高校办公自动化现状

摘 要：随着信息技术的日新月异,办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展,成为现代社会的重要标志.建立安全、高效的办公系统可以大大改善学校的教学、科研与管理的基础环境,而且.高校行政管理办公自动化系统的建设和应用情况在一定程度上反映出了学校管理现代化的水平.因此研究高校办公自动化现状对于提高高校工作效率有着重要的意义.

关 键 词：办公自动化；现状；研究；高校

1.研究背景

办公自动化是信息化建设的一部分,是一项利用信息资源,用以提高生产和工作的效率,并能辅助决策,求取更好经济效益的综合技术.自以电子计算机诞生为标志的现代信息技术在大学校园逐步得到应用以来,信息化就一直伴随着大学校园的成长过程,并一直推动着高等教育的发展.它不仅带来了教育形式和学习的重大变化,也使高校在管理观念、运作方式等方面发生了革命性的改变,使大学校园迈入全新的网络信息时代.

2.高校办公自动化现状研究

随着社会的发展、高校教育体制改革中伴随的高校管理及运作模式的改变、信息技术的突飞猛进以及现有系统存在的问题,都对高校行政管理办公自动化系统提出了新的要求.

2.1办公自动化系统的内涵扩大

不断发展的办公自动化技术,如通信技术、网络技术、多媒体技术等,使得研究和开发新型的、网络条件下的办公自动化系统,以适应工作需要的问题就摆在我们的面前.

2.2高校行政管理工作出现新的变化

学校领导因工作需要经常要出差,但是又有必要随时了解学校信息以便及时做出决定,这就要求高校要拥有网络化的办公自动化系统,可随时随地连接到Intel并接入学校的办公系统,实现真正的移动办公.

3.高校办公自动化建设中出现的问题

由于高校信息化是一项新鲜事物,国内外都没有成熟的理论和通用的模式,因此在高校行政管理办公自动化系统的建设过程中存在不少问题.

3.1信息孤岛

由于办公自动化系统的开发和引入往往分散进行,应用系统建设各自为政,使信息被封存在不同的应用平台和数据库中,定义和采集相互独立,信息难以交换,从而形成了许多信息孤岛,大量有用的信息分散在各个“死角”.信息缺乏有效的共享,对整个学校应用系统的效率和准确性都产生了重大的影响,而建立一个高效的办公自动化环境,首要条件就是保证信息的畅通无阻和高效利用.

3.2应用孤岛

大部分办公自动化系统难以与学校其它部门的系统紧密集成,使得学校内部各业务系统相互独立、数据不一致,信息共享程度不高、管理分散,工具落后、管理维护工作量大,各部门各系统往往形成一个个“应用孤岛”.各应用系统之间无法直接访问相互间的数据和功能,学校需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换,以获取相应的信息进行分析,造成资源浪费和重复劳动,学校的运作和管理效率大大下降.

3.3资源孤岛

学校内部各部门之间的协同,在这个新信息时代越发显现其重要性.学校必须建立一个动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境,从而使得学校内部资源管理者、教职员工和外部资源伙伴能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化.

4.提高高校办公自动化建设水平的对策

4.1要从整体角度进行办公自动化系统建设的规划

办公自动化系统的建设必须在综合考虑学校信息化建设的现状与需求的基础上,从全局和整体的高度规划学校信息化建设的方针、策略、发展规划与实施计划,全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设,按照规划协同地推进学校的办公自动化.

4.2系统的数据共享问题

高校行政管理办公自动化系统中的主要信息包括教职工信息、学生信息、科研信息、财务信息、校产信息、学校综合信息等几大类.这些信息来自学校的各职能部门,并为各部门共享.由于各职能部门职能不同,使用信息的侧重点也不同,因此应该使用多个怎么写作器对信息进行分类集中管理,使多个应用系统通过各个节点的怎么写作器来完成各自系统的功能,达到信息资源共享.

4.3系统的安全问题

高校行政管理办公自动化系统的安全性,除了要有一套完善的软硬件安全设计外,还要有完整的运行管理体系和安全保密制度.办公自动化系统安全的具体技术有:信息加密算法和数字签名技术、计算机病毒及其防治、计算机网络防火墙技术、身份识别技术等.加强管理制度也可以对办公自动化系统的安全起到保护作用.具体措施有:制定系统安全目标和具体的管理制度,对办公自动化系统及其信息划分密级,执行有关的访问限制,机密信息不得在系统里进行加工、存储和传递,对重要的数据和文件要定时、及时备份,采用用户识别、分级授权、存取控制等成熟的安全技术等.

4.4系统的开发和应用需要领导的重视和工作人员的支持

系统的开发和应用必须得到学校领导的直接指导和参与.高校行政管理办公自动化系统的实施是一项系统工程,成功与否很大程度土取决于领导是否重视,领导的重视和参与可以充分调动各方面的积极性.另外,该系统是一个整体,要充分发挥其作用,主要领导必须亲自参与.

4.5加大对办公自动化专门人才的培养,重视软件的二次开发

办公自动化系统的开发、维护、使用需要一支专业技术队伍.办公自动化建设中不仅需要专业技术人员,还需要既懂技术又懂管理的复合型人才.而且在软件开发过程中,人们不可能将各种情况都考虑到,随着系统的推广应用,一些问题也逐渐暴露出来,需要对软件进行升级或改造.因此培养专业的技术队伍也正是办公自动化软件的二次开发所必须的.

高校行政管理办公自动化系统的设计和应用是一项比较复杂的系统工程,必须在充分细致调研的基础上,进行填密的分析,要根据自身的需要,不断完善系统功能,以保证系统的顺利实施和发挥应有的作用.如何充分利用高校校园网资源,改进高校的办学条件、加快学校信息化建设,是所有高校今后长期面临的一个问题,如开展网上教务管理、网上人力资源管理和网上校园文化建设等.