公文的礼仪结构格式

摘 要：阐述了公文礼仪及结构格式的特点,它不仅具备一般应用文的基本属性,而且具有自身的特殊属性,是一种特殊的应用文体.

关 键 词：公文；礼仪；结构格式

1公文的概念

公文是国家机关、企事业单位在管理过程中所形成的具有法定效力和规范标准体式的公务文书,它是传达和贯彻党和国家的方针、政策,发布法规和规章,行使行政管理目标、请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具.公文礼仪,即代表国家行政机关和企事业单位在写作和处理公务文书时,所必须遵循的有关标准规范和惯例.

2公文礼仪

国家行政机关主要使用公文共13大类、14个文种.不同种类的公文,在实际工作中,有着不同的范围和适用对象,而发挥着不同的功能作用,应严格按照《国家行政机关公文处理办法》的要求撰写.

2.1上行文礼仪规范

上行文是指党政机关或社会团体中的下级组织向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关询问的公文.下级组织向上级机关某项工作请求指示,或答复上报的书面文件,如报告、请示.

上行文一般应按照隶属关系进行请示和报告.如无特殊情况,不要越级行文,以避免打乱正常的领导关系.如因紧急情况必须越级请示时,应当抄送越过的上级机关.

2.2平行文礼仪

平行文是向同级机关或不相隶属的机关、单位递送的文件,即函,又叫公函.公函具有较完整的公文格式,用于商洽,询问,答复工作中比较重要的问题或请求主管部门批准某些事宜.函又分为问函和复函两种.问函主要是为了商洽工作,询问事项,提出请求等主动给其他机关发出的函.这种公函,内容专一集中,一事一函,要将委托商谈的原委,询问的问题,请求的事项写清楚以便对方回复.复函是被动答复相应商请的公函,写作时要注意针对来函作明确的答复,不论是问函还是复函,都要求语言严谨得体,用词要有分寸,不准随便使用命令、指示性语言.

2.3下行文礼仪

下行文是指党政机关或社会团体组织中的上级领导机关向其下属组织所发的文件,包括命令、令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见等.撰写下行文时要注意尊重下级.

下行文要在行文上为受文单位着想,对阅读者和执行者提供方便,如标题要明确标准；发文字号和成文时间要准确；叙述事实要把时间、地点、人物、数据、事例和背景交待清楚；通报要实事求是,准确无误,防止对下级机关造成不必要的麻烦,对下级机关的请示,应按政策规章和实际情况及时准确地做出批复,注意下行文常采用条文结构,以便下级在执行时逐项贯彻落实.

3公文结构格式

3.1文头格式

3.1.1发文机关.发文机关又称文头或版头,是发文机关的重要标志,有发文机关的全称或规范化简称加“文件”组成.每个行政机关或社会团体,企事业单位正式发文通常都有各自专用的版头,其作用在于表明公文的作者归属,显示正式公文的权威性、庄重性、严肃性,同时表明公文的性质或行文方向.

发文机关采用大号黑体字或初号宋体套红标识,如是几个机关联合行文,应将主办机关排列在前.

3.1.2份号.份号是指对同一件定稿印刷的若干份公文依次编写的顺序代码.其作用在于为分发、清退、查找公文提供依据,便于对公文进行统计管理.通常用于机密、绝密公文.

３.１.３秘密等级.指公文保密等级的标识符号.分别用汉字标明“绝密”、“机密”、“秘密”三种,其作用在于表明该公文内容涉及国家秘密的程度与传递处理要求,确定机密件与普通件应分开收文与处理,确保秘密公文的安全.

3.1.4紧急程度.指对公文送达和时间要求的标识符号.紧急公文应当按紧急程度分别标明“特急”、“急件”.其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”.其作用在于提示公文、电报传递处理的时限,引起公文处理人员的注意并为催办公文提供依据,确保紧急公文随到随办,避免延误.

3.1.5保密期限.机密级文件,应根据公文的内容和传阅范围,公文的保密年限,历史的发展而确定.保密期限用“☆”隔离,如保密“☆”一年.

3.1.6发文字号.发文字号包括机关代字、年份、序号三个部分组成,也又称为三要素.如国发[1993]30号.发文字号的作用是为检索和引用公文提供专指性代号,便于公文管理和统计.一份公文只有一个发文字号,几个机关联合行文时,只标明主办机关的发文字号.

3.1.7间隔横线.是文头部分和正文的分界线,也是公文整体标志.行政公文的间隔横线是一条红色直线,党内文件,在红色横线中心套红五角星.

３.１.８签发人.签发人代表机关最后复查并批准公文发出的领导人姓名,其作用在于表明机关发文的具体责任者,督导各级领导认真履行职责,提高公文质量,并为直接联系工作,迅速查询有关问题提供方便.

3.2行文格式

3.2.1标题.公文标题,应准确简要地概括公文的主要内容,一般由三个部分组成,即标明发文机关、事由和文件种类.如,××省人民政府关于做好春耕生产准备工作的通知,也有的公文是由事由和文种两部分组成,如,关于确任××同志参加工作时间的请示.标题中除法规规章名称加书名号外,一般不用标点符号,公文标题位于间隔横线下方居中位置.

3.2.2主送机关.主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化的简称,通常一份公文只能发送一个机关,且一般不要报送领导者个人,主送机关于标题靠左顶格书写.

3.2.3正文.正文是公文的中心部分,也是公文结构的核心部分,其作用在于阐述公文的内容,表达发文意图,使受文者对公文所表达的信息获得具体明确的认识.

3.2.4附件说明.指在公文正文后作出的附件标记,用以注明附件的序号,标题等.其作用在便于查阅和保护附件.附件说明,一般标注于正文左下方.

3.2.5成文日期.指形成公文的确切时间,也就是以负责人签发的日期为准；联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准；经会议讨论通过的公文以会议通过日期为准；电报以发出日期为准.成文时间要求用汉字写全具体年月日.

3.2.６印章.印章是一个机关权力的象征.在行政公文中,凡以机关名义制发的公文除会议纪要外均需加盖印章.印章是公文生效的凭据,无加盖印章的行政公文(会议纪要除外)是无效公文.联合上报非法规性文件,由主办机关加盖印章；联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章.印章还是鉴定公文真伪的重要标志.印章加盖要端正,居年月日期之中.

3.2.7附注.附注一般是对公文的发放范围,使用时需注意的事项加以说明,如“此件发至县团级,此件可上报”等,又是对公文的内容作出解释或注释.对公文的注释或解释一般在公文中采用取句内括号或句外括号的方式解决,这一点使用附注时要加以注意.

3.2.8附件.附件指附属于公文正件的其他公文或材料.分为两类,一类为与正件具有同等效力的附件,其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一类为公文正件中申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件,其作用在于为受文者正确解释和执行公文正件提供参考数据.附件应按规定的格式装订.

3.3文尾格式

3.3.1主题词.主题词是用于揭示公文内容,便于公文检索查询的规范化词.公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布.如国家行政机关公文主题词是由国务院编制的《国务院主题词表》规定.

3.3.2抄送机关.抄送机关是指主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化的简称.

3.3.3印发机关.印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的(室)或文秘部门.有的发文机关没有专门的(室)或文秘部门,也可标识发文机关.

3.3.4印发日期.标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效,一般来说,公文在领导签发之后,也就是生效时间之后,往往要经过打印、校对、复核等环节,说明界定生效时间与印发时间的区别.通过了解生效时间与印发时间的时间差,即可以使发文机关掌握制发公文的效率,也可以使收文机关掌握公文的传递时间,均有利于公文的.