高校财务管理中引入“网络报销”系统

摘 要：高校财务报销审核是高校财务管理中一项基础性的工作.自20世纪90年代高等教育事业的蓬勃发展,在校学生持续增多、事业经费逐渐增长等一系列变化使高校的经济活动呈现多元化趋势.高校财务支出中用于教学、科研、基建、后勤产业等方面频繁且巨额的资金业务往来与有限的会计人员编制之间的矛盾日益升级,“报销难”成为不少高校普遍存在的问题.鉴于此,本文在分析高校传统财务报销制度的不足及信息时代互联网优势的基础上,提出革新传统报销模式、提高财务管理信息化水平的新思路,以建立“网上报销”系统为突破口,探索解决高校财务报销难的新途径.

关 键 词 ：高校财务；网络报销；报账

中图分类号：G647；F232 文献标识码：A doi：10.3969/j.issn.1672-3309（x）.2013.04.58 文章编号：1672-3309（2013）04-142-03

一、传统高校财务报销机制的缺陷

(一)时间和地域的限制

传统的高校财务报销需要教职工凭纸质单据在固定的财务会计人员上班时间到指定的办公地点报销,产生时间与地域上的冲突.由于高校的特殊性,学生的毕业实习多安排在暑检测.每年经办老师在6月借款,待学生实习回校后,开始收集票据、粘贴等准备事项,直到学期期末,即每年的11-12月期间,开始集中到财务部门各种报销事宜.而这期间正是高校财务工作最为繁忙之际,财务部门要布置各种报表、财务结算会议,并对相应工作进行整理以应对检查,时间与地域上的集中导致财务报销大厅硝烟弥漫.

(二)业务审批效率低

传统的高校财务报销系统具有流程繁琐、条目繁多、规则刻板等问题.如多种补助标准令人眼花缭乱；要求领取的各类报销单据让申请师生往返来回奔波.并且, 在传统高校财务报销体制下,教职工应报销的每一张单据都需相关领导签字盖章,如果领导出差,则需要等待较长时间才可完成纷繁复杂的报销手续中的一项而已,无形中降低了业务审批的效率.当报账人员将大量单据送至财务部门时,财务部门既要审核原始数据,又要审核业务流程审批,最后编制记账凭证,输入会计信息系统,繁琐的流程,科目的繁杂及各项要求的刻板不仅降低了报账人员与财务人员的工作热情,也使得整个财务报销系统刻板而低效.

(三)财务审核压力大

自高校扩招以来,对应高校从规模扩张为主的外延式发展转向优化结构、提高质量、提升层次为重点的内涵式发展,高校财务管理在环境、工作内容、手段和方法等方面也随之发生变革,如高校经费从单一的财政拨款发展到多渠道多形式筹集资金的多元化发展格局,财务收支模式也由最初简单的行政财务收支导致到目前相对复杂的以部门、以院系为单位的经费收支核算模式,因此,对高校财务报销审核人员的从业素质也提出了更高、更新的要求.然而,目前高校财务在管理与核算方面并没有同步跟进,在高素质财务报销审核人员配置方面仍有很大欠缺.教职工的长龙队伍及有限的办公时间与财务工作人员每天有限的工作数量之间的矛盾冲突不断,无形中加大了现存财务审核人员的工作压力,并影响财务审核工作效率的进一步提高.

(四)预算控制效果差

在传统领导审批制财务报销体系内,财务报销审核工作的重点仍停留在最基本的算账、报账等方面,过多强调怎么写作职能,忽视内部管理职能,领导对科研经费支出的监督很大程度上仍停留在“账上”,没有落到实处,重核算、轻管理,无法保证对相关经费的预算执行情况的真实了解程度,审批更多存在超预算、超范围审批等问题.

二、“网络报销”系统优势分析

“网络报销”模式指网络通过单据填写的标准化、业务审批的流程化以及财务审核的网络化,彻底颠覆了传统财务报销模式.较之传统的财务报销机制,“网络报销”具有以下几点优势.

(一)突破时间和地域限制

“网络报销”相对于传统财务报销机制最显著的改变是将“人对人”模式转变为“人对机”模式.只要有网络,报账人员即可突破时间和地域上的限制,随时随地利用互联网实现财务报销任务,不仅方便于报账人员；同时,对财务部门来说,通过网络集中审核报销业务,也极大地缓解了如财务人员数量紧张、业务量分配不均等问题,无形中减轻了财务审核人员的工作压力,提高工作效率.

(二)提高业务审批效率

在财务审批层面,实行“网络报销”后,相关领导在对单据进行审批时可通过网络,在报账人员上传的原始单据的影像资料上以数字签名的形式实现,再次突破了领导审批单据在时间和地域上的限制,随时随地完成财务报销前所需的必须流程,提高业务审批效率.

(三)规范报销业务流程

通过“网络报销”机制,在报销系统中严格规范审批流程、审批权限及审批所需单据等控制点,报账人员在网络按照规定程序及要求进行申报时,如不符合相关流程、审批权限或必备单据等规定将无法递交材料,继而无法进行下一步.如此,不仅避免在传统财务报销机制中报账人员因流程或权限等错误多次往返奔波事件的发生,也极大地简化了财务人员的审核工作量,进一步加强财务管理部门的内部控制.

(四)预算实现实时控制

“网络报销”最显著的优势即在于对各项规定的严格限定及避免人员间的暗箱操作.在对网上报销系统进行设定时,应严格根据各项经费的具体管理要求,预算设置好诸如预算预警、超预算、超范围等规则.当报账人员在网络操作中出现以上情况时,系统将自动退回,并无法进行下一步申请.进而实现对预算的实时监控,减轻财务审核压力.

1.提高财务工作效率.

计算机的智能化在“网络报销”机制中也发挥了重要的作用.根据报销机制的要求,网络报销系统中将设置大量的、在实体财务审核中频繁使用的计算标准、计算方法及计算公式,当报账人员将相关数据输入规定框格内,如差旅费等补贴业务的计算结构将自动核定,财务人员不再需要相关核对业务,提高财务审核的效率及准确性；同时,报账人员在网上递交报销申请单时会有既定的规范格式要求,便于财务人员对相关数据进行直接提取与记录,避免因格式不统一造成的信息录入错误、重复等问题. 2.增强信息公开性,强化财务监督.

网络时代也是信息共享时代.在“网络报销”系统中,经过授权的各用户间可通过网络获取各种所需报销信息,提高信息公开程度.同时,通过对财务报销信息的共享,可以建立起多部门、多用户、各级领导广泛参与的监督格局.提高财务管理和会计核算工作的规范性和透明度,强化高校财务监督工作.

3.数字化存储原始单据,提高查询效率.

在高校科研项目结题时,内部审计和外部审计均要求对原始单据进行细致查询,如果通过传统财务报销机制即耗费大量时间对原始单据进行复印、装订与存档,再花费大量精力进行查询,势必降低审核效率.“网络报销”的便利性也体现于通过对原始单据进行扫描,实现数字化存储.在需要查看相关原始单据或其复印件时,只需从系统中调取进行查阅即可,极大地节省了审核时间,提高查询效率.

三、建立高校财务“网络报销”系统

(一)“网络报销”系统设计理念

设计理念是系统的灵魂与精髓.高校财务“网络报销”系统的设计将秉承“技术先进、安全第一、以人为本、信息共享”的理念.在校园网的环境下,设置以“网络报销”为主体模式,在坚持现有会计准则的前提下,以信息化、电子化为手段,以实现业务简单化、单据填写规范化、业务审批流程化、财务制单自动化、付款方式电子化为目标的新型财务报销系统,实现高校财务管理工作的科学化、网络化和规范化.

(二)“网络报销”系统的构建

1.功能设计.

针对高校财务报销业务的特点,可以在“网络报销”系统中设置以下功能.（1）借款管理模块.包括借款单录入、借款信息查询、借款信息删除、借款金额校验等几个项目.（2）报销单管理模块.包括报销单录入、报销单查询、报销单删除、根据报销单记录自动计算报销合计、报销金额核算等.（3）固定资产管理模块.包含固定资产信息填报、固定资产报销信息查询、资产核算、根据报销单据记录自动计算报销合计等.（4）审核功能模块.有借款单审核、报销单审核、固定资产审核三项.（5）角色权限管理.分为普通员工、财务人员和资产人员,不同角色人员对信息处理权限各不相同.

2.流程设计.

（1）登陆.（2）报账单申请.设置报账项目,填写报账基本信息,如报账费用项目、支付方式项目等.（3）报账单审核.报账人员填写后,系统将信息自动提交相关主管部门领导审批,以不受时间和地域限制的方式利用数字签名完成审批业务.并且,特殊业务应经过相关职能部门的审核、财务主管部门的审核,方可进行下一步流程.（4）预约报销时间.报账人员在完成系统所需报账清单后,对相同费用项目的报账单,可选择多比合并预约,打印预约报销单.（5）财务入账.报账人员需在预约规定时间,凭预约报销单到指定报销部门完成报账任务.财务前台审核人员从网上预约系统中调出报账人员所提前的报销单,由会计人员对原始单据及网上上传的单据进行核实,审核无误后将其转为记账凭证.若报账数据有问题,可由财务人员在制单界面直接进行修改.报账完毕后,根据报账人员事先在网上选择的报销方式进行结算,并以网络或短信形式通知报账人.

(三)实施“网络报销”系统应注意的问题

在构建高校“网络报销”系统过程中应着重关注以下几点问题.

首先,安全性问题是“网络报销”系统的生命线.“网络报销”对所保存的数据应区别对待,针对机密信息,应严格确保其安全性和保密性处于高安全级别.考虑到系统所依托的网络环境的信息传递功能及信息共享特征,在软件开发过程中应充分注意软件的安全性和保密性问题,防止攻击以病毒破坏所造成的严重损失及影响.此外,建立一套完善的内部控制制度.对财务部门设立严格的权限制度,对特定使用者依据层次不同进行权限划分,防止信息泄露,减少由于内部人员道德风险、系统资源风险及计算机病毒攻击所造成的危害,利用网络系统的安全性和保密性、防火墙、划分网段、专用网络等措施加强系统运行的安全性.做好宣传和怎么写作工作是实施“网络报销”的保障.

其次,选择合适的系统开发商是实现网络报销的关键.“网络报销”系统的研发是一个漫长的、精心准备的、需要不断磨合的过程.系统中程度设置是否合理、开发人员的专业技术水平是否达标、系统供给双方沟通是否充分,售后怎么写作是否能保证及时与周到等问题,在系统研发过程中均起到十分关键的作用.因此,高校可以考虑通过招投标的方式选择系统开发商,对企业资质、专业素质、售后怎么写作等条件进行综合考虑后,选择最优运营商,为系统开发提供长久高质的技术支撑.

最后,实施“网络报销”的首要环节是向高校广大教职工大力宣传实施“网络报销”的意义、目标、具体操作方案,激发群众响应“网络报销”系统的热情.同时,寻找合适的时机,将该系统投入实际运用.如利用学年、学期末、科研课题结题等大量报销业务集中时段试行“网络报销”系统,充分发挥该系统在时间、地域、流程等方面的便利性,极大地提高群众使用热情.此外,在系统初始运行期,财务部门应在财务大厅专设人员对“网络报销”系统的具体操作流程进行演示及讲解,协助通过“网络系统”预约的报账人员进行填单怎么写作,让高校广大教职工充分体会到该系统方便、快捷等功能,保证系统的顺利实施.