中国石油电子公文系统应用与管理

【摘 要】近年来,电子公文系统在中石油内部广泛普及和应用,系统的重要性日益凸显,已逐渐取代传统的纸质公文,成为公文上传下达的主要途径.本文立足中石油长庆油田分公司OA系统运行实际,从电子公文系统桌面标准化软件安装、规范化收发文操作、常见问题解决办法等方面入手,研究探索出了一套适合国有企业的操作性强、简洁实用的运行机制和操作方法,有效提高了电子公文流转质量和效率.

【关 键 词】电子公文系统；收文操作；发文操作；故障排除

中国石油电子公文系统（以下简称OA系统）是信息化建设项目的重要组成部分,是中国石油天然气股份有限公司生产、管理决策信息高效沟通的平台.自2004年2月16日至2006年9月26日,经过系统开发、试点、推广3个阶段,建立了统一的OA系统,完成了在股份公司两级机关及大部分基层单位的实施工作,同时与其他项目组共同建立了统一的即时消息系统和统一的手机办公平台,拓展了OA系统的使用外延,应用上取得了显著的效果.OA系统的建立应用,建立起总部与地区公司之间及机关各部门之间高效沟通的渠道与平台,实现了零距离发送,推动股份公司整体办文方式转变,初步实现无纸化办公,降低公文运行成本,规范了文件的运行程序,提高公文的运转质量和效率,应用计算机技术提升管理水平,为公司树立良好形象.

长庆油田分公司储气库管理处从2007年3月即启动了系统建设工作,先后完成了客户端安装、流程完善、系统配置、角色分配、人员培训等工作,同年9月系统测试合格后正式上线运行.经过不断的摸索和实践,系统流程不断改进和优化,应用效率和质量显著提升.2012年1-7月份,通过OA系统收、发文件比例分别达到100%和99%,电子公文已取代传统的纸质公文,成为公文上传下达的主要途径.目前,系统整体运行状况良好,流程设置规范、合理,公文流转顺畅,满足了我处日常各类公文流转需要.但在系统运行过程中,还存在着收文处理不及时、发文操作不规范等突出问题.对此,我们经过认真的分析研究,总结出了一套操作性强、简洁实用的运行机制和操作方法.

1.桌面标准化程序安装中的注意事项

在安装桌面标准化软件前,应先卸载本机中已安装的office软件,后按照提示逐项安装.NetFramework1.1、Office2003及补丁、权限管理客户端、设置注册表信息、方正字体等软件,在“修复安装”时对安装顺序不做严格限制.

安装过程中的难点是office2003的安装.启动安装安装程序后,在“安装类型”窗口中必须选择自定义安装；在“自定义安装”窗口中,Word必须安装,在“高级自定义”窗口中,必须选择MicrosoftOfficeWord下.NET可编程性支持,还必须安装所有的Office工具.

桌面标准化软件安装成功后,有时会出现正文打不开、点击“进入编辑状态”出错等现象,此类问题一般都会在股份公司编写的《电子文件系统常见问题解答》中涉及到.在实际操作中,用户常常还会遇到正文无法显示方正字体的现象,我们在实践中发现：在C:\Windows\Fonts中,将已安装的所有方正字体删除,重新在桌面标准化软件中选择“安装方正字体”即可解决该问题.

2.电子公文系统标准化收文操作

2.1收文流程概述

我处目前有3个收文流程,电子收文主要通过自动收文和手动收文2种途径.

2.2存在的问题及原因分析

我单位作为一家国有生产企业,一线生产单位岗位员工实行倒班制,在正常工作日内,总有部分员工轮休或不在岗,加之我处下属各单位文件处理人员均为,操作水平和技能参差不齐,这些因素都给电子公文的及时准确流转带来很大挑战.

2.3经验和做法

针对国有生产型企业普遍存在的这些问题,我们立单位实际,积极开动脑筋,拓展工作思路,广泛征求意见,探索出了一套简洁实用的公文处理方法,显著提高了公文流转的质量和效率.我们的工作经验和主要做法有9条：一是文书人员坚持每半小时对OA系统等文件来源部位进行刷新、查看,确保了各类公文在第一时间得到处理.对于在OA系统中收到的与我们业务不相关的文件,文书人员认真审核把关、及时办结.二是在全处推行统一、规范的办文用语,统一了全处收文流程及传阅件处理方法,使办文工作逐步走向标准化、规范化、便捷化.三是努力推广普及Communicator2005等即时提示软件,大大提高了办文效率.四是跟踪检查公文流转进度,并采取实时催办、定期通报、月度经济考核等措施加大督查督办力度.五是专门建立了“企业文书工作交流群”,与处属各单位文件处理人员保持沟通,对重要文件、紧急文件进行实时督查督办.六是对需要办公室人员承办的公文,直接以“个人承办”流程代替“部门收文”流程,减少了公文流转环节.七是对所有文件在办结前均进行一次全面检查、确认,确保各项任务准确无误的完毕.八是在出现人员、机构变更时,第一时间在OA系统中进行同步更新,有效杜绝了由于系统角色变更不及时,带来的办文滞后问题.九是针对人员不在岗问题,通过告知、发送传真或电子邮件、系统内个人授权等方式,及时汇报文件内容,并协助处理公文,保证公文流转渠道畅通、迅速.

3.电子公文系统标准化发文操作

3.1发文流程及发文操作概述

我处OA系统目前有14个发文流程,常用的发文文种有：决定、通知、请示、报告、简报、会议纪要、督查通报等.

3.2存在的问题及原因分析

通过OA系统发文,拟稿人员不仅要对系统发文流程有清晰明确的认识,而且需要熟练掌握公文格式、内容、写作方法、适用范围等知识.但由于我处大多数拟稿人员均非文秘人员或文字工作者,起草的公文整体质量偏差.

3.3经验和做法

针对发文中存在的问题,我们以提高员工队伍整体业务水平为切入点,制定下发了《储气库管理处公文处理管理（实施）细则》,对公文的种类、格式、行文规则等做出明确具体的规定,使公文处理做到有章可循、有据可依.定期组织开展OA系统操作专题培训,提高了全处整体公文处理水平.并在办公室核稿过程中,对公文的格式、内容严格把关,认真帮助和指导拟稿人员做好流程选择、公文起草、主题词标注等各项工作,将培训工作拓展到了日常工作和实际操作中,广大员工文字写作水平和公文处理技能得到迅速提高.办公室人员在规范全处发文工作的同时,还注重在自身工作中积极探索、挖潜增效,对于由办公室人员起草的公文,略去“部门负责人审核”等繁琐流程,减少了重复审批环节；将篇幅较小的附件通过添加“附件标签”,直接附在正文后,提高了公文阅读效率.此外,对联合行文采用并行会签的方式,并以主办单位的名义发出,妥善解决了系统中无法联合行文的问题.

4.电子公文系统运行管理

为管理好使用好OA系统,我们专门建立了电子公文处理和归档等制度,明确了电子公文的归口管理部门、种类、格式、行文规则、发文和收文、归档等工作流程.完善了电子公文处理的组织和人员,在处长办公室设立了一名专职文件收发管理人员,处属各单位各设一名部门文件管理人员,形成了以处长办公室为核心的管理体系.建立了公司-厂级-部门技术支持保障体系,选派了3名理论知识扎实、操作经验丰富的员工,组成技术保障小组,通过现场指导、解答、网络远程协助等方法,帮助解决员工在日常操作中出现的各类问题,保证了我处OA系统健康、平稳、高效运行.　[科]