无纸化会议系统在高校会议室中的应用

摘 要：在介绍无纸化会议系统组成、功能、特色优势的基础上,结合高校会议室的需求与特点,提出高校多媒体会议室的现状,分析无纸化会议系统如何改善高校会议室的现状.介绍无纸化会议系统的具体应用,使高校会议系统发挥最大的功效,实现高校会议室的现代化建设.

关 键 词：无纸化会议系统；信息共享；高校会议室

中图分类号：TP399

近年来,随着计算机网络技术的飞速发展,多媒体会议系统的技术也迅猛的发展起来.现在高校的多媒体会议室不再只是简单的安装一个投影仪而已,选择安装无纸化升降式会议终端或者无纸化会议平板终端的高校越来越多.与会人员对会议信息的演示、交流、互动等方面的要求也越来越高,而传统的会议系统无法满足人们这方面的使用需求.无纸化会议系统能有效的解决传统会议中难以实现的实时交流、互动等缺点,实现了高校会议室的现代化建设.

1无纸化会议系统的组成、功能与技术特点

1.1无纸化会议系统的组成与功能.无纸化会议系统由三大部分组成：怎么写作器端、会务端和客户终端.

怎么写作器端可实现会议申请、会议审批、会议管理等功能,操作人员只要操作网络中的任意一台电脑,用管理员的身份登录系统,就可以完成会议前和会议后所提供的全部管理操作,方便系统的使用与维护.

会务端是会议过程中的操作端,负责会议运行过程中的资料上传、界面共享的切换、表决议题的发起等操作.这部分操作一般由专门的会议管理人员来负责,控制整个会议的进度,及时响应与会者在会议过程中提出的要求.

客户终端是与会者客户端运行的界面,可实现会议签到、会议信息浏览、会议布局浏览、与会人员信息查询、会议资料交流、界面共享、表决、网上浏览、视频点播、资料导出、呼叫怎么写作等功能,便于与会者之间的互动操作与交流.

1.2无纸化会议系统的特色优势.无纸化会议管理平台可以提供丰富的会议功能,协助会议主办方对整个会议流程进行高效便捷的控制,对会前准备,会中管理以及会议会后归档操作提供多种怎么写作功能,保证会议正常、有序、安全地进行.

无纸化会议系统终端可支持电子桌牌显示、签到图像采集、多媒体播放、视频会议、表决、呼叫怎么写作、办公文稿阅读等多种常见的会议功能,又集成有电子白板、手写批注、同步文稿演示、文稿导读、共享到投影仪等高级会议功能,充分满足参会者的各项需求.

无纸化会议系统兼容常用操作系统,可以根据用户的实际需求预装操作系统,方便用户做软件应用扩展.只要联网就可以获得原厂远程协助、远程诊断、软件更新升级等,大大缩短了响应时间.支持有线/无线网络连接,适合多种场合需求,系统连接清晰简单,可以全部通过网线实现.

2高校多媒体会议室的现状

每次开会,工作人员需要准备打印会议资料和桌面席卡,会前的准备过程繁琐,工作量大且缺乏应变能力.会场排位手工管理、机动性差、效率低.会议签到、表决、会讨、视频、数据怎么写作等系统相互独立,规模庞大,集成性差.会中文件量大,分发效率不高.与会人员交互时需要操作多套设备（音频、视频、文件操作等）,增加系统使用难度.与会人员桌面布局复杂,物品繁多凌乱.演讲信息集中于传统大屏幕,距离远者观看困难,且不便实时交互.会议中资料修改情况难以记录,讨论过程无法保存.与会人员与怎么写作人员间沟通不畅.会后文件管理造成巨大的纸张浪费,纸质材料可能导致泄密,安全无法保障,对高端机密会议造成严重威胁,可能导致重大损失.

3无纸化会议系统对高校多媒体会议室现状的改变

无纸化会议系统全数字化操作灵活机动,所有电子版会议资料均可在终端浏览及操作,明确与会者职能和授权.怎么写作器端设定排位信息后直接更新到各终端,无需人工干预.无纸化终端集成各种会议怎么写作功能,一台终端满足与会人员各种需求.与会人员仅操作无纸化终端,触摸屏操作简单灵活便捷.桌面整洁有序,美观大方.与会人员可操作个人终端,调整最佳视角,不再为距离苦恼.归档方式可自由选择、将讨论的会议文件重点做上标注、便于会后整理、存档.会议呼叫一键完成,不再干扰会议进程.会议资料浏览、下载权限由管理员控制,独创保密方案确保信息安全,防设计保障会议不受干扰,有助力实现无纸化办公,全力推行电子政务,推进高校的现代化建设.

4无纸化会议系统的具体应用

4.1电子桌牌信息显示.电子桌牌能够显示会议名称、会议主题、参会者人名（支持中英同时显示等信息,可编辑字体、字号、颜色、自定义编辑及调整背景模板,大大减轻了工作人员的工作量.

4.2会议签到.可以实现所有参会人员电子签到,视频拍照、原笔迹手写签名,自动记录,统计会议出席情况,签到状态统计、查询,统计结果可直接导出为excel文件.能够根据签到信息自动为与会者分配会议文件,简化了工作程序.

4.3会议信息.显示参会人员信息列表,签到时间、座位号及显示座位示意图,方便参会人员查看会议的所有文稿内容以及详细的会议日程安排.

4.4演示文稿.可以支持word/ppt/excel/pdf/txt/dwg图纸等常见格式的文稿阅览,支持滑屏、拖动、缩放查看资料,能够打开U盘文稿和怎么写作器文稿.

4.5视频点播.支持多种格式的流媒体视频播放、支持本地视频以及怎么写作器视频播放,支持rmvb、wmv、flv、rm、mp4等视频格式.

4.6表决.提供会议现场表决功能,可设置形式、结果快速统计及显示,支持多种模式（记名/匿名/弃权）,结果可导出打印.

4.7短信收发.参会人员通过文字进行交流的即时通讯工具,支持一对一和一对多的信息交流.

4.8呼叫怎么写作.会议过程中可以提醒会务人员为会议提供各种怎么写作,不影响会议的正常进行.

4.9同步演示.可将终端上播放的演讲稿同步到投影仪或其他参会人员的终端上；会议文件同步演示时,可选择查阅原文或者其他会议文件.

4.10网上浏览.自带浏览器,可以上网浏览网页,进行网上冲浪,实现网络化办公.

4.11资料导出.会议资料信息可导出至U盘等移动工具,保证了文件的安全性和可利用性.

4.12远程控制.通过后台管理怎么写作器可以远程对电子桌牌内容、座位编排、会议概况、会议流程、会议、视频会议等进行设置和管理,大大提高了工作人员的工作效率.

无纸化会议系统可以根据实际会议室的需求增加或删减应用功能,满足不同会议的不同需求.

5结束语

无纸化会议系统实现了高校多媒体会议室互动式的需求.技术先进、成本低、易于实现、便于维护等特点,使其能够广泛应用于对信息交流要求比较高的高校.无纸化会议系统为参会人员提供了绝佳的数字化办公体验,所有的操作通过一台终端完成,简化了纸质文件的使用,极大地推进了无纸化会议办公水平的发展与进步.