文书档案管理

【摘 要】随着社会的发展进步,在管理工作中新理念、新技术的逐步推广和普及,文书档案成为综合档案里的重要组成部分,它的管理模式和方法也将发生进一步的变化,而提高文书档案的计算机数据化处理以及快速准确的利用文书档案信息,更高水平地显示文档一体化的优越性和科学性,是新时期文书档案管理工作的不懈要求.因此,在实际工作中,我们要严格实行文书处理工作的规范化、标准化,尤其是要推动文书档案工作的电子化进程,呈现档案事业不断发展的前景.

【关 键 词】管理；文书档案

一、文书档案工作的现状

1、到目前为止,许多单位的文秘工作与档案工作还在实行分块管理制度,这种体制从某种程度上是拉大了文秘工作与档案工作的距离.负责文秘工作的人员档案意识淡薄,只考虑当前的工作,而档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作,从而二者在衔接过程中出现了诸多不规范的现象,这也直接影响了文书档案的建档质量.

2、在日常的文书档案归档管理中,会出现不同程度的影响文书规范立卷和规范归档的情况.如归档时出现原稿或修改稿的缺失现象；文件偶用铅笔撰写或标注,不经过复印就直接用原件归档,短期内字迹容易变得模糊不清,影响了档案的质量和存档价值；纸张规格不达标,大小16开纸混用现象较多,文件大小不一致,造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题,使档案的美观性和完整性都受到一定影响；文件归档不及时,时有漏归,弃档问题也相对严重,而相近公文重复与立卷组合无序也是一重大问题.

3、在办公过程中,现行的手工文件处理方式已经运行多年,并且也有一套完善的制度和方法,机关工作人员也习惯了这种文件处理模式,从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式.虽然有些单位使用了计算机,部分也实现了网络化,但是网络上并没有多少可以传输的文书档案信息,难以达到传输的高通量化和网络化.利用计算机进行文书处理,尤其是实现文书电子化归档还需要一个过程.

二、文书档案工作的改革措施

随着档案改革的深入发展,文档管理面临着许多亟待解决的问题,而文件和档案数量越来越多,也给保管和提供利用带来了一定的困难.只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决.因此,文书档案管理现代化进程势在必行,我们要加大力度,创造条件改革现行的文书档案管理工作.

(一)争取领导支持

领导对文档工作不够重视,大多都是因为缺乏档案意识,认为文书和档案工作不是主要的部门,可有可无.而要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现,所以要采取积极有效的措施,通过大力宣传,转变领导及办公人员的观念,从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台.因此,文档人员要勤向领导汇报文书和档案工作情况,使领导受触动、受启发；要及时为领导提供相关的文件材料,为领导提供档案利用信息,努力做好档案怎么写作工作,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性.只有这样,档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持,从而给予更多的资金投入,配置与档案管理现代化相适应的软硬件,为文书档案信息化创造条件,使档案信息管理工作顺利进行.

(二)实现文秘工作与档案工作的一体化

文秘人员的头脑中必须要有档案意识,要站在对历史负责高度上来保证档案的质量,来减少档案部门的工作程序,避免无谓的重复劳动,从而使文档工作流程科学化、合理化.对完毕的文件材料,应由文秘人员集中统一保管,及时整理归档,从而使文件的立卷工作日常化.文秘人员要努力克服畏难情绪,积极创造条件,早日实现文秘工作与档案工作的一体化,从而提高文书档案质量.

(三)规范档案的基础工作

在文书档案管理的实际工作中,要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度,提高档案利用的效率和效果.在归档工作中,既要掌握重点,分清主次,严把全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失.特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,从而提高档案利用价值.建立好全宗卷的案卷目录,按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目,对到期的档案及时进行鉴定、销毁.同时,各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现,使档案管理工作不断完善.

(四)促进档案信息化建设

纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大.而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果.档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,因而要促使档案信息化建设加快发展,在实现了办公自动化的同时,促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶.将文书档案通过网络融合为一体,实现真正意义上的信息资源共享.以往利用者必须到档案室才能利用,而网络化建成后,利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问.将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接,利用者不仅可以查阅所需的信息,还可以下载原件,不必再到档案室阅览,从而提高了档案检索利用怎么写作质量.而新的文书档案剧增,档案信息化管理迫在眉睫.各档案部门应抓住机遇,加大投入,配齐硬件设备和档案管理软件.在管理手段上,要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设,密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际,提出档案管理方面的要求和建设,科学推动电子文件归档工作.

(五)提高档案人员的档案信息化素质

档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面.由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求.原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以,必须对文档人员进行在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉文档专业知识的人才.而文档管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文档管理人才.

建立文书档案管理信息系统是档案的发展需要,是档案管理工作中的一个飞跃.要努力实现装备技术现代化,积极运用网络等先进技术和手段,进一步提高技术含量和水平,使文书档案管理手段由旧变新,将文书档案管理从手工劳动中摆脱出来,实现档案管理人员对这些档案资料的自动管理,同时又能满足利用者的自动查询,这样即节省了人力又保护了档案原件.而电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的.因此,各档案部门、计算机与信息管理部门要各司其职、各扬所长.