新时期高校档案与本科教学评估的相互作用

摘 要：本科教学评估是检验高校教学水平的重要环节,教育行政部门为了保证高校办学水平和教学质量特对本科教学评估提出了制度化、专业化和科学化的管理,从而,教学评估对高校档案管理也提出了新的挑战.档案管理使本科教学评估变繁为简,教学评估也成了高校档案管理的助推器,二者相互作用,相互促进.

关 键 词 ：高校；档案管理；本科教学评估

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）25-0290-02

本科教学评估,是评价高校教学水平的一个重要手段,是新时期中国正在实施中的高等教育质量工程的一个重要环节,是教育行政部门对高等教育进行宏观管理、促进高校改革与建设、保证高校办学水平和教学质量的关键举措.因此,教育部高度重视本科教学评估工作,于2003年确立了五年一轮的评估制度,并成立了高等教育教学评估中心,使评估工作开始走上制度化、专业化和科学化的道路.目前,仍还有部分高校,特别是地方本科院校正在准备接受本科教学水平评估.

一、高校档案与教学评估的关系

高校档案的主体、核心、重点是教学档案,教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体材料等,主要包括教学文件、教师业务档案、学生学习档案等,是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料.

(一)高校档案是教学评估的基础

就过去几年本科教学水平评估的过程来看,评估专家除了实地了解学校的实际情况之外,一项重要的工作就是系统地检查学校教学条件、教学状态和教学效果三个层次共7 个一级指标和一个特色项目,19 个二级指标,44 个主要观测点,其中的大部分指标都要查阅相关的档案材料来佐证.通过查阅大量的原始档案材料,来了解被评估高校的办学质量,从而做出客观评价.教学档案是否齐全、完整直接影响教学评估的结果,教学评估依赖于教学档案的管理水平.

(二)教学评估是高校档案工作的“助推器”

教学水平评估又是检查教学档案管理水平的重要尺度,它给教学档案的归档和管理带来了新的挑战和要求,高校档案部门要以此为契机,加快解决现存问题,完善档案管理规范化过程中较为突出的问题,如规范化程度低；管理不到位；系、部、处、室二级建档责任不明,机构不健全、出现重复归档、不归档、漏归档等现象.因此,在评估中涉及的馆藏内容、结构、资源整合等都是我们要努力改进和完善的地方,档案部门只有做到档案整齐、有序、规范才能达到教学评估的要求.

二、教学评估对档案管理的要求

因档案本身有其独特的原始性、真实性和科学性,是专家了解学校办学情况的重要媒介,是展示学校成就和办学特色的信息窗口,因此,教学档案是否收集齐全、完整,管理是否规范和科学是教学评估顺利通过的关键.

(一)档案的收集范围

根据国家教委1993年颁布的《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》及教育部28号令,参照学校工作对照评估各项指标,一般划分为：党群、行政、科技、外事、教学、基建、产品、出版、财会、设备、声像、实物等十二类,但由于各高校规模、大小不一,所产生的档案材料数量不等,所以在划分时可参照本校的实际情况,不一定要按这十二大名类来划分.笔者就教学评估要求对评估档案进行如下分类：

1.党群类：包括党务工作材料（党总支的工作计划、总结、工作会议记录）；党建工作材料（宣传、纪检、生活会议）；学生党建支部材料.

2.行政类：包括行政事务管理（系、部年度工作总结、计划；行政会议记录、工作事务管理；工作制度、政策性文件等材料）；机构人事管理（机构设置、变更；人事任免、奖罚材料；教师的职称评聘、年度考核；年度教师队伍统计、业务培训、进修、学历、个人总结；班主任工作材料）；财产管理（经费开支、购置设备、物质管理等）.

3.教学档案：包括教学工作（教学计划、大纲；培养目标；授课计划；学科、专业建设发展规划；教研室的教学总结、活动记录；教学检查、奖励、教学经验总结等）；科研工作（教师的科研计划、总结材料；机构管理材料；教师发表的论文、科研立项、科研奖励、自编教材、专著；学生参加科研创新活动统计分析等）；学生工作（学生花名册、学籍卡、成绩册、变更情况、奖罚情况、参加校内外各种比赛情况、学生优秀事迹登记、招生就业情况、毕业管理、学生日常管理情况等）；课堂教学与实习材料（课堂教学计划、教材目录、课程安排、进度表、教师任课安排、调课通知、选修课统计、试题和学生试卷及试卷分析、校内外实习基地建设、实习计划、总结、教学生产实习的大纲、总结、社会实习材料、毕业论文、考研工作等）；实验室建设（实验室的论证、评估、申报、审批材料；仪器设备的购置、安装、调试、检修故障、使用情况；实验室的计划、教学大纲、工作日志等）.

(二)档案的规范化管理

1.增强档案意识.档案意识的强弱直接影响档案的管理水平和档案事业的发展,为了更好地发挥档案在教学评估中的作用,必须加强档案管理,明确档案责任人和负责人,让全体师生增强档案意识,充分调动他们形成档案、保护档案、利用档案的意识,特别是教学部门和下属各系、部重视档案工作的意识,让他们改变传统的观念,及时制定科学的评估档案管理方案和计划,使档案工作与学校的各项工作同时进行.

2.加强制度建设.通过评估我们能够看到,必须向管理要质量,用制度来保障档案工作的落实.档案馆每年对各系、部进行档案检查和业务指导,定期对档案人员进行集体培训和单独指导,对上一年的归档情况要进行总结和评比,不断提高档案人员的业务水平和档案的收集率、完整率和合格率.针对评估中发现的问题,学校要加强和完善二级归档的内容,参照《高等院校本科教学工作评估指标体系》的条目、款项,做好院系档案类目的细分,明确院系档案的建档、存档和管理职责,将教学文件、教师业务档案、学生学习档案的归档任务落实到院、系、教研室,档案部门要加强二级档案的监督和指导力度,为评估打下良好基础.

3.规范评估档案管理.首先,评估档案应当形成一种周期性的自查、自评、自建和整改的长效机制,以此为档案的规范化管理提供质量监督和保障,避免把问题积压到评估前线仓促解决.其次,依据评估指标内容所收集的专题性很强的材料,不适合按高校档案分类法进行,可以不按此分类办法,采取按问题分类,强调材料在内容上的联系,以适合教学评估的进行.再次,制定统一的评估档案管理标准,开发评估档案管理信息系统,强化评估档案的信息化、网络化,以便资源共享.另外,还要加强评估后续工作管理,不少学校评估时把评估档案看得十分重要,但一旦评估结束评估档案没有及时移交到档案馆,至使评估档案管理混乱,有些从其他部门抽调来的档案,评估一结束就撤回,这样很难反映评估工作的全过程,特别是大部分高校评估机构是临时性的,机构一撤掉,档案就没有专人管理,造成评估档案严重丢失.

本科教学水平评估工作是一项复杂的系统工程,是高等学校建设、改革、发展的“助推器”,是提高教育教学质量的有效手段.随着中国高等教育事业的发展和教育改革的不断深化,高校档案在本科教学评估工作中的重要性会越来越突出.是评估专家进校后检查的重点因此,档案部门要积极配合,主动为学校的中心工作的开展,及时介入,及时提供怎么写作.认真学习评估方案,深刻领会评估指标,使档案工作在教学评估中发挥更大的作用.[责任编辑 陈 鹤]