电子邮件绝非万能

RobertCorra拥有7台不同的Mac电脑,1台AppleTV,当然也少不了随身携带iPhone和iPad.

作为洛杉矶专业怎么写作公司LACGroup(.lac-group.)的首席运营官,他并不介意浑身上下挂满高科技的玩意儿,但有时也会因此而感到苦恼,而电子邮件尤为让他苦不堪言.他估计自己每天都会收到500封邮件,公司的收件箱里则至少塞着5000封邮件.邮件太多,而有用的太少.

Robert说：这真让人崩溃,就算我根本看都不看就删除邮件,也得花很长时间.

于是Robert带领他的公司努力摆脱电子邮件的困扰,他们要解决的不仅仅是单封邮件,而是电子邮件本身带来的问题.近几个月来,LACGroup正尝试用电子邮件的替代品交流和分享信息,例如Google+(.google./+)等公共社交网络以及37signalsBasecamp(basecamphq.)等项目管理软件,还有包括SaleorceChatter(chatter.)在内的私人网络.

Robert说：我未来一年内的计划就是让大家远离电子邮件.我认为电子邮件太落伍了,它让我没有存在感.

Robert并不是一个人在战斗.去年,法国公司Atos(.atos.)因为完全禁止公司内部邮件而登上新闻头条.另外80后的员工也证明了电子邮件的无用：今年3月,PewResearchCenter报告称63%的年轻人每天收发短信,但只有6%的人会每天收发邮件.(macworld./7781)

不用电子邮件行吗?为了找到答案,我们调查了一些圈内的公司和工作人员,他们已经部分或者全部放弃使用电子邮件.这些开拓者们将视频会议、聊天以及社交网络融合在一起提出了解决方案,目的是减轻负担,专注于生产力,甚至仅仅是为了给员工创造可自由支配的时间和空间.而这些方案有的来自公司上层,有的则来自基层,而且大部分的解决方案需要依赖iPhone和iPad才能成为现实.我们将在以下内容详细为读者介绍这些解决方案.

从零开始开发电子邮件替代品

一些公司创建了内部系统,从而越来越少地依赖电子邮件.这种系统很大程度上要依赖社交网络的某些功能,才能确保对的人在对的时间里接收到对的信息.

就像有了监控器大家对Facebook或Twitter了如指掌,而且现在还有了iPad来帮忙.正是受到它们的启发,加拿大数字营销公司KlickHealth(.klick.)找到了减轻员工收发电子邮件压力的方法.

“我们认为可以通过更好的办法来组织工作,更有效的方式让人们获得信息.”Klick公司CEOLeeromSegal说.他将Facebook比作思想交流的一个案例,Facebook是让人们融入谈话中的一种工具,同时互相交流还能延伸出很多人们可能会觉得有用的其他信息.

基于这种理念,Klick公司于8年前创建了Genome—一个融合了社交网络和老式任务管理软件的公司局域网系统.Genome的界面类似Twitter,分成三部分,员工可以将信息发布在右边栏里,公司财报和其他商业信息则依次发布在左边栏里.中间大部分区域则供员工开始“tickets”,tickets指的是从头到尾跟踪并监控一个工作项目（参见“跟踪项目”）.员工们人手一台iPad,在家或外出时都能收到最新消息.

Segal指出,Genome最大的好处在于它灵活机动.如果一名员工首次开始某个工作任务,Genome会推荐有经验的员工帮助他,或者提供一系列相关资源供他参考.当某个任务卡壳时,或两名员工为此正争得面红耳赤时,Genome会立即“注意”到这一点,并通知领导进行调节.

Segal说,“Genome就像个监控器,在管理员工时,它能够找到最容易进入并调节的时刻.”

Segal也表示,Klick正在努力避免Genome重复电子邮件的老路,给用户带来诸多不便.这需要有人一直跟踪并监控Genome的发展情况.所以公司派出了一个十人小组设计并开发Genome,如果Genome达不到预期效果,公司也并不害怕砍掉其中的某些功能.

Segal说：“我们称Genome为数字进化论,如果它不能节约人们的时间,就没有价值.”

美容连锁店的高招Klick使用Genome将员工们联系在一起,而Seva(.sevabeauty.)则采用完全不同的方法.Seva是一家开在沃尔玛里的美容连锁店,目前在美国九个州都有分店.它以iPad2为基础,将客户信息和即时消息以及FaceTime视频融入到店内管理工作中.这样一来,经理可以实时监管员工的工作情况和美发店的店内情况.

没有iPad之前,Seva店面还很小,员工们通过个人电子邮件交流.随着Seva开始扩张店面,高管们决定将美容院和客户、管理人员和员工以及总部和连锁店之间的交流集合在一起,高管们希望信息的交换速度比发送邮件更快.

Seva联合创始人VasManiatis说：“我们需要充满活力的东西,这需要我们拥有实时传送的信息,店内需要,店外也需要.”

每一家店里都有至少两台iPad.一台让客户登录,如果客户来的时候店里正好很忙,他可以先去沃尔玛购物,等到有空位时,iPad会发信息到客户的手机上.而对于店内经理来说,他们即使不在店里,也能通过FaceTime监管员工的工作情况,还能发送即时消息为员工提供帮助.

Maniatis说,“加盟店可以和总部之间交流,可以监管店内情况,还能实时地和客户交流.”

现在,经理们可以通过这个新系统监管员工并提供及时帮助,而不用像以前一样来回发送邮件了.比如说,有一次芝加哥的高管们发现一家马里兰的新店表现不佳,和其他店比起来,这家店的回头客不多.高管们通过FaceTime查看了这家店内员工的工作方法,然后给出指导,让这家店的回头客很快又多了起来.

Maniatis说：“问题会突然冒出来,可能就在此时此刻.但我们能在芝加哥立即评估员工的表现,而用的只不过是简单的台式电脑和iPad.”

他还说,电子邮件无法满足高管们实时监控员工并提供指导的意愿.公司现在几乎只用电子邮件通知顾客已有预约.

附加的好处是员工可以专心自己的工作,不会因时不时检查电子邮件而分心.

社交媒体成为帮手

某些公司在创建自己的工具,但另一些公司发现可以利用现成的新技术来管理内部通信.

无障碍沟通例如,基于网络的Socialtext(.socialtext.),起步价为50用户每年5000美元,Socialtext告诉有购写意向的写家能够根据公司的规模进行“扩展”.这个平台有点像WordPress博客,也可以被修改,各个公司可以通过一个“主题编辑器”设置自己公司的商标和颜色.

金融怎么写作公司TheMotleyFool(.fool.),将它的Socialtext主题版本称作为“Jingle”.页面的左栏是公司内部网的信息例如公司福利等；中间部分是Facebook风格的员工帖子；右栏则是公司管理层发布的视频及“重要新闻”.

管理人员说,电子邮件中充斥了太多闲言碎语,例如给全公司发送关于生日或下班后聚会的信息,这样使得不想关注此类信息的人的里也往往塞满了此类邮件,所以公司才开始使用Socialtext,创建了Jingle.

高层领导最终决定需要进行改变,TheMotleyFool的创意怎么写作部门副总裁JebBishop说道：“领导们厌烦了从一大堆无关邮件中找真正有用的东西,这使得我们看起来像个八卦公司.”

Jingle能够有效阻止此类邮件,它允许员工们将自己分成不同的“亲密群组”,类似于Facebook的群体功能,可以让用户按照共同的兴趣领域自行组织划分,并互相沟通.比如说养狗人士,他们有共同的话题可聊,这样就可以在Jingle中拥有自己的亲密群组.公司的高层认为,在公司组建用以日常交流的网络,可以提高创造力和生产力.

他们还补充说,任何人遇到难题都可以发布到Jingle上,向整个公司寻求解决方案.这样做有利于内部业务信息的平滑交流,同时也更好地解决了问题.

“我们已经将烦人的邮件减少了75%,”Bishop说道,“任何人都可以随时向所有人询问关于问题和疑问的答案或见解.这样更有效率,也不容易引起混乱（跟面对面会议相比）.”

更快找到答案当员工们等不及公司为他们建立一个社交网络的时候,有这么一些站点可以让员工自己搞定：Yammer(.yammer.)和Socilatext的产品差不多,但不需要公司的介入.相反,员工可以注册免费怎么写作.站点提供带公司域名的邮件地址,并且只能与拥有相同公司邮件域名的Yammer用户交互（这一点很像早期的Facebook,当时网络被限制于大学校园内使用）.

Yammer首席执行官DidSacks说,当有足够的员工注册后,他们的公司经常支付给Yammer一定费用做管理和怎么写作支持.它的400万用户中,已有超过20%的用户为怎么写作付费.（基本账户为每用户每月5美元）.Sacks说Yammmer的社交网络方面的功能让职员们能够更容易找到需要的信息.

“使用电子邮件的话,你必须知道发给谁.Yammer可以让你提交你的问题,人们都能看到它并进行回答,或者转发给知道的人.”Sacks说,“而电子邮件可不是想看就能看到,它要么发给你,要么没有.”

这种方法特别适用于大型或特大型机构.JillThompson是北加州Charlotte-Mecklenberg(.cms.k12.nc.us)学区的老师,她也是Yammmer的成员之一.Yammer为数学老师提供教学指导、图书俱乐部等怎么写作,Jill在家中用iPad就能登录它.

Yammer让我清楚地知道学区里正发生了什么.Jill说道：“电子邮件是一个双向交流,我告诉并从其他老师那里获得相关信息.”RamSingh是小型金融信息公司Afiniate(.afiniate.)的CEO,他身在华盛顿,但雇员们则遍布美国和欧洲,他表示Yammer内网的这种方式对他的公司来说也很重要.

“电子邮件在某些方面很管用”.Singh说道：“但在保存日常工作安排或上级下发的指令方面,电子邮件做得太糟了,但Yammer却很棒.”

改变不可一蹴而就

VirginaTech(.vt.edu)的助理教授AdityaJohri正在研究公司邮件的替代品,最终他认为这是一个循序渐进的过程.目前,电子邮件仍然是公司内部交流最好的方法—从法律上来讲也很可靠.不能说公司已放弃了电子邮件,只能说它们对电子邮件没有那么依赖了.

很多时候,解决方案仅是简单地停用电子邮件.例如Seva的Maniatis,会采用FuzeBoxMeeting开远程会议（每月15美元至69美元,macworld./a/1153775）,并通过Dropbox向连锁店发送大文档或其它信息(macworld./a/1167023).为了避免用电子邮件来回发送文档,一些公司使用GoogleDocs实时更新或修改文档（docs.google.）.

同样的,再也不用通过电子邮件,而只要有Doodle（.doodle.）就能安排会议时间了(.doodle.).37signalCampfire可通过组织聊天室(每月12美元至99美元,campfirenow.)来简化内部信息的传递流程.大部分此类工具都和iOS设备兼容.

Johri说：“公司使用维基百科、博客,现在又用上了微博.”大多数情况下,工作任务决定了工具的选择.

回到洛杉矶,RobertCorrao仍在寻找一劳永逸的解决方案.他希望苹果公司能够逐渐进入企业级市场,研发出适合企业使用的产品.他提到了微软的Lync(macworld./7822),其中两个主要功能是安全性和交流存档—即将即时消息、对话、视频会议当然还有电子邮件打包在一起.“现在没有所谓的独家秘方”他如此说道.

在那些已经走到前列的公司中,员工们似乎并没有意识到已重塑的内部交流其实已经带来诸多好处.员工很少会受信息之累,而大部分的信息总是和员工们手头的任务相关.Seva美容院的Maniatis说：“这已经超越了交流,而俨然变成了纯粹的互动.”

高层们还说这能提升员工的业绩,帮助他们保持清醒,并更专注工作.

TheMotleyFool的Bishop谈到用Jingle替代电子邮件时,说道：“它能帮助我们化繁为简,现在全公司范围的邮件已显著减少,基本上都被清除了.”他还补充说：“生产力也得到了提高.”

坚持发送简短邮件

别想给WillBenton发长篇邮件,因为他根本就不会看.Benton是伦敦数字营销公司Hoop的CEO,他使用第三方怎么写作Shortmail(shortmail.)会自动提醒你将邮件压缩到500字以内（差不多三段twitter的长度或者本文的一半长度）,只有这样Benton才能收到你的邮件.

“电子邮件应该短小精悍,而不是高谈阔论.这样对工作有两大好处：发送或者接收简短的邮件都不耗时.”Benton说道：“一开始,人们抵制我的观点,但当我解释了这么做的原因以及这个工具背后的概念时,人们开始接受我的做法了.”

Shortmail的CEODabyTroy指出近年来简化邮件的非技术性方案层出不穷,从哲学角度出发的InboxZero(inboxzero.)和ThreeSentences(three.sentenc.es)就是其中的代表.但Daby说：“它们不能为大多数人解决实质性的问题”.

“我们试图将这些规则有条理地整合在一起,以精确交流为目的开发一种技术.”Troy说：“我们发现简洁的电子邮件很可行,它能提高人们回复邮件的速度.”

优势

可发送紧急信息

TheMotleyFool的JebBishop向我们解释不用电子邮件推送信息会带来某些限制,他说：“不登录Jingle,你就会错过很多重要信息.要是大楼着火了,我们得用电子邮件发送这条信息.”

和客户沟通

我们用电子邮件最大的原因恐怕是和客户沟通了.Seva的VasManiatis说：“一方面,电子邮件无所不在,根据ComScore报道,电子邮件仍然是网络中最主要的活动之一,占全美在线活动的70%.”

保存记录

公司常常会出于安全考虑保存交流记录.VirginiaTech助理教授表示这会延缓其他的交流方式代替电子邮件的速度.

隐私考虑

不是所有的话题都适合公开讨论.当涉及赔偿金或抱怨时,还是用电子邮件比较好.

劣势

邮件量太大

电子邮件太多了.“每个人总有一天会发现他们的收件箱已经或者就要塞不进东西了.”Shortmail的DeTroy说,“我们的目标客户是那些整天忙着回邮件,但还是理不清头绪的人.”

垃圾邮件

从收件箱里清除垃圾邮件简直太头疼了.赛门铁克的数据表明,2011年垃圾邮件占总邮件数量的68%（比2010年90%的数据有了显著好转）.

找到正确答案

当你不知道谁能够回答你的问题,可能要发很多邮件才能最后找到能帮助你的人而且还是你够幸运的话.“电子邮件可不是想看到就能看到”Yammer的首席执行官DidSacks指出,“它要么发给你,要么就没有.”

敏感话题

电子邮件缺少细节很容易引起误会.比如不小心把敏感话题回复给所有人,那麻烦就大了.