文书档案的计算机管理

摘 要：文书档案计算机管理是指将计算机办公自动化与文书档案管理有效的结合在一起,从而成为一个主体.随着文书档案管理水平的提高,实现办公自动化一直困扰着各级领导.文书档案管理是一种条理清晰且规律性极强的管理机制,建立一套完善的计算机文书档案管理体系能极大地提高管理者的工作效率,从而大幅度的减轻工作管理人员的劳动强度,同时,文书档案管理还对科学系统化的管理工作起到了一定的推动作用.

关 键 词：文书档案；管理体系；办公自动化；工作效率；操作性能

中图分类号：G275.2文献标识码：A文章编号：1000－8136（2012）17－0105－02

文书档案记载了社会发展的进程,客观的反映了领导对问题的决策能力、处理能力,以及政府机关对进本建设的研究开发等发展过程和劳动成果,它是档案管理工作的重要组成部分.随着信息化时代和网络技术不断发展,计算机基础应用已经渗透到了各行各业的各个领域,文书档案管理也不例外.同时,文书档案管理优势是企事业单位管理工作中的重点,计算机一体化的档案管理,是时代脚步发展的必然趋势,与此同时,计算机一体化管理系统有着人工管理无法比拟的优势,当然,计算机一体化文书档案管理也存在一些漏洞,本文就针对计算机一体化管理的优点和漏洞进行相关的论述.

1计算机一体化文书档案管理的优势

计算机一体化文书档案管理,是信息科技发展需要必然存在的一种管理方式,它是随着时代脚步不断进步产生的必然品,具有老式人工管理无法比拟的优势,比如,查找方便迅速、可靠性高、存储量大、成本低等.这些优势能大大的提高文书档案管理的工作效率,提高管理者的水平,也可以使档案管理工作更加科学化、系统化、正规化.

1.1计算机一体化文书档案管理的便捷性能

在以往的文书档案管理中,工作人员几乎都是进行原始手工操作收集整理文档,这必须要求字迹工整、清晰明了、分类统计且百分百无误,这样的管理机制不仅费时而且费力.而在计算机一体化发展的今天,在应用了办公软件对档案管理进行处理之后,文件的收集、储存、分类以及统计审阅环节变得简单、方便、快捷.当计算机在检索档案时,不需要把要查找的文书档案转换为系统编制代码,而是直接查找与文书档案相关的关 键 词和主题就能很快地查出需要找寻的文书档案.利用计算机一体化文书档案管理,还可以辅助档案管理人员进行快速整理、快速组编以及更快的组件目录,其速度是以往原始人工操作无法比拟的,同时计算机一体化文书档案管理又极大的减小了工作负荷.

1.2文书档案和文字信息充分的享受到了共享与交流

在以往的人工操作管理中,各大企业单位由于不能得到信息共享,促使大量的重要、非重要信息闲置,不仅造成了资源浪费,还增加了信息查找难度.在运行了计算机一体化文书档案管理系统之后,文书档案管理已经深入到了文件级别,由单一轨道的发展变成了一种体制性的管理机构,它能有效的对档案内外特征进行合并处理.随着计算机网络的飞速发展,文书档案管理已经发展到了档案信息与载体分离的阶段,同时还能与其他的信息系统建立共享,从而提供一种多元化的信息检索过程.这就大大的提高了文书档案管理工作的质量和工作效率,可以确保极高的检索基准,还可以不受空间的限制,通过网络平台了解多部门的档案内容,即工作重点以及信息动态.

1.3计算机一体化文书档案管理的可操作性与稳定性

相比原始的纸质档案载体,电子文件的使用寿命要长很多,纸张的耐久度取决于纸张的材料质量,在高温、超时等氧化的作用下,就能发生水解和氧化反应,这样的情况一旦发生,就会给文书档案带来极大的损失,同时也会给社会造成极大的危害.但电子文件不同,存储读取系统设备的更新换代,促使计算机领域出现了不同的、多元化的电子载体,如,小容量的U盘,以及大容量移动硬盘等,这些载体的特点使存储读取快捷,更有利于文化传播,同时这种载体的存储量大,存储时间长稳定性高,不易被破坏.

1.4计算机一体化文书档案管理提高的便利条件

实行计算机一体化文书档案管理机制体系,可以使管理人员不必进入文档库区,直接在计算机上操作,同时查阅文件不需要直接触碰原始的档案载体,这样就有效地避免了文书档案的损伤,延长了原始文书档案寿命,甚至使各国网络平台打破了限制,从而查阅更多的文书档案.

2计算机一体化文书档案管理存在的问题

凡事有利必有弊.计算机一体化文书档案管理也不例外,计算机一体化文书档案管理虽然具有原始手工管理无法超越的优势,同时也存在着一定的问题,比如,网络安全,它是影响文书档案管理的重要问题,给文书档案带来了一定的安全隐患.

2.1计算机一体化文书档案管理存在的保密性隐患

计算机一体化文书档案管理体系出现后,内容发生了多元化的变换方式,从而失去了文书档案的固定管理形式,间接的促使文书档案的安全性和保密性变得极其薄弱.文书档案内容变得易于修改,同时改动后不保留任何的痕迹.社会上已公布了一些网络技术可以防止伪造电子文件和在原稿上修改,但其内容发生变化的依据始终比原始纸质的文书档案要多得多,从而需求者想要把握住文书档案内容的原貌要困难得多.计算机一体化文书档案管理不具有一定规律的文字表现方式,人们可以根据需要用不同的方式将电子文件导出,却无法分辨出其文书档案的原始性,也不能根据一份电子文书档案的印章和签名就判断文书档案的真伪.这些,足以充分的说明计算机一体化文书档案管理存在保密性隐患.

2.2计算机一体化文书档案管理的网络安全性隐患

随着计算机的发展趋势以及网络用户的增加,计算机一体化文书档案管理的安全性和可靠性受到了质疑,一般人认为,构成计算机网络安全的主要威胁有：计算机病毒、入侵、来自于档案管理内部的攻击以及信息泄密和信息篡改.

3计算机一体化文书档案管理漏洞应对办法

3.1完善计算机一体化文书档案管理的标准化程度

通过进一步的研究电子文件特征,对各个关节进行解析,

从管理角度确保文书档案的真实性、安全性.

3.2将完善计算机一体化文书档案管理的网络安全作为首要任务来抓

在计算机主题网络与外部链接网络之间设置隔离区,以显现保护办公自动化网络的安全.

3.3提高档案管理人员的综合素质

通过改善档案管理环境,从人工入手,增加技术人员,并对其进行定期培训,用来提高档案管理人员的实际操作水平.从而适应现代计算机网络发展,并且拥有创新理念的思维方式.

4结束语

综上所述,计算机一体化文书档案管理的发展过程任重道远,要应对实际经验操作来逐步完善计算机一体化文书档案管理机制,从而将计算机一体化文书档案管理工作做到最好.