高校办公自动化建设

点赞:32675 浏览:154957 近期更新时间:2023-12-28 作者:网友分享原创网站原创

摘 要:通过探讨高校建设办公自动化系统的积极意义,阐述了当前高校办公自动化系统建设中存在的问题,提出了建设的对策,强调要学校领导要高度重视,着力制定办公自动化相应的制度,合理配置软硬件,重视系统后续的开发,并对未来提出了展望.

高校办公自动化建设参考属性评定
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关 键 词:高校;办公;自动化;系统建设;

中图分类号:TP317.1文献标识码:A文章编号:1007-9599(2012)06-0000-02

在信息社会,互联网的应用正逐渐深入,政务办公自动化建设正如火如荼地开展.现在,不少高校也逐步认识到办公自动化建设的重要性.建立了办公自动化系统,高校才能对日常政务教务办公、院校管理等工作给予更高的支持.所以,探究我国高校办公自动化系统建设问题,分析存在其中的问题,对于得出适合我国高校现实状况的办公自动化建设具有积极的意义,有助于进一步推动高校信息化建设的步伐.

一、高校建设办公自动化系统的积极意义

在高校常规的管理工作中,行政管理方面的重要枢纽和窗口就是办公室工作.以往,高校办公室的劳动方式主要以人力为主,日常政务事务的处理庞杂、繁琐,且办公过程中工作重复性大,疏漏处多,为着力探寻提高行政办公效率的有效途径,建设办公自动化系统就更具有现实的积极的意义(详见下表):

二、当前高校办公自动化系统建设中存在的问题

(一)工作人员不能转变思想,以适应的办公自动化系统的模式.高校中,传统的手工文件处理方式已经延续了几十年,大部分办公室的工作人员已经习惯了传统的办公套路.在早期的办公自动化系统建设后,办公室工作人员对办公自动化系统的作用,往往理解不够深入、不够全面,没有足够的认识和理解使用办公自动化系统的紧迫性,必要性和便利性,惧怕困难,心存怨恨.造成了办公系统软硬件资源、研发投入的闲置、浪费,阻碍了办公自动化系统应用的正常进行和有效推广.(二)办公自动化系统和实际需求方面存在较大的偏差.开发或购写的办公自动化系统要在建设初级阶段充分考虑到本单位的具体情况和可变因素,要留有以后软件维护和升级的余地.除了少数高校有强大的办公系统研发队伍,足以开发自己的办公自动化系统,但现在,绝大多数高校办公自动化系统软件的开发,都因为不同的高校在购写办公产品、下发文件、审计和其他行政办公室方面有所不同,而开发的系统也有所不同.为紧跟大学发展,新办公系统的功能要求方面会进一步深化,办公自动化系统与工作的实际需要实际操作有一定的偏差.影响了整体办公自动化系统效能的发挥.(三)传统办公模式与办公自动化系统的衔接、过渡还存在一定问题,还有一些隔阂.目前自动化系统的建设,在国家层面来说,还没有统一的标准,尚未形成有效的规章制度的约束机制和规范管理,文件的审核、签批等涉及到电子签名、电子印章的隐私、保密、有效和法律等问题,其使用的有效性受到质疑,目前文件签批仍以纸质为准,在推行办公自动化系统的初期,甚至相当长一段时间内,仍需要保留办公自动化系统和传统办公系统并行的方式.行政管理系统的工作量并未明显减少,理想化的大面积应用和普及还有很长的路要走.(四)管理方式上无法紧跟办公自动化系统的时代需要.办公自动化系统是一个重要的科学化和规范化的系统管理.相同的办公自动化系统正在运行在一些学校也不能有效地应用,其根本原因在于缺乏管理,制度不健全.(五)网络安全问题有待进一步优化.办公自动化系统和互操作性的国际互联网络,办公自动化系统信息安全问题日益突出.作为一个客观存在的各种网络漏洞、操作系统后门、网内等安全问题,办公自动化系统正面临着各种各样的木马感染和攻击的潜在威胁,甚至机密资料的安全性,互通性,在学校内部读取、审核等,这些实际问题,对办公自动化系统造成了一定的潜在风险.

三、高校行政管理办公自动化建设的对策

(一)学校领导要高度重视,相关部门要统一认识.大学行政办公自动化成功的实施和学校领导的重视程度有非常密切的关系.高校办开展公自动化建设应建立学校领导直接负责制,并担任办公自动化建设领导组组长.这样,学校领导参加了办公自动化项目的建设,真正了解了学校的办公自动化,这对决策学校的发展有直接的必要性.

(二)制定办公自动化相应的制度.办公自动化与一般的管理软件不同,其中电子文档处理有着较强的法律效力,但中国目前还没有这方面的立法.办公自动化系统的正常运作,要有健全的监管框架以保护.

(三)合理配置软硬件,重视系统后续的开发.在系统运行的实际应用中可能采取的措施已经改变,因此有必要进行二次开发.同时,在系统开发中,考虑到所有情况是不可能的,在系统应用的过程中会逐渐显现出来,这就需要升级或修改.因此,无论是购写成熟的系统或自行开发的系统,应注意系统的二次开发.

(四)加强对办公自动化专门人才的培养.办公自动化是一个涉及多学科知识的综合性学科,它的建设涉及到更广泛的科学知识和综合协调,这就对办公自动化人员提出了很高的要求.因此,在办公自动化的发展、维护和使用的过程中,学校需要专业的技术人才队伍.

(五)加大办公自动化培训的力度,提高行政管理人员的素质.大学的行政办公自动化的管理人员必须具备必要的管理能力和计算机技能.因此,高校应加强管理队伍的培训,以提高管理质量.在训练中,应该为所有类型的用户制定不同的使用标准.


四、结语

综上所述,高校办公自动化化建设是学校建设的重要基础工作,实行办公自动化可以提高办公效率,节约办公成本.但全面实现办公自动化是一个基本的、长期性和艰巨性的工作过程,我们需要实践、不断探索,进一步完善管理体系,全面提高学校的办公自动化管理、应用水平,以最终实现办公自动化的真谛.