建筑工程档案的特点和有效管理

摘 要：建筑工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容,它是城建档案的重要组成部分,也是工程竣工交付使用的必备文件,又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据,重要的参考资料.因此,工程资料管理的质量对工程竣工备案至关重要.

1.引言

建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映,它记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件.建筑工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容,它是城建档案的重要组成部分,是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据.

2.建筑工程档案的特点

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件.具有分散性、复杂性、继承性、时效性、全面性、真实性、随机性、多专业性、综合性等特点.

2.1复杂性.由于建筑工程建设的周期长,建设过程中阶段性和季节性较强,涉及的建筑材料种类繁多,施工工艺比较复杂等,导致建筑工程文件和档案资料的复杂性.

2.2时效性.建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性,工程文件和档案生成后,要及时移交到有关部门,否则如果有关部门可能不予认可.尽管随着施工工艺、材料、设备的不断更新,管理水平的不断提高,文件和档案资料的价值也会随之衰减,但仍可以被借鉴,以避免再次出现类似问题.

2.3真实性.真实性是对所有文件、档案资料的共同要求,但对建设工程的文件和档案资料来讲,这方面的要求更为迫切.工程档案材料是与该工程建设同步形成的,是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录,是该项工程实体的真实写照.只有建设工程文件和档案资料全面反映建设工程的各类信息,形成一个完整的系统,才更有实用价值.

2.4综合性.建设工程项目常常都是涉及建筑、消防、电力、电信、市政等多个专业、多个工种的综合系统的工程,是多个专业和单位的文件档案资料的集成,因此具有很强综合性.

2.5实用性.工程档案是该工程最原始的记录,所以有很大的使用价值,通过档案,可以全面了解工程建设情况.

2.6单一性.每个单项工程档案资料都是唯一的,独立的,不能与其他工程项目混淆使用,这是工程档案最突出、最重要的特点.

3、建筑工程档案管理中存在的问题

3.1档案材料不完整.工程项目归档率偏低,材料不完整,甚至部分工程项目根本就没有工程档案.

3.2缺乏复合型档案管理人员.档案管理人员专业水平参差不齐,缺乏相关的业务知识,难以适应工作需要.

3.3竣工档案移交不及时,不能够及时将档案资料移交给档案管理部门.

4.建筑工程档案有效管理的措施

4.1思想上要重视.工程建设中普遍存在对工程档案管理工作不太重视的情况,在工程即将交工验收时,才开始应付整理,这给档案整理带来很大难度.资料整理琐碎,不产生经济效益,施工过程中现场又非常繁忙,施工人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付.为此,我们必须加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作,认真进行督导检查,加强业务指导,引起各有关方面的重视,避免大量工作的堆积及档案的缺失.

4.2建立健全档案管理制度.为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理,保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范,在工程立项开始就应制定相应的档案管理制度、措施,明确工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步.

4.3把好竣工验收关.在进行工程竣工验收时,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步.工程竣工验收时,严格按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题及时解决,查遗补漏,使竣工材料做到真实、完备.不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的,不予竣工验收备案手续.

4.4提高档案管理人员的素质.档案管理人员的业务索质包括怎么写作意识、怎么写作质量、怎么写作水平.档案管理人员要增强怎么写作意识,认清档案工作的意义和重要性.努力提高怎么写作质量和怎么写作水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更好地怎么写作于建筑工程档案管理工作.档案管理人员要更新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用；要有较强的责任心,严把工程档案质量关.

4.5充分利用现代化档案信息管理手段.大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用.由于目前光盘的刻录技术已相当普遍,使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能,也就成为项目档案管理的一个发展方向.

4.6及时做好变更记录.在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,各部门只有及时的对档案的变更、修改、作废等增减变动情况做出相关记录,防止其丢失、损毁、失效,确保档案的完整性和有效性.

4.7强化开发利用.开发利用是城建档案的价值所在,城建档案的开发利用工作,就是通过各种有效的方式和方法,提供和开发城建档案信息资源,充分发挥城建档案的依据和查考作用,发挥城建档案的技术效用、社会效用、经济效用.

5.结束语

当前,我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争,管理体制必将渐进改革,建筑工程档案管理也会涌现新情况,同时也存有较大的发展机遇和空间,为工程档案管理工作提出了更高要求.我们应积极学习和借鉴先进建筑工程档案管理经验,充分发扬自身优势,不断总结建筑工程档案管理的经验,使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会怎么写作.