高校毕业生档案管理

摘 要：随着近年来我国高等教育的快速发展,大学录取比例逐年升高带来的学生人数增多,以及日益复杂的毕业生就业情况,都改变了大学毕业生档案管理工作新的外部环境,同时,也给大学毕业生档案管理工作带来了新的挑战,暴露了毕业生档案管理工作中的一些问题.本文主要探讨学生档案管理的内容、存在的问题和解决办法.

关 键 词：高校,毕业生、档案管理,内容,问题,解决办法

高校毕业生档案是学生在校学习期间德、智、体等几方面情况的写实记录,是人事档案的基础,是一个人历史的记载.其材料应该是原始的,内容应该是真实齐全的.但是,目前在毕业生档案管理中还存在不少问题,甚至危机到学生档案的可信度,给毕业生走上社会增加了不必要的困难.如何做好学生档案管理工作,使学生档案起到应有的作用,是高校毕业生档案管理工作者要思考的问题.

一、高校毕业生档案内容

高校毕业生档案主要包括新生进校时上交的高中毕业学籍档案、新生入校时填写的新生基本情况登记表、学生在校期间哥们课程考试成绩表、学生在校期间各种表现情况的记载（如学期鉴定表、综合测评评审表、评优评奖情况登记表、学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料、学生受处分及撤销处分的决定、毕业生登记表、及有关认识、检查等相关材料,档案里的这些材料是毕业生就业及今后各用人单位、各级组织选拔、任用、考核的重要依据.

二、毕业生档案的目前主要存在问题

1、学生档案管理体制不完善,管理不规范：学生档案是学校档案的一个分支,但是,学校往往较重视教学和其它管理的档案工作,对于学生档案工作的重要性没有认识到位,在专职人员配置检查监督和指导上存在不足,管理体制明显不完善.档案管理不规范：档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度,无论是学生在校期间还是学生毕业后的整个档案管理中都存在不严格现象,收集归档工作不及时被动；另外管档人员在管理上流于形式,仅充当档案保管员的角色,对学生档案进行不规范的操作,导致档案内容不全,管理混乱等问题,影响了认识档案管理的严肃性,降低了人事档案的工作效率,

2、毕业生对自己的档案重视程度不够：一些毕业生认为自己的档案到了单位就没什么用了,对人事档案重要性的欠缺认识,不仅阻碍了毕业生未来的职业发展,更影响人事档案在人力资源中所起的作用.

3、档案管理人员的素质有待提高：目前档案管理人员缺乏创新意识,不会或不懂得使用新方法新思路管理档案.

4、档案管理手段落后：目前高校档案管理部门的管理手段还是比较落后,即使使用计算机管理,也仅限于把名字与档案号输入、输出与检索的管理,计算机现代化的管理的潜力完全不能发挥出来,并没有从根本上改变手工操作运转慢,效率低的问题.

5、大量的毕业生档案滞留母校,给高校的学生档案管理工作带来巨大压：由于高校毕业生就业形式的变化,毕业生就业难以一步到位,其户籍档案和个人档案允许在母校保留一至两年,因此,大量的毕业生档案并没有随毕业生的离校而减少,相反的,年复一年,日积月累,越来越多的学生档案给本来就紧张的档案库房和匿乏的人力物力带来了巨大压力.另外在高校进行改革,毕业生自主择业的背景下,高校为了降低办学成本,违规让毕业生个人档案自带,然而毕业生档案意识淡薄,不愿自带档案,这样就把大量的毕业生档案遗留在了原就读高校高校面临这些毕业生档案,进退两难如果加强保管,这些文档有可能成为永久性存放,并且无人利用的闲弃档案,如果不保管,说不定哪一天毕业生会回校索取本人档案,这些档案就成为高校学生档案的疑难问题,

6、档案保管和转递过程中出现的损坏或遗失,给学生就业和今后的调动、晋升造成无法挽回的损失：档案管理人员的不稳定,个别档案员的责任心欠缺,档案收集和保管过程中难免失误,造成学生档案的损坏或遗失,学生就业不能一步到位,档案转递出现几次转递现象,甚至有的学生自带档案,几经周折出现损坏或遗失,都是造成损失的重要原因.

7、学生档案的来源广泛,收集整理不规范：除一部分来源于教学管理部门外,主要来自各系和学生本人.这部分材料数量庞大,涉及内容多与学生素质有关.因此,单从人事或教学方面考虑学生档案的归属,很容易造成档案材料收集的片面或重复,不利于学生档案的完整和统一.毕业生的档案从收集的内容到看,有的学生是团员,可档案中缺少入团志愿书,是党员的缺少入党申请书和转正报告；有的学生缺少初、高中毕业生登记表；有的学生在就业推荐表奖励一栏中,写着受过不少奖励,但在档案中却没有这些奖励材料；甚至有的学生的《毕业生登记表》中缺少学校公章.材料不全,容易造成材料不实的印象

三、对毕业生档案存在问题的解决办法

1、领导重视是关键：各学校领导要像抓教育业务一样,认真、严格按照《档案法》的要求,规范档案材料,要本着对学生、用人单位极端负责的态度,重视学生档案工作,抽出一定的时间定期检查本校的学生档案工作,对不符合档案法规定的做法及时纠正.

2、加强对毕业生档案的科学规范化管理：要制定相关的高校学生档案管理的工作制度和工作章程,使档案管理工作达到科学化、系统化、规范化的标准,另外还要实行专门统一的管理,加强收集工作,保证毕业生档案内容的完整性.

3、提高档案管理人员的业务素质,确保档案材料的质量：要注意加强干部档案工作队伍建设,选择政治上可靠、作风正派、责任心强的员从事档案工作管理工作,注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性.学校在印制各类表格材料时,在材料下方注明一律使用钢笔或毛笔书写,或者下发表格材料时,告知学生一律使用钢笔或毛笔书写.

4.加速学生档案的网络化管理：随着信息化社会的到来与办公自动化的普及,高校毕业生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加,传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要.高校档案管理人员要与时俱进,不断改变观念,更新管理意识,勇于实践,敢于开拓创新,充分利用新技术、新设备,有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化.要使学生档案全部纳人网络管理库,管理人员必须积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统,加速档案管理的现代化的步伐.

5、提高对毕业生档案工作重要性的认识：加强宣传力度,提高毕业生对其档案重要性的认识,要让学生充分认识到,毕业生档案并不是可有可无的,它对毕业生今后得就业、生活方面都有及其重要的影响,它不仅反映毕业生的综合素质,也是企业或用人单位选拔人才的重要依据.

6、教育学生改变传统的就业观,争取“先就业再择业”：鼓励学生面对现实,降低就业的期望值,到基层去,到人才相对缺乏的中西部地区去,先就业再择业.对已就业的毕业生,要严格学生档案的转递程序,杜绝学生自已携带档案,减少学生档案的流通环节,避免学生档案的损坏和遗失.

总之,做好毕业生档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,也是我们高校档案管理工作者义不容辞的责任.