数字档案馆信息收集与管理

[摘 要]数字档案馆建设是档案工作现代化的必由之路.目前,在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”,思想认识不到位,重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱,工作基础较差；数据保护存在风险等问题.在传统档案工作走向数字化的过程中,需要针对新技术的应用过程中产生的新方式和新问题进行深入的探讨和研究,使数字档案馆真正达到安全、方便、准确、快捷,全面提高怎么写作质量和工作效率.

[关 键 词]数字档案馆；信息收集；管理

随着信息技术的迅速发展和日趋成熟,档案资料数字化步伐加快,数字档案馆的研究和建设已经成为档案界发展的重要方向.与传统档案馆相比,数字档案馆有着传统档案馆所无法相比的优势,如收集和保存手段丰富、收集方式快捷、海量存储、可以使用信息技术进行高效的数字化检索和利用、开放手段高效丰富、高效快捷的传输和共享.如果对数字档案馆仅仅套用传统思路,将不可避免地导致一些问题.因此,必须深入研究解决管理发展数字档案馆中存在的技术难点和问题.

一、档案的数字化

文件、档案、声像、图书、情报、资料、文献、实物,档案馆面对各种形态的档案,要统一数字化形式,首先要解决的是标准问题.除了实物,其他形式的档案,从理论上来说都可以用数字化来存储.但是,理论上的存储并不代表操作层面上的完美.一个系统在启动之时,会制订所能接受的格式和规范,而这些格式和规范,需要能包容本馆所预期数字化的馆藏.比如图片资料,现在所用的手段是扫描或照相,便要确定精度标准是多少.又如在启动时确定的规范是300dpi,但是后期发现这个精度对部分档案无法完美反映其细节,这个时候就会面临着大量返工的尴尬局面.开始设置较高、超高精度,又会造成存储成本过大、使用困难.标准应该是在对本馆馆藏特征进行全面分析的基础上制订的,既要符合数字档案馆的国家标准,又要扩充、调整相应的个性化标准以适应本馆的馆藏特点.

二、档案的收集

档案数字化之后,使得在线或离线方式收集数字化的档案变成可能.以目前的档案管理方式,实体档案和数字化档案还将长期并存,实体档案将继续收集.但是提供数字档案,可以分解数字化工作量,避免档案馆花费过多人力于档案的数字化工作.在档案馆人力不足、经费不足的情况下,可以通过制度来分解数字化工作,由档案的形成人或提供人完成数字化工作.在线收集档案同时还有明晰责任的作用.开发在线收集随之而来的新问题是,如何控制档案数字化的质量问题以及真实性问题.在实际工作中,需要对责任人进行定期专项培训、制订出相应的工作制度和规范、在入库前实行从逐件检查到抽检制的过渡等工作,通过这些手段来保证入库档案的数字化工作准确高效.

三、档案的真实性

在目前的档案管理系统里,最大的安全隐患是档案的真实性问题.系统管理人员甚至是档案管理人员,都有可能去变更数字化的档案文件和数据,而数字化的档案有别于传统档案的特点是很难发现变更,即使发现变更也没有变更的痕迹.这样档案的真实性就很大程度依赖于管理人员的自觉性.档案的真实性是档案最严肃的要素,所以应该从技术手段和制度上加以保证.目前已经非常成熟的数字证书技术是保证档案真实性非常好的方式.建立证书体系,由最后的责任人在入库前加盖数字印章.信息档案文件采用数字印章或加密格式存放之后,需要使用系统密钥打开,会带来使用效率的问题.一是通常情况下加密元无法使用关系型数据的检索手段.二是逐项加码解码会导致系统开销巨大、效率降低.因此,需要在建立之前就认真分析,合理设计开放元和加密元的组成和分布,实现高效和安全的平衡.

四、保管中的安全风险

一般的理解,数字化档案是一种永不消失永不磨损的信息,但是实际上磁信息或光信息同样存在错误问题.磁场、过热过冷、灰尘、多次读取等因素都有可能造成数字信息的变更.有些变更是非致命的,只会导致部分信息缺失,有些错误却会导致整个文件无法打开,甚至数据仓库完全损坏.尤其是如果使用了加密格式存储,任何误码都会造成信息无法还原.所以对数字档案的保管,需要从技术方案上对数据安全提供足够的保证.一是建立基础的备份系统.二是建立定期自动核查例程,防止数据已损坏而未能发现.再好的备份系统也不可能无限量冗余备份,如果不及时发现问题,很有可能已损坏数据会冲掉备份的正确数据.三是有条件的档案馆应建立实时异地容灾备份.四是定期更新存储介质.

五、利用中的安全风险

档案的密级制度是数字档案馆利用环节最需要关注的因素.以现在的信息技术手段,只要开放出去,再想保护就几乎没有可能,所以档案的调阅流程需要有严格的控制.一是对数据元的开放方式要有明确的界定,按不同的密级,设定不同调阅方式的可见数据元；二是数据中心要有严格的安全措施,包括技术手段和管理手段；三是在无法做到物理隔离的情况下,要利用网闸等技术实行逻辑隔离；四是采用技术手段,严格控制调阅者来源和权限；五是档案数据库建立在内网,需要开放的部分可采用同步技术建立镜像供使用；六是建立调阅室,加强制度管理,采用技术手段防止通过网络或移动存储拷贝数据；七是要防止无线网络设备造成网络后门.总之,随着信息技术的高速发展,数字档案馆的建设在面对新空间、新思路的同时,也会面临着许多问题和困难.这就需要档案管理人员保持与时俱进,坚持学习和研究精神,不断给数字档案馆的发展注入新的生命力.