高校图书馆的采编业务外包管理与实践

点赞:5890 浏览:18822 近期更新时间:2024-02-18 作者:网友分享原创网站原创

摘 要 :结合北京大学图书馆采编外包的经验,从外包的模式选择、人员管理、工作管理和质量管理等几个方面提出高校图书馆在采编外包管理工作中应该注意的问题,达到拥有稳定的外包人员、高效的工作流程、稳定的数据质量的目的,从而获得采编外包的成功.


关 键 词

北京大学图书馆

外包

采编外包

外包管理

采访和编目是图书馆传统的两大核心基础业务.采访质量决定了图书馆馆藏质量的高低;编目质量决定了图书馆对外怎么写作的水平.随着图书馆经费的不断增加,资源的种类与数量都在不断发展,图书馆面临的编任务也越来越繁重.与此同时,图书馆工作的重心也在调整,从传统的纸质资源占主导到着重发展电子资源,从重视馆藏建设到重视对外怎么写作,在图书馆工作纷纷社会化的浪潮下,为缓解人手不足的状况,将传统图书采编的辅助性工作外包,成了不二选择.

北京地区编目较早外包的有首都师范大学和北京师范大学,于2006年率先外包.北京大学图书馆虽然于2006年便开始了图书加工部分的外包,但对于编目外包一直有疑虑,担心数据质量不过关以及公司人员的稳定性等.在编目是否应该外包的讨论声中,数据公司也在不断成长.直到2009年6月各方机缘终于成熟,北京大学图书馆开始采编外包,这一年来的外包实践表明,只要找到一种适合本馆的外包模式,从人员、流程到质量控制多方位重视外包管理,就有望获得稳定的外包队伍、较快的上架速度、以及相对满意的数据质量,从而获得图书馆与公司双赢的局面,本文旨在总结北京大学图书馆的外包实践经验,以推动图书馆采编外包事业的健康发展,

1采编外包模式选择

外包(Outsourcing)是"Out Source Using"的简称,意为“外部资源利用”.图书馆的业务外包是指通过委托契约将图书馆内部的某项怎么写作或某项任务分包给外包公司来完成,以最大限度地发挥图书馆的核心竞争力和最快地对外界环境做出反应的过程.将部分采编业务外包,公司负责简单的重复性工作,图书馆员可转而从事新型及特色文献资源的编目与整理,或创新型怎么写作等,以应对快速发展的图书馆事业之需要.

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按照作业地点划分,采编业务外包存在两种模式:馆外加工模式和到馆加工模式.馆外加工模式下,图书的收登、著录、分类及加工(盖馆藏章、贴磁条、条形码、书标、保护膜等)诸工序到馆时均已完成,经过简单验收后可直接上架,即所谓“即可上架”(shelf-ready)怎么写作.书商多采取这种模式,此模式相对较低,但一般与图书的采购捆绑在一起.这种模式比较适合建馆历史较短、采编力量相对薄弱的中小型馆.

馆内加工模式下,公司按照图书馆的要求,派出合适的员工进驻图书馆,加入图书馆的工作流程.这种模式类似于人事写作技巧,但结算方式采用按件计酬、按时计酬,或一揽子承包方式.此模式相对要高.但能够根据图书馆的需求写作怎么写作,方便灵活.这种模式比较适合有一定历史积累,对于采编质量要求较高的大中型馆.

由于北京大学图书馆的编目细则较多;排架号体系复杂,不易掌握;同时,为了保证图书的自由采访,北京大学图书馆采用的是馆内加工模式.

2外包人员管理

外包管理最重要的是对外包人员的管理.对于外包,图书馆最担心的是公司人员的稳定性.处理不好,图书馆会沦为外包公司的培训基地,陷于不停培养新人的境地,所以,如何培养并稳定外包队伍是外包管理中最基础也是最重要的一环.一方面,图书馆在跟公司签约时要做出严格限定,编目员要达到一定资质,且公司不得随意更换;另一方面,图书馆也要提供好的人文环境,留住人才.

2,1准入门槛

选择符合资质的编目员,一般通行的标准是持有CALIS编目员(中、西文)资格证书.但能拥有这种资质的外包人员不多.图书馆还要辅之以综合业务考核,来评定其水平.

北京大学图书馆的考核办法是为被考核人提供多种类型的图书,包括港台或其他原编图书、连续出版物、中文译著、方志等,来考察其对编目知识的掌握情况.根据一定的评分原则,得出待考核人的最终得分.经测试“达标”的外包人员才能正式上岗工作.

2,2持续培训

外包人员的基本业务技能虽然达标,但距离合格编目员的水平还有相当距离.虽然图书馆不必再做基础培训,但本地化培训及日常培训必不可少.

本地化培训是针对本图书馆的个性化培训.每个图书馆的工作虽大体相似,但所使用的自动化管理系统、工作流程、操作细节等各不相同.对图书的分类和排架,各馆也都有历史沿袭下来的特殊规定和习惯.外包人员进驻后,图书馆必须针对以上方面开展系统培训.

日常培训是指在错误中不断积累与学习.有问题的记录,老师在图书中夹条说明,外包人员根据提示进行修改,从而获得经验与知识.外包公司的人员进驻后,可以专设一室独立工作,这样便于独立管理.也可以与本馆老师同室工作,遇到疑问可随时当面请教,这样更易于外包人员的成长.

2,3工作环境

友好宽松的工作环境,可以吸引外包人员长期驻留.一般情况下,外包人员刚到图书馆都会面临心理压力.对外包人员需要设专人管理.管理人员不仅要对采编业务熟悉,还需要有较强的协调与沟通能力.对外包人员要进行心理疏导,注重人文关怀.经常与他们沟通,了解情况,切实解决他们工作中的实际问题,如工作难易调配、岗位调整带来的收入问题等.同时,营造“一家人”的氛围.视他们与本馆员工一样,组织一起春游、联欢、晨练等.虽然在人事制度上不可能做到平等,但在部门范围内尽量让他们感到平等与尊重,这样,既能发挥他们工作中的主观能动性,也可以吸引他们长时间留在图书馆.

3外包工作管理

为发挥外包人员的工作积极性,外包工作多采用计件模式计费,同时也计件提成.能够采取计件付酬形式的工作,一般符合以下特点:①每道工序可以分别计量;②工作成果能够准确计量;③工作成果有明确的质量标准,可以逐个进行质量审核.与采编相关的工作,如图书信息的著录、套录;图书的订单与收登;图书的加工、入藏等,均符合以上条件,可采用计件付酬的办法.对于不适合计件的工作,如拉书、倒架、学位论文的分发排序整理等辅助工作,则可采用计时付酬办法作为辅助.

3,1采编流程的调整

外包怎么写作的引入推进了采编流程的整合.采编流程的整合坚持以下原则:

①避免重复劳动.比如:独立做订单和编目时都需要查重.若将这两个工序集中在一起,则只需查重一次.

②兼顾外包成本.对于外包公司来说,数据员和加工员的工资待遇不同,他们从事工作的定价标准也不同.因此,在设计流程时,不要让数据员兼做加工员可以胜任的工作.

③交接流线清晰.办公室的布局应尽量按照交接流线顺序,不来回推拉图书.一次交接完毕,进入下一流程,不反复交接.

按此三原则重新设计流程后,采编工作被整体划 分成四部分.外包人员分成两组,数据外包和加工外包.嵌入到采编流程中.各部分的具体职责如下:

采访人员负责选书验书;数据外包员负责中文图书的套录或著录,做订单,图书的收登以及分配馆藏;编目员负责原始及套录数据的审校及建立规范;加工外包员负责图书的两贴两盖、上载馆藏,贴书标等.详见图1.

3,2完善管理文档

采编部分工作外包,外包人员与本馆人员一起工作.这增加了管理难度,容易出现职责划分不明确的问题.仅靠外包附件(以下称外包任务书)中的相关规定很难解决此问题,需要双方在实践中不断磨合.在管理过程中,不断完善各种管理文档:

①外包任务书.外包任务书是最早需要编写的,通常作为合同的附件,外包任务书应包括外包的工作范围、工作职责以及质量考核标准等.

②岗位职责界定.制定各道工序的工作流程及业务规范,特别是明确外包与本馆岗位之间的职责划分细节.同时,明确岗位之间的交接方式.

③工序流转单.采编工作流以订单为单位,每个订单对应一份工序流转单.转单的内容包括订单号、书车号、种册数、原编/套录/复本的种数,以及流转经过订单、编目、审核、上载、加工各工序人员的签名.

工序流转单或其他形式的交接单,是图书馆向公司支付怎么写作费的基础依据.有些图书馆也采用由系统报表生成统计数字的方式.不论是流转单形式还是系统自动记录,都要妥善保存,做到有据可查.

3,3允许一定积压

虽说外包的主要目的是为了消除图书积压,但是计件的性质决定了必须要有一定的任务储备.因此,在确定公司派驻本馆外包人员的数量时,需要结合本馆每年新进图书的数量,留一定的可加班余量.换句话说,需要允许一定程度的积压.或者图书馆与公司达成协议,根据任务量情况,随时调整驻馆人数.但在这种情况下,外包人员频繁更换环境,易出现质量不稳定状况,也容易导致出现问题后无人负责的情况.最好的办法是图书馆要有一批不着急编目的图书,或是赠书或是待回溯图书.在完成新书之余,一点点消化.

4外包质量管理

采编业务外包中,质量最难以控制的是编目一环.外包人员的薪酬计件提成必然导致工作时追求速度最大化.若不加以约束,书目数据质量很难得到保障.从实践中看,套录数据的质量很大程度上取决于原始数据的质量.原始数据或者来自CAILS中文数据源,或者来自书商提供数据.外包人员每天完成近100种图书的编目,基本不可能做到字段的逐条校对.因此,需从制度上加以规范和约束,让外包人员时刻树立质量意识,才能保证整体数据质量.从人性化管理角度,不简单限制外包人员的日工作量,而是要通过明晰质量归属、多层次质量控制来实现质量监督.

4,1明晰质量归属

根据外包任务书的规定,外包人员和本馆校对人员明确分工,确定各自的责任范围:

①外包人员对全部著录项负责,对查重不到位造成的索书号及重复记录等错误负责,出现错误由外包人员修改.规范属著录的内容,要求外包人员去查,但不作具体质量要求.

②主题、规范、分类号由本馆编目员负责,出现错误由编目员修改.

明确了质量归属,当编目员校对时发现书目数据的著录部分有错误时,编目员只指出错误,不代为修改.这样做虽然不如编目员直接改掉效率高,但却可以督促外包人员少犯错误,也能够促进他们业务水平的提高.

4,2分级质控措施

在不断的质控实践中,我们建立了多层级的质控管理制度,不同难度的图书,不同来源的图书采用不同的质控策略.

①向CALIS联机编目系统原始提交的图书,需要编目员逐本仔细校对.

②从CALIS联机编目系统下载的数据,由编目员抽校,抽校的比例视校对任务多少而定.

抽校时,编目员有意识地抽取多主题的图书、译著、多卷书等外包人员容易出错的图书.比如:外包人员可能会对多主题的分类把握不准,忘记做译著译者的人名规范,多卷书的著录标准可能不统一等,

③对于系统中已经有的复本与续卷图书不定期抽查.

不定期抽查是为了不留质控死角,防止外包人员因为无监督而懈怠.比如,续卷不添加分卷题名等.

4,3分级质量标准

对于书目数据质量的考察,不同的字段有着不同的要求,根据字段对于读者查询的重要性来分,可以分为:

①依据《CALIS联机合作编目手册》及《CALIS中文图书著录细则》规定,总体著录准确率应达90%以上.

②书目的关键字段著录应当准确,准确率应达95%以上.

常见关键字段包括:010字段的ISBN号、101字段的语种代码、100字段的各项代码、200字段的题名(包括并列题名、分辑题名、副题名)、著者;205字段的版本;210字段的出版者、出版年;215字段的页码,尺寸(不能差距太大);327字段的多卷书或连续出版物的子目517字段的其他题名;500字段的统一题名;510字段的并列正题名;701、702字段的个人名称,包括外国责任者的原名;711、712字段的团体名称等.

③关键检索点.

关键检索点是指ISBN、题名、著者、出版社、出版年这五项,是读者查询时最常用的入口.这五项错了会直接导致用户查不着数据,因此其重要性也最高.对这五个检索点,要求准确率最高.

4,4现状质量分析

经过一段时间的观察与统计,对外包数据的质量状况做了一下分类统计.表1是2010年下半年的抽样统计结果.从表1数据可见:

(1)主题、分类、给号类错误,占到外包员工总体错误的一半以上.

根据合同规定,主题与分类部分可直接参考图书的CIP数据,套录数据可以不修类和主题.这部分对外包人员不做太多质量要求.从统计结果看,主题给号和规范这三类错误的合计出错率为15.2%,占全部错误的78.15%.由此错误率来看,外包人员的编目水平距合格编目员还有一段距离,校对工作必不可少,不可放松,

(2)著录基本五项错误偏高

从统计数字看,关键著录项和其他著录项的出错率都在合格范围之内,但基本著录项1.61%的错误率偏高,需要向公司提出照会,进一步提高外包人员的质量意识,对外包人员加强质量教育.

5结语

北京大学图书馆采编业务的外包在高校图书馆界引起了较大反响.我们也听到不少业界的反对意见.但走向外包是客观形势推动的必然结果,是大势所趋.采编外包后,消除了新书积压现象,图书上架速度明显加快,图书的原编量也明显上升.一直以来未有精力涉及的电子资源与元数据项目也顺利展开.2010年图书馆为编业务外包支付数据费15万元,成本核算仅相当于一名馆员的投入,但中文编目组却因此节省出4名编目员投入馆内其他工作.无疑,采编外包实践是成功的.

但是毕竟外包人员的稳定性较低,而培养一个全面掌握主题和分类的合格编目员需要几年时间,因此,这部分工作只能由本馆骨干人员承担.林明老师在2010年6月CALIS联合目录专家研讨会上指出:“联机编目的大环境在客观上减少了对编目员的需求,但资源的海量发展和用户的广泛需求,又对编目员的职业素质、专业水平提出了更高的要求.因此,编目资源实现共享并不意味着可以削弱编目工作在图书馆和读者之间的重要桥梁和导航作用.”依靠外包队伍,只能完成最基本的著录工作,满足简单检索功能.若要实现FRBR和ICP提出的用户任务,将用户的便利放在第一位,还是离不开有责任心的编目员的努力.特别是随着RDA的面世,未来的编目规则面临调整,图书馆必须重视后继编目队伍的培养,这样图书馆的工作才能传承有序,发挥外包公司与图书馆的双方面优势,更好地为读者怎么写作.