基于计算机Word办公软件的操作流程

摘 要：随着信息技术的迅速发展,Word办公软件已经普遍运用到人民的日常生活中,在提高用户计算机操作水平的同时,还为人们的日常工作带来了方便.在此,该文对计算机Word办公软件的使用及其操作流程,做以下论述.

关 键 词：计算机Word办公软件；使用方法；存在问题；操作流程

中图分类号：TP37文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)09-2064-03

随着计算机的迅速发展,电子办公已经普遍运用到人们的日常生活.在这些常用的办公软件中,人们能够熟练的应用OFFICE办公集成软件,却无法掌握Word办公软件,甚至一些人无法认识到Word的重要性与操作的相关优势,在影响自身办公效率的同时,还直接浪费了大量的网络资源.由此可见,掌握一定的Word操作技术,不仅能提高自身的办公效率,同时还能科学的缩短办公时间,为其下一步的工作奠定结实的基础.在此,该文从计算机Word办公软件的使用以及具体的操作流程等两个方面出发,对计算机Word办公软件中存在的相关问题及完善措施,做以下简要分析：

1计算机Word办公软件的使用

Word作为一种常用的办公软件,在提高人们办公效率的同时,还保障了办公质量.一些人在使用的过程中,由于缺乏一定的操作技术,导致操作中存在大量的问题,在浪费办公时间的同时,还直接影响着自身的办公效率.针对计算机Word办公软件的具体使用步骤及功能,主要包括以下几个方面：

1）查找与替换功能:在使用Word办公软件时,文章中存在着大量的回车符号,甚至在粘贴其他文章时,也会存在着箭头向下的软回车符号.这些符号占用了Word的很大空间,操作人员若一个个的删除,不仅会浪费大量的工作时间,同时还会影响自身的工作情绪.针对这一状况,操作人员在复制完文章内容后,可以直接点击菜单,从对话框中找出“编辑”→“替换”这个选项,将“查找内容”设置为1,“替换为”这个框中选择空白,在操作完成后,点击“全部替换”就可以将文章中的软回车全部删除.这种方法在使用的过程中,只能删除软回车,对于主要的段落换行却无法及时的替换,这时,操作人员可以通过以下操作解决这一现象：首先,操作人员可以在菜单中找到“编辑”→“替换”,与之前不同的是,操作人员要在整个“查找内容”中输入1,而在“替换为”这一选项中输入“P”,在整个操作结束后,只需要点击“全部替换”即可.

通过上述两种操作不难看出,软回车是1,硬回车是P.操作人员在今后使用的过程中,可以通过灵活的设置来避免上述现象的出现.在节省Word操作时间的同时,还能提高操作人员的办公效率.

2）空格使用:办公人员在使用Word办公软件的过程中,在复制文章时通常会面临大量空格的状况.这些空格在影响整个文章结构的同时,还会占用一定的篇幅.办公人员在解决这一问题时,可以从以下几个步骤出发：首先,操作人员可以单击“编辑”→“替换”命令这一项,在弹出的对话框中找到“查找内容”这一项,并将准确删除的空格通过复制的方式粘贴到任务栏中；保持“替换为”这一选项的原有状态；在“收索范围”的整体列表在找出“全部”这一现象,并单击“全部替换”这一项,在短暂的时间内就能将文中的空格全部删除.其次,在一些需要增加空格的段落中,其操作方法与之前的删除方法几乎一样,操作人员在单击“编辑”→“替换”→“查找内容”后,输入“f”,“f”是任意字符的代表.在填写完这些后,直接点击“收缩范围”列表框中选择“全部”,最后点击“全部替换”即可.

3）段落重排：操作人员在使用Word办公软件的过程中,段落重排的核心功能在于将两个或两个以上的段落合并为一段,前后段落必须是存在的段落,而不是空段.在其具体操作的过程中,主要包括以下几个方面：首先,在每段的开头添加一些特殊标记,如：“＆.其次,打开“查找与替换”的对话框,并在“查找内容一项中输入“P”,并在“替换为”输入框中通过“高级→特殊符号→不问断空格”中输入“S”.最后,在上述操作都结束后,可以点击“全部替换”即能将所有的硬回车替换掉.

4）删除空行:一些新手在使用Word文档时,常常会复制一些文件,这些文件之间存在大量的空行,多数集中在每一个段落的后面.操作人员若一行行的进行删除则会浪费大量的时间,同时还会影响操作人员的办公效率.在其操作的过程中,通过一定的操作功能,也能将段落中的空行删除.具体操作方法如下：首先,操作人员在进行删除空行操作中,可以打开“编辑”菜单中的“替换”命令,然后将光标放在“查找内容”中,同时在输入框中输入“P”,或是在“替换”选项中选择“高级”按钮,将“特殊字符”放在“段落标记”中.其次,在完成上述操作后,在“替换为”这一栏中,将上述输入方式重新使用一次,在结束操作后点击“全部替换”的按钮,这样就能将这些空格直接删除.在整篇文章中,若出现许多空行的化,可以采用这一方式,将所有的空行删除.在节省操作时间的同时,还能提高操作人员的办公质量,使其全身心的投入到今后的工作中.

2计算机Word办公软件的操作流程

一些年龄较大的办公人员在使用Word操作程序时,由于缺乏必要的电脑操作水平,无法准确的对其进行操作,既耽误时间又影响工作质量.这对这一状况,该文结合着计算机Word办公软件的操作流程对其进行解决,操作步骤如下：

1）Word启动程序：新手在进行Word操作时,首先,从计算机的桌面中点击“开始”→“程序”→“MicrosoftWord”,通过这种操作步骤来启动Word.或者通过点击鼠标“右键”→“新建”→“MicrosoftWord”来启动.其次,办公人员在给Word命名时,可以双击Word文档的图标,将选好的文字输入到图标内,单击“确定”即可将其打开.最后,在打开一些扩展名不是.doc的文该文档时,操作人员可以单击鼠标右键,并从打开方式中选择用Word打开即可解决这一问题.

2）Word窗口结构：在整个Word视图中,主要包括“普通视图”、“web版式视图”、“页面视图”以及“大纲视图”四个方面,且在不同的视图下,有着不同的显示效果.针对一些需要打印的Word文档,操作人员可以使用“页面视图”进行操作,这样的显示效果与打印出来的效果是一样的.在不同的几种视图切换中,主要包括两种切换方法：首先,操作人员可以通过窗口下方得切换按钮进行视图切换；其次,在打开之后,操作人员就能在“视图”中选择所要切换的视图.

3）Word工具栏：在整个Word工具栏操作中,主要包括以下几个步骤：首先,操作人员可以在“视图”的菜单中的“工具栏”中找出相应的工具操作栏,或者在工具栏的任意位置单击右键,选择相应的工具栏.其次,针对一些没有显示的工具栏按钮,操作人员可以单击工具栏的右侧箭头,即可看到剩下的工具显示.再次,操作人员若需长期使用工具栏时,可以将工具栏拖出窗口,形成独立的操作窗口.在其操作的过程中,操作人员可以将鼠标放在工具栏的任意位置,通过拖动鼠标来移动工具栏.

4）新建文档：在新建文档的操作中,主要包括以下两个方法：首先,操作人员可以通过“常用工具栏”中的“新建空白文档”按钮建立.其次,在新建文档的过程中,操作人员可以通过单击“文件”中的“新建”选项来建立新的Word文档.

5）打开文档：操作人员在打开Word文档的过程中,常用以下三种方法：首先,操作人员可以单击“常用工具栏”中的“打开”按钮,在找到磁盘上要打开的文档时,双击即可.其次,在打开确定文档时,可以通过“文件”中的菜单进行打开.最后,针对一些最近打开的文档,工作人员可以直接单击“文件”菜单中的“最近文件”,通过这个窗口能够将最近浏览的文件一目了然,在节省查找时间的同时,还提高了办公效率.

6）保存文档：在Word文档保存的过程中,主要分为保存与另存为两种途径.在保存的过程中,操作人员可以直接单击“常用工具栏”中的“保存”按钮,或使用“文件”菜单中的“保存”选项.一般在文件第一次保存时,会弹出一些保存路径及文件名,用户可以根据自己的实际需求将其确定,在第一次过后不会在提示.在另存为操作中,用户一般在“文件”菜单中点击“另存为”的选项,与保存不同的是,另存为总会显示保存途径与保存地点.

3总结

综上所述,随着社会经济的迅速发展,计算机Word办公软件的使用,在提高办公人员办公效率的同时,还能保障办公质量.由此就需要办公人员熟练的掌握Word操作技巧,确保Word的使用功能顺利的发挥出来,以此来提高企事业单位的整体办公效率,为其今后的发展奠定结实的基础.