反馈机制在高校档案工作中的应用与

在高校档案工作中,档案形成部门、档案管理部门、档案利用部门和相关人员之间的沟通与互动不可或缺,通过双向和多向交流,高校档案工作的远景目标得到传达,近期任务得以完成,档案工作的质量和水平得到提升.因此,反馈机制是高校档案工作的手段与环节的重要组成部分,应该成为高校档案工作的一项重要内容.

一、反馈机制理论在档案工作中的意义

(一)何谓反馈

反馈又称回馈,一般来讲,控制论中的反馈是由控制系统把信息输送出去,又把其作用结果返送回来,并对信息的再输出发生影响,起到控制的作用,以达到预定的目的.原因产生结果,结果又构成新的原因、新的结果等反馈在原因和结果之间架起了桥梁.

(二)反馈机制理论

反馈机制通过调整输入方、输出方的配合,修改流程,从而影响着管理效能的结果.系统的输出会影响系统的输入,在输出变动时,所造成的影响恰和原来变动的趋势相反,此即负反馈；反之则是正反馈.从对控制目标的偏离来说,正负反馈刚好相反：负反馈描述目标差减少的调节；而正反馈描述目标差越来越大的过程,往往标志着达到预定目标的控制过程的破坏,即表示一个失去控制的过程,人们常常把它叫做“恶性循环”.因此,负反馈及其良性循环机制是各领域开展研究的追求所在.

(三)反馈机制理论在档案工作中的意义

档案工作的涉及部门和相关人员共同组成了反馈机制中具有互动联系的“输入方和输出方”,它们互相影响,通过档案工作的各业务环节完成内化与外化.在负反馈和主动反馈中,内化表现为个人责任感增强、专业技能提升、工作效率提高；外化体现为工作流程得到优化、工作质量得到提高,最终表现为整个档案工作（有时甚至超出档案工作范围）管理效能的提升.反之,则是正反馈和被动反馈,会导致整个档案工作管理效能的降低.无论档案工作的涉及部门和相关人员是否察觉,反馈机制总是伴随着二者,并且总是贯穿整个档案工作的始终.为推动档案工作的顺利开展,档案工作的涉及部门及参与人员积极主动反馈,形成负反馈的良性循环势在必行.

二、高校档案工作反馈机制存在的问题及原因

(一)档案工作反馈机制存在的问题

1.档案工作反馈主体单一

在高校档案工作反馈过程中,无论是档案归档率、利用率统计,还是反馈信息收集,都是高校档案部门的职责.专职档案员被繁重的档案接收、整理业务所累,很难有精力投入反馈工作,形成反馈文字报告的少之又少.档案员移交完归档材料后,往往认为自己的工作就算完成了,至于归档材料是否完整、质量如何已不关己事,更别说形成相应的反馈情况报告.

2.档案工作反馈内容简单

档案工作反馈内容多集中在档案收集、利用等方面,包括归档文件材料不完整、质量差、移交不及时,大部分师生利用完档案后不能认真填写档案利用效果登记表,或者干脆不填写,又或者对利用效果仅有“好”、“达到目的”等笼统的描述,缺乏对利用效果的具体阐述.

3.档案工作反馈渠道不通畅

组织高校档案工作会议、提交档案工作报告和发表档案业务论文是高校档案部门较为常见的档案工作反馈途径.目前多数高校档案工作反馈信息仅仅停留在档案部门,很少能够及时反馈给其他档案涉及部门,或者并没有将反馈信息切实应用到档案工作实践中.

1.档案意识薄弱.一些院校的领导和中层干部不重视本校、本部门文件的收集,甚至错误的认为只有上级部门的红头文件才是档案,对自身工作中产生的文件材料随办随丢,致使归档材料散失严重.不少专任教师认为教学大纲、教学计划等材料属于自己的劳动成果,忽视其产生的职责因素,往往以保护知识产权为由不做这方面材料的移交.不少查档的学生表达利用需求模糊,不能清楚填写档案利用效果登记表.

2.制度不完善.大多数高校档案工作只限于制定档案管理办法,对档案工作只作原则上的规定,缺乏对考核、奖惩的具体化,制度上的不完善为反馈工作留下不作为的空间.

3.档案工作性质的负影响.随着数字化校园进程的不断推进,高校传统的档案工作方式受到了极大挑战,部分高校档案工作者由于工作条件的变化造成职业认同感低,出现职业倦怠.这种认识或者说其反映的现实无疑影响了档案工作反馈机制的顺畅运行.

三、推进高校档案工作反馈机制应用的建议

（一）大力宣传档案法制法规.要形成档案工作负反馈的良性循环机制,必须注重提升档案形成者的档案意识.当然,高校师生档案意识的提高是一个长期的过程,因此,高校档案部门要争取资源,借助校园微博、校园网和校报等媒介,加强档案法律法规的宣传教育.

(二)细化档案工作制度条款.制度越健全,越便于执行.完善档案工作相关制度、细化相关条款,建立激励机制,将档案工作同绩效考核挂钩.

(三)及时公布档案工作反馈报告.建立档案工作反馈报告台账,内容涉及档案移交、质量和利用等,将各方面的反馈情况实时更新公布.

（四）跟踪档案工作反馈信息.档案部门要积极跟踪反馈信息,了解情况,分析检查,促进管理效能的提升.以笔者所在高校档案室为例,近几年学院参加“专接本”考试报名的人数激增,一到年底就会出现学生扎堆到档案室复印录取名册的现象.在提供录取名册利用过程中,“你来我借”的被动怎么写作方式暴露出了弊端,有学生反映多人查找名册时,档案室由于人手有限,造成利用者等候时间较长且利用效率低.针对这一反馈信息,次年“专接本”考试报名开始前,专职档案员先将名册复印件提供给各系部,学生到所属系部复印名册.此举给广大学生带来了便利,也使档案员有更多精力从事其他档案工作.

四、关于档案工作反馈机制的几点思考

（一）档案工作反馈机制是一个动态的过程,高校档案工作者要开阔眼界,关注社会热点问题.例如,在大专生落户政策放宽的背景下,专科生学历认证可能会成为一股强大的利用需求,这是高校档案部门不得不关注的大趋势；同时,在全社会信用体系尚未建成和完善的前提下,为社会提供相关原始信息也是高校档案部门绕不开的社会责任.这些社会趋势或需求反映到高校档案工作中来只是一个时间问题,因此,档案工作者要未雨绸缪,在实践中考虑加大反映学生在校学习、生活相关材料的收集力度、适当延长学生考录材料的保管期限以及学籍档案的信息是否齐全等问题.

（二）档案工作反馈机制是文档一体化管理中前端控制理论和全程控制理论的缘起.当我们认真思考档案工作的反馈机制后不难发现：档案工作反馈机制要改善的是源头――文件产生时的质量控制；要改进的是流程――文件流转过程中的监控；要跟踪的是效果――文档功能的实现.因此,在一定程度上可以说,前端控制理论和全程控制理论是反馈机制在文件生成与管理过程中的一种理论提炼.所以,建立及时、主动又高效的档案工作反馈机制对高校档案事业发展意义重大.

（三）档案工作反馈机制的推行环境.负反馈机制和主动反馈机制的建立及运行不仅要有基于双方解决问题、提高管理效能的良好意愿,还要有双方可以真诚沟通的良好氛围.高校档案工作者如果不积极主动的反馈,是工作不给力,反之,稍有不慎,容易触犯职场法则,使自己身陷恶劣的工作环境,导致档案工作难以开展.因此,如何构建及时、主动又高效的档案工作反馈机制,高校档案工作者又该做何努力,值得深思.

（作者单位：广东省外语艺术职业学院）