事业单位财务管理中的内部控制制度设计问题

中图分类号:F275 文献标识:A 文章编号:1009-4202(2010)04-109-02

摘 要 研究院沿袭改制前的财务管理制度在现在的经营管理中存在许多问题,预算管理薄弱且执行困难,资金管理松散,使用效力低下,对多种经营缺乏全盘考虑,分配不当,没有与企业长远发展相配套的科学财务系统,对长期发展不力.本文主要讨论了财务管理中的内部控制制度设计问题,有利于提高事业单位财务管理水平.

关 键 词 事业单位 财务管理 内部控制 财务改革

一、引言

在市场竞争日趋激烈的情况下,企业发展一般面临二种选择,一是如何适应外部环境的变化,二是如何协调内部资源的有效利用.由于企业对外部环境的适应是建立在内部协调性基础上的,因此,加强企业内部控制是企业管理中最基础性的工作.在内部这方面,前面的分析介绍可以看到,日本模式在这一内容上堪称典范,为我们提供了日常管理中严格加强控制的良好范本.

传统的观念认为企业内部控制就是内部监督,在当今市场经济条件下需要更新这种理念,认识到加强内部控制其作用和意义在于,通过财务监控作为切入点,建立和完善企业的财务监控体系,以企业最终经营成果为内部控制的依据,从内部控制的主体入手,对企业内部控制进行创新和发展,推动企业不断前进.

二、原有内控制度弊端

多年计划经济的影响下,研究院会计基础工作薄弱,财务内部控制制度不全,执行不力等弊病比一般的企业更为严重,内部控制制度较多浮于表面,成为形式.管理层次和机构的膨胀不仅没有增加效率反而导致组织臃肿、流程复杂、信息不畅,大大制约办事效率,人为因数过多对制度执行大有影响,管理不严、信息不准确甚至错误由此而生.久而久之,内控制度更体现不出什么作用,成为一纸空文,加之没有随着经济业务活动的开展不断更新.不少制度完全已经不适应当前发展需要,既不便于管理,还制造了矛盾.建立健全新的内控制度成为财务管理制度中最为迫切的重要内容.

其中,有效的成本控制和财务监督需要特别予以关注.

研究院在改制之后对各业务部门实行经济责任制,签订经济责任合同,定下年度经济目标和管理费上交比例,以完成经济任务作为考核指标,其余各方面不加考核,将较大的自主权下放到各业务部门.这种管理制度,一方面在几年来起到了提高部门员工的积极性和主动性的作用,另一方面财务管理监督力度也被削弱了.各业务部门各行其是,财务报销审核权力掌握在部门领导手中,为人为操作提供了很大空间,非常不利于监管,院财务部门与业务部门间矛盾重重,统一的成本控制措施无法推行实施,必要的监管制度形同虚设,税务补缴税工作一度引起很大震动,如何加强控制、监管,强化内部控制已经成为必须之举.

三、内控制度设计

在此针对研究院矛盾最大的两个问题进行分析,并提出内控制度设计的重点内容:

1.成本控制

实行成本控制的目的在于降低成本,这是企业增加盈利的根本途径.无论在什么情况下,降低成本都可以增加利润.即使不完全以盈利为目的的国有企业,如果成本很高,不断亏损,其生存必然受到威胁.同时这也是增强市场竞争力、求得生存得主要保障.外有同业竞争、政府课税和经济环境逆转等不利因素,内有职工改善待遇和发展的压力.企业用以抵御内外压力的武器,主要是降低成本、提高产品质量、创新产品设计,增加收入.提高增加收入的方法绝对不是好的选择,无异于饮鸩止渴,而降低成本可避免这类压力.

从长远来看,实行成本控制、降低成本也是研究院长期寻求发展的基础.成本低了,可增强市场同行业中的竞争能力.自然有利于增加收入,同样也就巩固了经营基础.这样的良性发展才会推动企业去提高怎么写作质量,开拓创新,寻求新的发展.许多企业陷入困境的重要原因之一,是在成本失控的情况下盲目发展,在新项目上进行开发,一旦市场萎缩或决策失误.企业没有抵抗能力,很快就跨下去.

成本增长超过收入,利润成负数,这样的结果显然不利于发展.控制成本、降低成本是当务之急.严格的成本控制并不是一件令人愉快的事情,但控制总是必需的.以日俱增的车辆使用费、招待费与设备资产的陈旧、多年亟待更新形成反衬.控制浪费成本,加强必要成本支出是当务之急.建立成本控制要从以下方面着手:

(1) 组织信息系统.这是进行成本控制核算的核心.成本控制系统应由预算、执行控制、分析评价、业绩考核报告几部分组成.预算是控制信息的出发点.业务部门作为成本控制的责任主体,也是组织信息系统的基础,在进行年度财务预算时根据上年费用成本支出对本年成本支出进行估计,财务部门结合实际经营情况和全院发展目标予以审核,再报院管理层进行批准,确定下来的预算支出数即为年度控制目标.

(2)执行控制系统.这是财务监督的重要内容.下文将深入研究讨论.

(3)分析评价系统,即考核制度.这是控制系统发挥作用的重要因素.考核以业务部门的差别而定.要结合部门收入、净利润,成本支出预算目标等各项指标进行比较、考核.从整个部门到部门主管、员工的业绩考核都以此为依据.这个任务主要由财务部门负责,并做出相应的成本控制报告,形成一个正式的报告制度目的在于使各级部门清楚的知道业绩被衡量、报告和考核的结果,既要显示过去的工作状况,又要提供改进工作的线索,指明方向,同时为各级主管部门纠正下偏差和实施奖惩提供依据.控制报告的需要提供出这些详细信息:完成了多少,应该完成多少,两者之阃的差异和原因,达到预期目标与否,完成得好不好,责任归属在何处都应该予以指出.

(4)奖励制度.这是维持控制系统长期有效运行的重要因素.员工的工作努力程度受业绩评价和奖励方法的影响.奖励可分货币奖励和非货币奖励两种形式,惩罚是一种负奖励.

2.内部监督

加强内部监督就是加强内部控制,这是提高企业管理水平和增强企业竞争力的必然要求.一股说到财务监督总会谈到税务、工商.审计等上级部门的监督,在这里我们要研究的是内部控制中的核心制度,企业内部自身的财务执行监督.这在一定程度而言几乎决定了整个内部控制的成败和企业的存亡.内容涉及企业财务管理各方面:预算、收入、支出、资产、负债、净资产等各方面.加强内部控制、财务监督,致力于消除隐患、防范风险、规范经营、提高效率为宗旨和标志,建立全方位的财务控制体系,多元的财务监控措施和设立顺序递进的多道财务控制防线.使财务监督、内部控制渗透到企业的法人治理结构与组织管理的各个层次、生产业务全过程、各个经营环节,覆盖企业所有的部门、岗位和员工.对于严密有效的财务监督对于确保企业各项业务的健康运行,堵塞漏洞、消除隐患,防止和发现、及时纠正各种欺诈、舞弊犯罪行为,规范会计行为、确保会计信息的准确性、完整性都有着重要作用.

研究院尽管在财务制度上对收支报销都有相关审核程序,但一向人为操作因素过多,有规则不依,监管不严,监督无力,报销环节主要由业务部门自己掌握.财务审批流于形式.唯一的监督途经在这里也形同虚设,完全谈不上事后的监控措施、事前、事中的监控手段、策略,约束手段和激励的安排,财务上资金流量、存量预算指标的设定、会计报告反馈信息的跟踪都没有一个行之有效的严密体系,其监督作用几乎难以实现,很不利于企业的长期发展.

为此,建立健全有规章制度可依的长期监督制度评估内部控制的设计和运行情况很有必要.具体实施建议如下:

一是树立财务内部监督理念,保证财务管理的内部监督力度.具体方法有:

(1)组织机构协调.严格遵照《会计法》要求,明确企业法人职责,加强财务监督宣传,按照一定的组织程序和规则,将财务监督权层层具体落实至相关部门.对其财务行为进行规范.

(2)制度约束方法.通过完善研究院内部管理制度,对财务部门的有关监督职能加以进一步明确,强化这一职能.企业所有人员不经合法授权,不能行使相应权力.这是最起码的要求.不经合法授权,任何人不能审批:有权授权的人则应在规定的权限范围内行事,不得越权授权.企业的所有业务不经授权不能执行.财务业务一经授权必须予以执行.这些要求一旦严格执行,监管的约束力度就会得到体现,更有利于建立起严格有效的监督管理制度.对以下经济行为进行全面监督、管理和控制:财务预算管理制度、财务总监委派制度、经营者和员工薪酬制度、财务信息报告制度、内部审计制度等,足以使监督理念渗透到全院财务活动各方面.

(3)行政方法.行政命令对推行监管最为有效,通过授权、命令、干预等方式对各业务部门的财务行为进行干预,凡是超过预算的成本费用支出、不符合常规的收支一律报经管理层审批.

(4)政策方法.通过制定企业统一的财务政策和会计政策,如收支、原料采购、技术怎么写作、投融资、折旧和费用摊销、资产处置、收益分配等政策,对各单位、部门的经济行为进行规范、激励与约束.

二是在制度执行中进行严密监督,全方位控制.财务执行机制是财务部门行使财务执行权力的制度安排,涉及到财务部门如何开展财务活动、获取财务利益、控制财务成本等问题.

三是双管齐下,保证监督长期有效实行.两方面的工作必须同时开展:一是财务部门对各单位、业务部门财务行为自我监督机制,即通过强化财务部门、管理层的财务决策、执行权力与其财务责任和利益的对称配置,促使财务部门承担其财务行为的经济后果,二是加强对财务主体的责任耳标控制和财务违规行为的惩罚力度.

四是提高人员素质,提高监管水平.制度和人缺一不可.对会计的要求不仅在于熟悉一般帐务的处理操作,良好的职业道德素质也是必须的.业务素质与职业道德素质二者兼备才能真正在企业内部控制、财务监管中发挥作用,保证制度的有效执行.

四、结语

建立科学有效的管理制度,需要在全院重视的情况下,保证政策、制度统一,以资金管理为重点,内控制度为保障,科学分配,用预算制度加以配合,这样才容易改掉以往制度缺陷,提高企业运行效率和经济效益.