探析房产档案的信息化管理

[摘 要]作为房地产业迅速发展的基础,房产档案在经济发展的今天具有重要的作用.所以,清楚的了解房产档案的作用、房产档案管理的特点、房产档案管理存在的问题和房产档案的信息化管理十分重要.

[关 键 词]房产档案；作用；特点；信息化；管理

引言

在经济迅速发展的今天,房地产业也获得了蓬勃的生命力,得到了迅速的发展.而房产档案管理作为房地产业的重要组成部分,在房地产业蓬勃发展的今天也起到了巨大的作用.

一、对房产档案作用的认识

房产档案主要是指房地产业的管理部门在房地产发证登记、交易写卖、房屋拆迁、建筑用地和租赁用地中,通过收集、整理等过程,按照特定的方法形成的能够直接反映房产产权人、房屋现实状况和土地使用状况的文件材料,这些材料主要以文字、计算材料,图纸,图表,照片,录像带,录音带等各种形式为载体.

在房产档案建立形成之后,当房产的产权以各种不同的形式不断的发生变化时,或者是,当房屋的现有状态发生转移或变更时,房产档案的内容必须不断地被补充一些新的材料,才能够保证其真实性和连续性,防止发生各种不必要的纠纷.

二、房产档案管理的特点分析

(一)具有法律的依据性

房产档案是对产权变化和房屋的现有状态转移或变更的记录,对调解各种纠纷起到了重要的作用,它是确认产权和房屋现有状态的重要依据,是除了产权证书外,另一种被法律所认可的凭证.当前各种房屋交易纠纷纷至沓来,这时,房产档案就起到了重要的作用,成为了重要的法律依据.

(二)具有区域的垄断性

房产管理属于属地管理,而且每个地区都只有一个房产管理部门,因此房产管理就具有了区域的垄断性.因此,房产管理部门的工作效率就决定了该地的房地产业的发展情况.因此,为了该地区房地产业的不断发展,保持市场的秩序化,房产管理部门就必须加大硬件设施,实现信息化管理.

(三)具有社会的信息性

房产档案作为反映房产产权人、房屋现实状况和土地使用状况的文件材料,本身就具有社会的信息性.即使对房产档案进行了信息化管理,但是,它仍是信息传递的载体,具有社会的信息性.

(四)具有动态性

当房产的产权以不同的方式在发生变化时,或者,当房屋的自然状态发生变化时,房产档案的内容就必须进行补充,详细并及时的记录房产的产权、房屋的自然状态变化的具体情况,这就决定了房产档案管理具有动态性.

(五)具有使用的频繁性

房产档案在社会生活中经常会被用到,例如：写卖、继承、抵押房屋时,或者是发生房屋纠纷时,又或者是房屋的自然状态发生变化时.所以房产档案具有使用的频繁性.

三、房产档案管理的缺陷分析

人工的房产档案管理存在着多种缺陷,主要可以分为三类：第一类是房产档案有积攒的现象,房产档案资料因为数量大、种类繁多、房产信息变更快等原因,造成了房产档案不能得到及时的整理和分类,这也就造成了房产档案的堆积现象；第二类是房产档案管理部门的管理水平不高,主要是因为房产档案管理部门的硬件设施简陋,这就造成了房产档案管理部门的工作效率低,管理水平不高；第三类房产档案的动态性给工作带来了一定的难度,因为当写卖、继承、抵押房屋时,或者是发生房屋纠纷时,又或者是房屋的自然状态发生变化时,房产档案的内容就必须进行补充,对发生的各种情况进行最详细的记录,而且因为房地产业的迅速发展,各种变更每天都会发生,并且数量十分巨大,这就给房产档案的管理工作带来了许多的困难.

因为人工的房产档案管理存在着许多的缺陷,所以房产档案的信息化管理就获得了巨大的发展空间,它可以在一定程度上解决大部分的问题.

四、房产档案的信息化管理分析

随着科学技术的不断发展,以计算机为主要核心的房产档案信息化管理也得到了广泛的应用,而且也会逐渐代替复杂的人工房产档案管理.房产档案的信息化管理有利于改变工作模式和工作方法,极大地提高房产档案管理的效率；有利于提高房产档案管理的质量和和水平,保证房产档案得到及时的整理和更新.

房产档案的信息化管理首先可以有效地保护房产档案的原件,满足使用者的各种需要；其次是可以深层次的揭示房产档案的具体内容,进行传统的房产档案怎么写作,主要包括提供目录,进行查询、复制和借阅等怎么写作；然后是可以将繁琐的房产档案进行浓缩,提取其中的精华,去除没有利用价值的房产档案信息,减少房产档案的信息量；最后是可以对房产档案中的原件信息进行综合的分析和研究,提高信息的准确性.

同时在对房产档案进行信息化管理是应该坚持做到：第一,保证做好房产档案信息化过程中的技术处理工作；第二,保证做好信息化房产档案的保存工作；

第三,保证工作人员的综合素质,具有良好的工作效率；第四,保证各部门之间具有清晰的职能分配；第五,采用信息化和纸质文件相互协调的房产档案管理.

五、结语

随着产业信息化的不断发展,房产档案管理的信息化成为了信息发展的趋势,它满足了社会发展的需要,也是保证房地产业蓬勃生机的基础,有利于提高房产档案管理工作的效率,减少房产档案管理工作的缺陷.