ERP系统主数据的维护与管理

【摘 要 】讲述了主数据维护的准确性、及时性、严谨性是保证ERP系统正常运行的基础,以及主数据的维护与管理需要注重的几方面内容.

【关 键 词 】主数据；维护；管理

1.概述

任何企业ERP项目的运行,都是架构在数据的坚实基础上.有了正确的数据ERP系统才能够将信息传播到整个企业,在企业层次上去优化各种业务工作,提高管理水平.数据是ERP系统运行的基础,只有确保数据的准确性、维护的及时性和严谨性,才能保证ERP系统的正常运行.

“数据”是科学实验、检验、统计等所获得的和用于科学研究、技术设计、查证、决策等的数值.ERP系统主数据又称参照数据,是由定义业务实体的事实构成,事实被用于对一个实体建立多个定义或视图.维护主数据包括物料主数据、供应商、客户、会计科目视图等,主数据字段繁、种类多、相互制约的特点决定了主数据的维护一定要非常重视并投入充分的力量和资源才能解决.

ERP（enterprise resource planning）企业资源计划,它是将企业内部所有资源整合在一起,对采购、生产、成本、库存、分销、财务资源进行规划,从而达到最佳资源组合,取得最佳效益.数据是这些资源的表现形式,任何经营管理活动都离不开对这些数据的存取,所以说数据是企业的一种无形资产.因此,在ERP项目运行过程中,重中之重就是数据的维护和管理.

2.主数据的维护

主数据在维护过程中要高度重视主数据维护的准确性,保证数据维护的及时性和严谨性,ERP系统才能正常的运行.不准确的数据对于无辜的计算机来说其实就是谎言,它们只能被计算机用来高速地产生错误的答案.只有保证每一次数据维护的准确,才能保证系统数据的准确.

主数据字段繁、种类多、相互制约的特点,使得主数据的维护必须确保及时性和严谨性.为确保主数据维护的及时性和严谨性,我们制定各项标准化规范.大到信息指标体系、信息交换接口要标准化,小到分类编码、文档编写、字段定义及维护流程同样也要标准规范化.确保在最短的时间内能够进行数据准确维护,使数据的维护进行规范处理.

主数据维护方法有直接输入法和批量导入法.直接输入法使用ERP系统事物代码,对视图中的各项目进行录入,这种方法适合少量数据的维护,由于是手工更改,出错的概率较高.主数据的维护既是日常性的工作,也会有阶段性的工作.往往阶段性的工作采用大数据量的批量更改,如调整、类别调整等等,因此,系统要有批量处理和调整的功能.批量导入法使用批导程序,一次执行大批量的更改,但要求数据维护人员按照用户提供的数据模板正确导入ERP系统中.

真正做好主数据维护和管理工作,要求主数据维护人员在实际中做好以下几方面工作.

2.1 注重业务流程及其功能改变

由于ERP系统主数据的关键字段是与业务流程及其功能息息相关的,所以在维护主数据时必须关注系统内业务流程设计及其功能变化.在系统运行过程中,系统功能会被优化或改进.这时,通常会对主数据的维护提出新要求.主数据维护人员必须关注这些变化,确保主数据随时更改.因此,从管理上要求在系统设计、配置发生变化时,各模块程序维护和开发人员要及时和主数据维护人员沟通,而主数据人员一定要将这些转化为主数据具体维护要求.

2.2 强化ERP项目相关模块原理的培训

要求主数据维护人员吃透ERP精神,根据系统中的原理和做法,具体应用到实际工作中去,做精、做好,将数据和业务流程紧密结合,重要的是知道数据怎么做,更知道为什么这么做,以达到培训的最佳效果.

2.3 掌握批导程序的制作方法

数据批量导入是主数据维护的一项重要技能.常用的批导程序通常是在上线初期就由开发人员准备好的,可是日常维护过程中,时常会有新的批导入任务,这就要求主数据维护人员不仅能够熟练地使用现有的批导程序以保证导人数据的正确,而且还需要掌握批导程序的制作方法,以适应生产变化的要求.

2.4 建立主数据发布制度,确保主数据与各项系统外业务的衔接

主数据维护完成后,并不意味着主数据维护流程已经结束.如系统内新增了材料主数据,有了新的物料编码,除设计人员与采购人员知道外,还应在主数据维护流程中增加主数据信息发布这一环节,明确主数据发布的时间、地点、发布的部门、发布范围、如何发布等,并建立企业主数据发布制度.经过了这样的调整,业务部门对新增主数据的用途不再有疑惑,而且可以及时地做出业务反应.

2.5 预见性的维护物料主数据

预见性的维护物料主数据,适应生产的变化,带钢的生产品种规格在成品中数量最大,通过实际工作总结,在维护XG08D2时,同时维护Q195.同样在维护Q235时,同时维护Q215,这样即能适应生产过程中的对物料编码的需求,又提高物料主数据维护的效率.

3.主数据的管理

ERP数据管理体系是通过多次研讨分析,经过较长时间的实践和改进逐步完善建立起来的,目前,基本形成了较为完善的管理体系.

3.1 完善物料主数据维护流程

ERP实施期间由数据组制定产成品、半成品、原料、材料、备品备件、供应商数据收集管理办法和流程,进行数据的收集整理和维护.甩物料帐后,ERP项目部成立运营监管小组负责ERP系统静态数据和数据故障的管理,对静态数据和动态数据维护、变更、修改业务进行受理、审批、备案,并通知责任单位进行处理等；负责动态数据的监控、备案等；按制度执行考核.

3.2 采用技术手段完善管理

对于几十万个物料数据,新增物料只靠单一通过加强管理来杜绝描述重复还是不够的,我们还编写许多有关数据管理方面的程序,来检查数据维护的合法性和完整性,并开发了一个模糊查询程序,有效地控制了描述重复.在新增物料前要对新增物料描述进行查重检查,查找过程中对物料描述数据格式进行转换,如：大小写、全角半角等自动转换对比.

4.结语

ERP系统主数据的维护、原有数据的优化管理仍是数据维护人员艰巨的工作.只有保证每一次数据维护的准确、及时,才能保证系统完整数据的准确.建立明确的责任制度,在数据申请、编码、维护、应用等操作的各个环节上都要保证才能使数据准确、完整.