办公自动化系统中信息处理技术的优势与应用

摘 要:随着计算机技术的发展和网络的普及,我们已经进入到信息化时代,信息处理技术也渗透到人们生活、工作与学习的各个领域.本文就计算机信息处理技术在办公自动化系统中的应用及其优势,提出作者肤浅的见解,欢迎大家批评指正.

关 键 词:办公自动化系统,信息处理技术,优势,应用

中图分类号:TP317.1文献标识码:A文章编号:1007-9599(2012)13-0000-02

在我们日常办公中,信息处理是我们重要的工作内容之一.信息处理技术在办公自动化系统中的应用,大大提高了我们处理信息的效率和精确性,减轻了我们的工作压力,提高了工作效率,进而促进了整个社会经济的发展.

一、办公自动化系统中信息处理技术的优势

(一)提高办事效率保证工作质量

首先,信息处理技术在办公自动化系统中的应用,能够提高人们在信息录入、储存、修改和利用等方面的效率,减少信息的重复录入、避免信息的手动查询,大大提高了工作效率.

其次,利用信息处理技术,能够实现数据共享和信息传输,打破了传统办公模式在时间和空间上的限制,实现异地办公,为人们的日常办公提供了便利条件.

(二)帮助决策加强监督

首先,信息处理技术在办公自动化系统中的应用,能够记录办公的全部流程,方便领导对于员工日常工作状态的监督,也避免了工作中的责任纠纷,维护了稳定、和谐、高效的办公氛围.

其次,信息处理技术能够对企业内部信息进行分析和处理,为领导的重大决策提供有效数据和合理建议,提高领导决策的正确性.

(三)丰富信息资源加强内外沟通

首先,信息处理技术的应用,方便了人们通过网络获取资讯.人们在办公室里随意点击,就可以获得业内行情、市场供求、股票走势等诸多方面的信息资源,方便人们办公.

其次,基于信息处理技术,很多企业建立了信息库,对于企业内部的文件档案进行信息化管理.与此同时,信息库具备的强大的检索功能,可以快速满足人们的查询需求,提高了信息的完整性及使用率.

最后,基于信息处理技术的办公自动化系统,可以分别建立内部网络和内部网络,一方面保障了本企业的信息和数据安全,另一方面也加强了与外界的沟通合作,提高了企业的市场竞争力.

(四)广泛应用视频技术实现“面对面”交流

随着计算机技术与网络在办公室的普及,打破了企业办公条件的限制,员工可以不必局限在办公室里进行办公.然而,这种情况会减少员工之间的交流,也不利于公司决策和理念的上传下达.计算机技术在数据压缩和可视化方面的迅猛发展,很好地解决了这一问题.运用先进的视频技术,在高清视频摄像头面前,人们可以轻松实现“面对面”的交流,不仅很好地解决了场地问题、也节省了办公时间.这种先进的无线信息传输模式在大型跨国企业和连锁公司中发挥的作用尤为重要.

二、计算机信息处理技术在办公自动化系统中的应用

目前,我国办公自动化系统中,广泛应用的信息处理技术包括以下几种:

在信息化时代,Web2.0技术在办公自动化系统中被广泛应用.基于计算机信息处理技术的Web2.0软件,能够开发广泛的交流平台,加强企业内部之间以及企业与外部的交流沟通,实现坐在办公室里就知晓天下事、结交天下人,大大提高了办公效率,促进了企业的发展.

B/S的结构模式具备可以通过网页浏览器直接登陆的特点,避免了在客户端另外安装软件的麻烦,提高了工作效率.同时,系统还可以针对不同的用户群划分权限,限制不同的人进入工作页面的范围,保障了用户的操作安全,实现系统安全运行.

B/S的结构模式是由三层体系结构的C/S模式组成的:第一层是接口,是联结操作者与整个系统的桥梁,操作者通过相应的操作应用程序,与浏览器软件建立联系,输入自己的请求或者指令,并等待回复,第二层是后台的Web怎么写作器,它接收来自第一层的指令并通过相应程序将处理或者回复的结果传送到接口端的浏览器,使操作者获取自己想要的信息,第三层是数据库怎么写作器,它自身能够完成数据的存储和提取工作,与Web协作,可以处理来自不同怎么写作器的信息.

B/S的结构模式具备资金投入较少、操作简单便捷、技术要求不高等特点,同时还能实现局域网与广域网之间的高效转换,是构建办公自动化系统的首选.

LotusNotes/Domino具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善的安全机制,在办公自动化系统中发挥重要作用.

Notes是基于文档型的、分布式的数据库应用,是一种公文流转系统,是整个办公自动化系统的基础.

在办公自动化系统的很多业务流程中,都体现工作流.工作流的目的是实现人与计算机交互时间结合过程中的自动化.在办公自动化系统中,每一项工作以流程的形式,由发起者发起流程,经过本部门和其他部门的处理,最后到达流程的终点.目前很多企业都是通过建立共享模型来实现工作流:

1.在共享模型中,将工作流程的全部信息放在怎么写作器上.

2.通过数据库来记录工作流程中的主体信息,如文件标题、撰写人、所属部门等.

3.流转状态信息,如待审稿、待会稿、待校对、待签示、已发文、已存档等.

4.每个用户根据自己的工作职责和用户权限,对流转状态信息进行相关的处理和操作.

公文流转状态信息变化的过程,也就是公司成员对公文的发起、处理和记录的过程,体现着公司成员的工作流程.

(五)电子签章技术

在进入办公自动化时代之前,企业各部门都是通过在纸质文档上加盖发文部门的签章来证明文件的来源,保证文件的真实性.基于信息处理技术的办公自动化系统,取缔了传统的纸质文档,利用通过网络进行文件传送.在此过程中,如何保证文件来源的可靠性,和文件在流转过程中的始终如一性,成为办公自动化系统要解决的一个重要问题.在很多企业的办公自动化系统中,引入了电子签章系统,通过电子印章的方式,对word或者excel形式的文件进行签章,确保文件从签发、到流转再到存档过程中的真实性、有效性和完整性.与此同时,很多企业通过保留流转中的文档的修改记录的方式,来进一步避免文件在流转过程中被篡改或删减.

三、结束语

综上所述,信息处理技术在办公自动化系统中的应用,大大提高了办公效率,降低了办公成本、提高了企业的市场竞争力,进而促进了我国整体经济发展和社会进步,可谓意义重大.我们要继续加强信息处理技术的研发与应用,将信息处理技术与办公自动化系统紧密结合起来,引发办公室里新一轮的“技术革命”.