网站原创摘 要重大活动档案是极其珍贵的信息资源,同时也是开展爱国主义教育的良好素材.随着现代化建设事业的发展,每年都要组织、举办一些有较大影响的重大活动.各级档案部门和广大档案工作者要充分重视重大活动档案管理工作,努力提高工作效率.本文主要针对事业单位的重大活动档案管理工作的相关问题进行了简单的分析.
关 键 词事业单位；重大活动；档案管理
中图分类号G271文献标识码A文章编号1674-6708（2011）35-0064-02
重大活动档案管理是整个档案管理工作的重要组成部分.但由于各方面的原因,我国的重大活动档案管理还存在一些问题,档案部门参与重大活动的工作机制不健全；重大活动档案管理工作协调困难,各方责任不明确；档案部门参与重大活动的工作效率低；重大活动档案资料收集的不完善等.这些都制约了我国重大活动档案管理工作的发展.
1建立档案部门参与重大活动的工作机制
档案管理部门一般处于管理的后端,不容易受到重视.单位重大活动涉及部门多、范围广,重大活动档案收集和整理工作,要靠档案部门自己独立完成,协调各部门的关系存在很大的困难.要抓好重大活动的档案管理工作,必须由办公室出面进行综合协调管理,建立健全档案管理部门参与重大活动的工作机制,同时还要建立完善的规章制度.制定《单位重大活动档案管理办法》,落实相应人员,协助筹备机构建立必要的档案管理规章,培训必要的专、档案人员,帮助建立规范的档案工作程序,做到专人管理,责任明确.重大活动是单位党政和各部门的共同行为,档案部门要明确自身的权限,不能包办代替.档案部门具有档案管理和收集档案的双重职能,应主要负责单位重大活动档案收集管理的业务指导、督促、归档工作.各承办单位也应明确自己的职责,在筹备活动时就应该强调各部门之间的沟通和协调,配合档案管理部门的工作,成立临时档案机构,指定专人收集档案材料,帮助档案管理部门收集完整、准确的档案信息.同时要把重大活动档案资料收集工作列入活动主办单位、档案部门和档案人员的责任目标,与其他业务工作同考核、同奖惩,从而使重大活动档案资料收集工作有章可循.
2加强重大活动的档案收集工作
2.1主动参与重大活动
只有主动的参与到重大活动中来,才能更好的了解重大活动各方面的信息,才能更好的做好档案工作.首先,要提前介入.档案工作往往被人认为是事后工作,许多的档案工作者往往是在活动中或者是活动后发挥其有限的作用.其实做好重大活动档案管理工作,不仅需要档案工作者积极地参与到活动之中,掌握活动的全过程,而且必须提前介入到重大活动中来.即对收集计划必须作提前安排,对收集内容作提前预测.在每次重大活动举办之前,档案工作者要克服畏难情绪,广开视听,并主动向重大活动的主办和承办单位发放信息表和登记表,以便及时掌握情况.根据总体活动方案为每个具体活动制定档案工作方案,并编入活动组委会的工作大纲.其次要广泛参与.在重大活动开展过程中,有关领导应强调档案工作的重要性和必要性,提出具体的要求和有关建议,并指导进行重大活动的各项档案工作,当场解答承办单位提出的业务问题.第三,做好重大活动中档案收集的指导工作.在单位重大活动开展过程中,档案部门要直接对重大活动的档案工作进行监督和指导.帮助承办单位按照重大活动档案管理工作的各项规章制度,指导其确定重大活动材料的收集范围.以电视台重大活动的档案工作为例：电视台重大活动的档案管理工作在提前参与上是非常重要的.具体的讲,电视台可以根据重大活动的主题,对重大活动开展广泛的宣传工作.广播电视新闻节目在做好常规宣传的同时,还可以制作一系列的专题节目,全方位、多视角的对重大活动进行宣传.
2.2善抓关键环节和重点部位
重大活动涉及单位多,范围广,内容繁杂.对重大活动的档案收集工作如果采取一把抓的形式,也是不现实的.只有针对性的进行资料收集,才能找出重大活动的精髓,因此,重大活动的档案管理工作要突出重点和关键环节.第一,抓承办单位.协助重大活动承办单位搞好重大活动档案工作的整体规划和组织协调,配备具有岗位资格证书的档案管理人做好重大活动档案的收集、整理、保管和移交等工作；第二,抓领导机关.重大活动中的领导批示文件有的在承办单位存放,有的在党政机关的办公室存放.档案工作人员要主动与党政机关的办公室等相关部门联系,及时把重要的文稿归档；第三,抓新闻媒体.新闻单位是宣传重大活动的主要宣传者,档案工作者应引导各新闻单位在参与重大活动宣传报道时做到专题汇集,对重大活动做到专卷拍摄.
2.3加强事中监督
事中监督是加强重大活动档案管理的重要保证.档案部门在重大活动即将结束之前,要集中力量对重大活动档案的各方面完成情况,如收集、整理情况等进行摸底调查,针对其过程中存在的问题及时向承办部门反馈,并提出相应的整改意见.承办部门要切实履行自己的责任,按照整改意见和要求进行整改.如在整改过程中发现其他问题,应及时的与档案部门人员进行沟通,共同协商解决.
3加强单位重大活动档案的移交工作
重大活动设计的部门多、范围广、材料多,整个活动形成的材料分散在各部门或分管人员手中.如何快速、准确、完整的将这些资料移交给档案管理部门是非常重要的.档案人员应指导分管文件材料的专人员,督促他们在临时机构撤销之前完成档案的收集和整理工作.在整理过程中,应尊重文件的来源原则,按组织机构划分文件,避免重复归档.各种重大活动档案立卷、专题编目,按所属类别归档.单位重大活动结束后,主办单位或承办单位应配合档案管理部门,将重大活动的档案进行归档.经过档案部门验收合格后,一般在活动结束后一个月之内移交单位档案部门.
4做好特殊档案的整理工作
现阶段,重大活动档案除了纸质的档案以外,还涉及到声像档案、照片档案等.对于这些档案的管理和保存需要注意的地方比较多.例如：数码照片像素应在500万以上,单幅照片不小于3M；数码相机及与图片扫描仪连接的计算机均应设置准确时间；归档的数码照片一般要求为JPEG、TIFF格式；纸质照片一般要求冲印成6″照片；归档照片应为清洁、无划痕、无病毒、未经剪切及修改的原件.对于重大活动,同一场景的多张照片选取最佳的1张~2张归档,涉及重要活动和重要人物的可以适当多保留几张.目录编制以一个活动为基本单位,目录中应包含档号、题名、拍摄时间、摄影者、张数、主要人员等几个基本要素.
5提高档案人员的综合素质
稳定档案人员,提高档案人员综合素质是提高档案工作效率的重要保障.首先,要提高档案人员的工作热忱,确保单位档案人员的相对稳定.档案工作是一项专业性较强的工作,没有三五年的实际工作经验,要想真正做好档案管理工作是难以办到的.尤其是对于重大活动的档案管理,更需要有经验丰富、专业技能扎实的档案人员,才能确保重大活动档案收集工作的顺利进行.因此,我们要提高档案人员的工作热忱,使他们真正愿意留在档案部门工作,确保单位档案人员的相对稳定；第二,加强职业道德的培养.档案工作是比较枯燥的工作,需要有较强的责任心,才能更好的完成档案工作,因此,要加强职业道德的培养.第三,要提高专业技能.档案工作人员除了要有扎实的档案管理知识以外,还要有其他方面的知识,比如：计算机知识、摄影知识、录像知识等以适应社会的不断变化对档案工作要求的不断提高的需要.档案工作人员当前要注意学习专业的摄影、摄像以及图像制作体制等技术,较为熟练地掌握相关的信息化技能以及其他的相关技能.
6结论
加强重大活动档案的管理工作可以有效促进档案管理工作的顺利进行,提高档案管理工作的质量；还可以完善的保存重大活动的相关资料,为以后的宣传工作以及其他的相应工作提供依据；还可以展示我国社会主义事业的发展进程,对社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设具有重要历史意义和现实意义.