OA办公自动化系统

摘 ,要现在是一个信息化的时代,是一个发展变革的时代,企业要想在激烈的市场竞争中独树一帜,需要面对更大的风险.面对更为激烈的竞争时,应将快速应变、以人为本、最低成本、知识创新等条件作为企业追求的目标.联想集团曾倡导“企业信息化,从OA开始”,OA将会为企业带来前所未的惊喜.本文首先简述了OA办公自动化系统的概念,然后分析了OA办公自动化在企业办公业务中的应用,最后分析了OA办公自动化的发展趋势,旨在为企业提供优质的怎么写作,为企业创造更大的价值.

关 键 词OA办公；效率；趋势

中图分类号TP文献标识码A文章编号1673-9671-(2012)021-0152-01

OA办公自动化充分利用了各种信息,将企业的工作效率最大化,并使工作质量也提高到一个新的台阶,与此同时降低了企业的成本.OA办公系统中的主角便是各种设备与人机信息系统,不同种类的设备以及人机信息系统合理的利用,协助人们完成各种办公业务活动,可以这样说,OA办公自动化系统的运用是企业信息化发展的一个必然趋势.

1OA办公系统的概念

OA是英文OfficeAutomation的简写,简单的说就是办公自动化.OA办公系统可以让公司的工作完全像流水线一样,以最短的时间,最高的效率,最低的成本完成公司工作,同时也可以规范公司的管理.

我们把OA办公系统确切的描述为用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台,用于辅助办公.它可以辅助完成单位内部的电子邮件、管理文档、发布信息、工作流程自动化等工作.为了使企业内部信息方便企业员工快捷地共享,以最高效率相互协同完成工作,OA办公系统基于工作流的概念,采用Inter/Intra技术,以现在快速、全方位的信息采集、信息处理来替代过去复杂、低效的手工办公方式,快速为企业的管理和决策提供科学的依据.

2OA自动化办公系统的应用

随着公司的业务不断的发展壮大,企业也在信息化的高速公路上前进,企业管理层办公中的许多问题逐渐凸现出来：企业由于员工缺乏知识与经验的积累,以及已有知识经验的共享而不能迅速提升；没有畅通的沟通渠道,降低了沟通速度与效率；不明确的任务分配,致使员工之间缺少协作,员工与领导之间缺少反馈.

为加强员工之间的相互沟通；企业内部的各种资源共享；使工作流程的审批简化,企业通过利用电子邮件,手机短信,在线联系的手段在内部建立一个知识共享与办公协作平台,这就是OA系统的原型.OA软件的应用规范化了企业的日常管理、提高了企业运转的效率、增加了企业的可控性,OA软件跨越了生产、销售、管理等具体的业务范畴.

1）OA办公系统在生产与销售之间的应用.销售部门与生产部门之间的传统沟通方式是通过人为沟通,并没有一种统一的形式来规范这种沟通,由于这种沟通受到个人主观意识的影响会出现理解的不一致,从而导致理解上的偏差.市场的需求是销售人员对产品理解的主要来源,而产品的性能是生产人员对产品的理解主要来源,由于考虑问题的角度不同,很可能导致生产出来的产品和销售部门理想中的产品存在很大的差异.特别是当企业订单比较多的时候,他们之间的沟通就显得非常重要了.OA办公系统用发送电子邮件,网络上发布信息等不同方式可以很好的解决上述沟通问题.OA办公系统在企业生产与销售之间的应用如图1所示.

2）OA办公系统在员工管理中的应用.我们了解一个企业的经营模式是各个领导层管理,作为高层领导,不可能熟知每个员工的个人工作能力等个人情况,通过会议的方式可以从某些方面了解员工的小部分情况,但这与实际情况还是有很大的出入.我们要变被动为主动,加强对各个员工的管理与了解.因为企业的部分命运是掌握在员工手中的,例如一个销售人员可能要掌握企业中很多客户的详细资料,失去员工就相当于失去了一大部分的客户资源.另外,对于一些生产制造型企业来讲,企业的生产技术人员和产品设计人员的管理也非常重要.因此,领导要合理利用OA办公系统做好员工管理工作,例如通过公司网络发布个人工作业绩,使领导对员工能力有更好的了解,创建一个员工与领导沟通与交流的网络平台等等.

3OA办公自动化的发展

Windows的流行超乎了人们的想象,一时间如雨后春笋出现在世界各个角落.随着企业信息化的潮流,OA也如蓝天白云出现在各个政府机关以及各色各样的企业里.但是真正用好的却为数不多,造成的这种现状的原因是多方面的,主要是由于对OA的认识浅显；与实际工作结合不够紧密；没有持续发展建设的思想.

那么我们应该怎样合理利用OA办公自动化系统呢?最重要一点是要与实际管理相结合,建立实用OA,做好个人工作管理；实现组织工作管理；完成项目工作管理.

总而言之,随着社会的进步,企业朝向信息化高速发展的过程中,将OA办公自动化变成了目前企业管理的发展趋势,它将融入企业管理的一部分,为企业管理带来方便,带来意想不到的收益.只要我们深刻认识并理解OA系统,合理利用OA系统资源,充分挖掘其潜力,相信在今后的几年中,它的应用将会遍地开花.