地解决文书工作中存在的问题,促进文书工作人员素质的提高,为整体提高公司公文处理的能力和水平打下了坚实的基础.

二、坚持“三结合”是做好文书工作的关键

在文书工作的日常管理和运行过程中,我们坚持做到文书工作“三结合”,即时限性、机要性、规范性相结合,加快文件运行,强化文件管理,切实保障各项工作的贯彻落实.今年上半年公司共处理公文947份,各类明传电报286份,均按照程序快速高效,未发生一次意外及差错,有效地确保了文书工作的高质量运行.

(一)严格标准、规范管理,保证文件有序运行.

在工作中,我们认真遵循及时、准确、保密、集中统一管理的原则,结合实际,制定和完善了《文件收发登记制度》、《文件传阅制度》、《文件借阅制度》和《文件保密制度》等一系列文件管理制度,坚持规范管理,并渗透到文书工作的各个环节.

一是做好“登记”环节.

每收到一份文件,就把来文的发文字号、收文日期、文件标题、份数等信息逐一登记在收文登记簿上,按照来文的上级部门分门别类形成一个流水号.登记是办文的起始环节,也是很容易被忽视的环节.在以前工作中常常会发现这样的情况,收到文件后,见来文是急件,来不及登记就赶紧处理,等处理完了,其他事情又来了,又去忙别的事,时间一长,就把文件还没登记的事儿给忘记了.一段时间之后,到了需要了解这个文件的情况时,在文件处理登记簿上根本就查不到,给办文工作带来很大被动.因此,在公文处理工作时,一定要盯住“登记”环节,即使收到的文件再多,时间再紧,也要做好登记工作,坚决做到不登记就不、不转出,养成来文登记的好习惯.

二是抓好“传阅”环节,防止文件漏传误传.

在“传阅”的环节上,我们的做法是：在收到来文登记以后,附上“文件处理单”,交办公室主任签批,然后按照主任签批意见分送有关领导进行批示,领导批示后,需要几个部门合办的文件,必须由公文处理人员送有关业务部门,并由部门主管文件人员签收.在传阅运转过程中,对需要公司领导传阅的文件,一般来说,从职务高的领导到职务低的领导顺序传阅,无特殊原因,不越位传阅.同时认真做好文件流转登记,随时掌握文件运行方位,对传阅中领导的批示意见做好登记,领导批示中涉及的部门和单位要一一传阅到位,不随意简化传阅程度和传阅范围.在传阅文件过程中,时刻清楚每天送给领导的文件夹中所列文件,每当领导批阅后返回时,逐一核对文件份数是否缺少,如发现缺少文件时,主动同领导联系,问清情况,确保文件不丢失、不遗漏,做到每一份文件的处理过程,都要有一条清晰运转轨迹.

三是抓好“催办”环节,防止文件延误漏办.

公文处理人员要注意文件的时间性,及时转出、催办、催退是提高工作效率的关键所在.催办是督促领导批示文件,按时限要求高标准落实的重要步骤.在收到有时限要求的公文或会议通知时,提醒领导及时批示,领导批示后要及时转出,决不能拖拉积压,同时还要提醒受文单位及时.有些受文单位因为疏忽文件的办结时限,导致文件周期过长.对此,我们公文处理人员及时催办,采取发催办单或打询问等形式进行催办.在文件运转管理中,公文处理人员必须有时间观念,要做到当日文件当日送出,急件和有时限要求的文件要立即送出,反对积压、拖拉.如果各承办部门都尽量缩短文件在本机关的运转和处理周期,就能大大提高机关工作效率.

四是做好平时文件“立卷”工作.

收集文件是重要环节,把各部门办完的文件及时收回,不使文件在承办部门停留过久,以免发生丢失现象.做好收集工作,才能保证文件齐全完整.对收集上来的文件,根据文件内容分门别类,放入事先准备好的案卷盒中“对号入座”,这样就为日常工作查找利用提供方便,同时也为年终文件上交档案馆组卷打好基础.

(二)严守保密规定,切实保障文件运行安全.

坚持保密原则,认真做好保密工作.我们坚持做到文件传阅由文书人员专人负责,单文单夹,不擅自扩大传阅范围,做好传阅记录及信息的保密工作.对于带有密级的文件,严格按保密规定实行专门管理,及时检查,清点验收,核对份数,传阅时由专人呈送,领导阅后收回,存放在保密专柜,不使其在外过夜.对公司接收和下发须销毁的文件,每年按编号核对后实行统一回收,到指定地点销毁,并由专人监销.从而实现了对文件资料从领取、发放、传阅到销毁全过程的监管,确保了各类文件在运行中不丢失、不被盗、不泄密.切实保证密级文件的机要性、安全性.

(三)加速文件运转,切实提高文件时效性.

如何提高文件的时效性是文书工作的重点.在这一问题上,我们多年来坚持“勤、快、活”的文件运行方式.对于接收到的各类来文、来函,由文书进行分类整理,然后填写文件传阅单,送办公室主任提出拟办意见,并对文件进行有效分流.同时重点突出急件的.遇有急件,及时与分管领导联系,确保文件迅速落实.及时掌握领导动态,针对领导外出或其它情况,及时调整传阅次序.重要文件采取集中阅文或会议传达的方式.对于普通文件的传阅,坚持上下午各一次,确保文件迅速、高效地运行.

三、领导重视部门支持是做好文书工作的保障

我们通过接受油田党委办公室检查指导,及时改进工作中存在的问题和不足.上级部门的检查对于我们创新工作方法,规范工作程序,不断提高文书工作质量和效率,使文书工作走上了规范化、科学化、制度化轨道,为怎么写作政令畅通、工作运转提供了有力保障.我们将不断强化文书工作的精细化、规范化、制度化建设；加强业务培训指导和队伍建设,建设一支业务精、能力强的文书队伍,为公司的中心工作提供有力的支撑.

（二）领导重视提高了硬件建设.公司历届领导对办公室工作都十分支持.在公司办公用房十分紧张的情况下,专门安排单间做为文书室,并配备了保险柜、激光打印机、复印机等器材,保证了公文正常制发.今年,公司OA办公平台上线,我们建立了党委文件收发模块,创新设计了一种文件传递过程流程表,记载着每天送给领导的文件夹中所列文件,做到了每一份文件的处理过程,都有一条清晰运转轨迹.利用计算机先进的查询功能管理文件,每当领导或部门查找文件时,只需要输入“关键字”便可快速查找出文件,得知文件情况,进一步提高了公文处理的效率.

（三）部门支持确保了高效运转.办公室的工作也得到了公司机关各科室和各基层单位大力支持,他们严格遵守公司关于文书管理的各项规定,对重要文件批示及时反馈,文件处理严格按程序,落实保密工作责任制,做到高质高效完成.