企业电子档案管理

摘 要：随着科学技术的发展,计算机技术得到快速的普及,计算机成为人们工作和生活离不开的重要工具.在这种情况下,计算机技术得以应用到企业档案管理工作中,这有效的提高了档案工作的效率,使档案管理的水平得到较大程度的提升,企业档案管理工作开始向电子化方向转化.本文从企业电子档案管理的优越性入手,对当前我国企业电子档案管理的现状进行了分析,并进一步对加强企业电子档案管理的具体措施进行了阐述.

关 键 词：企业电子档案管理优越性现状措施

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1672-3791（2014）06（a）-0159-01

随着信息技术的快速发展,电子档案得到快速的发展起来,其主要是利用磁性介质及计算机磁盘来实现对档案信息资源的存储,具有通用性,而且易于保管和利用.数字档案与纸存档案存在着明显的不同,其与客观存在的档案实体具有明显的区别,数字档案是通过字节和比特方式使档案信息得以在计算机网络上进行流动,从而可以确保用户可以随时对自己所需要的档案信息进行查询和使用.

1企业电子档案管理的优越性

在传统的档案管理工作中,主要是以手工抄写和整理的方式来完成的,工作效率十分低下,整理费时、不易保存、查阅困难,不利于档案的高效利用.为了有效的提高工作效率,将计算机网络和信息技术应用到档案管理中,不仅降低了工作人员的劳动强度,同时提高了工作效率和对档案信息的利用.主要优势表现在如下几个方面.

1.1信息处理速度快

电子档案的工作方式主要是将相关的初始信息录入到电脑中,以文字或者图片扫描的方式都可,然后在计算机中应用设置好的程序对其进行处理.快速的实现了对档案资料的整理、统计分析以及归档等工作.降低了人工操作的失误,节省时间,提高工作效率.

1.2查阅方便

将档案信息录入后,自动生成目录和文献检索,对档案进行自动分类整理,完成编排工作.在查阅档案信息时,只需要输入关 键 词,就可以快速的查阅到相关信息,省去了查找的时间.

1.3存储稳定

传统的档案管理需要将大量的纸质档案进行存放,不仅浪费空间,还需要适宜的环境.电子档案的存储比较稳定,只需要存储在光盘、U盘或者存储卡等载体中即可,受到外界环境的影响较小,存储时间长,具有较强的稳定性.

1.4实现了信息的高效利用

在以往的档案管理工作中,如果需要查阅档案信息,需要提取纸质档案,不仅费时,而且不利于档案的保管.电子档案的信息化,通过网络信息平台,可以实现信息共享.通过阅读权限的开通,可以对档案信息进行远程操作,提高了档案的利用效率,减少了查找和传递的繁琐.

1.5信息补录方便

在档案管理工作中,有些档案信息需要不断的完善和补充,在传统的档案管理方式中,就需要将纸质档案拆卷后重新整理,不仅浪费时间,而且程序繁琐.在数字数电子档案管理中,只需要输入关 键 词,查阅到对应的档案,然后对其进行编辑即可,省时省力,提高了工作效率.

1.6提高档案工作者的工作效率

以往的档案管理方式工作内容繁琐,任务量大,耗时耗力,档案管理者根本没有时间去学习新的业务知识,更没有精力研究对档案的利用.电子档案的高效利用将工作人员从繁重的工作中解脱出来,提高了工作效率.工作人员就可以学习更多的专业知识,提高对档案的利用效率.

2当前我国企业电子档案管理的现状

2.1电子档案管理普及率低

尽管计算机在国内企业中运用频繁普及度广,但大多是用在会议办公,企业部门与部门之间的沟通或者会议通知事物等方面,在企业档案管理方面运用的很少.即使有些企业运用了电子计算机技术管理档案,也仅仅限于档案目录管理很少深入应用.

2.2对电子档案管理缺乏重视

很多企业的档案管理人员,对制作好的文件、图片打印复制完后很少想起电子保存,对文件、图片多次备份更罕见.时长日久,企业电脑中的信息不断被删除、覆盖或者修改或者由于电脑的各种故障硬盘信息数据丢失,这样档案便不完整失去了整理管理的价值.

2.3电子档案自身存在缺陷

企业电子档案的储存方式一般是磁盘、磁性介质等方式,这些储存方式比较复杂,一旦储存介质发生损坏时很容易造成档案信息丢失、覆盖等现象.同时电子档案的安全性比较低,大部分企业电子档案没有标准统一的存放位置导致企业档案存放随意,加上电子档案的开放性,使电子档案很容易被窃取、修改或者恶意删除.

3加强企业电子档案管理的具体措施

3.1构建电子档案管理体系的构建

电子档案管理若在企业档案管理中普及,须企业领导充分认识电子档案的优势,对其给予高度重视并加快建立完善的企业电子档案信息化规范体系.然后,在领导的高度重视下将企业电子档案管理体系构建落到实处,使之名副其实.加快建设企业的电子档案管理,使企业档案部门的管理数字化、电子化,使各项管理、技术规范严格,使电子档案管理普及企业的各个角落.

3.2加强电子档案的控制和管理

首先,要进行使用权限的审核.应根据各种人员设置利用级别,进行利用权限的认定,并依此向利用系统注册登录.其次,要做好拷贝的提供与回收管理.应依据使用者的需求,对其利用权限进行确认后,再进行拷贝制作.并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝,应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制.最后,要加强电子档案使用中的安全措施.对电子档案的信息内容,应根据密级层次进行有效管理.系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动生成相关记录,以作为日后查证的依据.

3.3建立档案安全保障体系

建立健全档案安全保障体系是维护企业电子档察安全的需要,档案安全保障体系包括档案载体安全、档案信息安全、电子档案载体安全、档案信息网络安全等各个方面.随着信息技术和办公自动化的不断发展,维护电子档案安全已成为企业档案管理的重要内容.为此,企业应加强档掌安全保障体系建没,确保各项档案安全管理措施落到实处.

3.4提高企业档案管理者的信息素质

由于电子档案管理是一项专业性极强,内容繁杂,需要通过实践积累丰富管理经验的工作,所以要避免过于频繁的人员流动,保持电子档案管理工作的长期性、延续性.其次是企业应加强对档案管理人员的培训工作,使其更好的掌握信息技术和计算机技术和,从而更好的适应企业电子档案发展的要求.

4结语

当今我们处于信息化的时代,信息化已在我们生活中无所不在,同时也是企业档案管理工作的重要发展方向.目前企业档案管理电子化和信息化的实现,有效的提高了企业档案管理的工作效率,为档案工作的发展提供了必要指导信息,特别是在当前新形势下,企业更应为档案管理提供必要的设备和人才的培养环境,从而加快企业档案信息化的实现.