商务英语报忧类信函的文本特征其汉译策略

摘 要：商务英语信函是贸易双方进行商务信息传递的重要工具,在对外贸活动起着至关重要的作用.按其所传递信息的性质,信函可以分为报忧类、报喜类和劝服类.报忧类信函以其传递坏消息的性质需要予以更多关注.本文以礼貌原则为理论视角,结合信函文本实例,从词汇、句法和语篇三个层面分析了报忧类信函独特的文本特征,基于此,本文提出等值信息翻译、相同目的翻译及文化转换翻译三种汉译策略.

关 键 词：礼貌原则商务英语报忧类信函文本特征汉译策略

一、引言

随着经济全球化的发展,国际商务活动日趋频繁,商务英语信函的重要性随之凸显.国内外已有诸多学者研究商务信函的文本特征及其翻译策略,而对其中一类传递坏消息的报忧类信函的研究较少.商务英语报忧类信函需要将坏消息传递给合作伙伴或客户,促使对方接受并采取措施,同时希望继续保持友好合作关系,主要涉及拒绝、抱怨和索赔三个方面.分析商务英语报忧类信函独特的文本特征并探讨其汉译策略,对商务活动的顺利进行具有十分重要意义,对商务信函的写作和翻译具有重要参考价值.虽然已有学者对报忧类信函进行研究,但在系统性分析、比较研究以及定量、定性分析方面还存在一些不足.本文以礼貌原则为视角,结合实例,以定性兼定量的方法,分析此类信函的文本特征,并探讨其汉译策略.

二、礼貌原则

美国语言学家Grice认为“合作原则”是人类所有语言活动的基础,言语交际双方说话时彼此是相互配合的,从而能有效地使用语言,以达到交际目的.Grice于1975年在LogicandConversation中提出了“合作原则”（CooperativePrinciple）.然而,Grice也注意到人们在实际会话中常常不遵守这一原则,为此他提出了“会话含义”,但这也不能够解释为什么交谈者要违反合作原则,拐弯抹角地表达真实意图.英国语言学家Leech在Grice合作原则的基础上,于1983年在著作PrincipleofPragmatics中提出了“礼貌原则”（PolitenessPrinciple）.他认为人们违反合作原则是出于礼貌,并完善了“会话含义”学说,解释了合作原则无法解释的现象,弥补了合作原则的不足.礼貌原则包含六条准则：策略准则、慷慨准则、赞扬准则、谦虚准则、赞同准则和同情准则.其核心内容是“尽量使自己吃亏,使他人获利,以取得对方的好感,从而使交际顺利进行,并使自己从中获得更大的利益”（Leech,1983）.

一封成功的商务信函不仅要准确清晰,而且要体现出礼貌.商务英语报忧类信函所传递的信息是令人不愉快的,极易伤到对方的面子,并破坏双方的合作关系,从而影响有效的商务沟通.如何有效传递坏信息并促使对方理解和接受是十分重要的.本文尝试用礼貌原则的六条准则来指导商务英语报忧类信函的文本特征分析和汉译策略探讨,希望对商务英语信函学习者和翻译者具有实践指导意义.

三、文本特征

商务英语报忧类信函具有商务信函的一些基本特点,但也表现出与其他信函不同的文本特征.其独特的文本特征主要体现在三个层面：词汇选择、句法特点及语篇模式.

(一)词汇选择

同其他商务信函一样,商务英语报忧类信函用词规范正式、准确专业（行业术语）.作为传递坏消息的信函,其独特的词汇特征主要体现在模糊语、情态动词和情感词的应用.

1.模糊语的应用

商务英语报忧类信函往往使用具有模糊性的词汇.模糊语是根据具体情况对原话语意义做出某种程度修正的词语,包括程度模糊语和情感模糊语.前者如“alittle,rather,moreorless,quite,really”等,后者如“unfortunately,hardly,slightly”等.例如：

（1）Iregrettosaythat,atthisstage,suchanarrangementwouldberatherpremature.

上例中的“rather”具有模糊特点,其使用能够缓和坏消息的消极程度,体现出信函撰写者的体贴和礼貌.

2.情态动词的应用

情态动词是商务信函中常用到的词汇,而报忧类信函中情态动词的应用具有一定的规律和特点.由于报忧类信函既要传递负面信息给对方,又需要对方按照自己的意愿来解决问题,因此一般使用语气中等的情态动词如“will,would”来传递观点.拒绝函中也常使用语气委婉礼貌的低情态动词如“might,could”等,而抱怨函和索赔函则时常使用带有命令和强制语气的高情态动词如“heto,need”等,给对方施加一定压力,以利于表明态度,促使问题解决.例如：

（2）Muchaswewouldliketodobusinesswithyou,weregrettosaythatwecannotentertainyourcounteroffer.

例（2）中,情态动词“would”的应用体现了礼貌原则,表现出理解和同情,利于表明立场并促使对方接受.

3.情感词的应用

情感词是表达人情感的词汇,如“appreciate,regret,sorry”等.由于消极类信函传递的是负面消息,很可能会损害对方的利益,而使用这些情感词能使对方身心愉悦,促进双方的合作.例如：

（3）Weappreciateyoureffortsinmarketingourproductsandconsequentlyweregretverymuchthatweareunabletosupplythedesiredgoodsduetoexcessivedemand.商务信函的礼貌原则要求多站在对方的立场来考虑问题,例（3）中情感词“appreciate”的应用正好可以使双方产生共鸣并促进合作.

(二)句法特点

同其他商务英语信函一样,报忧类信函句式清晰,多用陈述句和祈使句,大量使用套句.但比较发现,商务英语报忧类信函还具有其特殊的句法特点,主要体现在三方面：主语的选择、多用被动语态和过去时.

1.主语的选择

You-attitude原则一直被认为是商务信函的首要原则,即以对方为中心.分析50篇商务英语报忧类信函后,发现65.5%的句子以第一人称为主语,28%的句子以第三人称（即事件本身）为主语,仅6.5%的句子是以“you”或“your”为主语的.分析结果并不表示you-attitude在商务英语报忧类信函中不适用,相反,这更好地体现了该原则.根据礼貌原则,要尽量使他人获利,减少对对方面子的伤害,多站在对方角度看问题（Leech,1983）.由于此类信函传递的是消极信息,不利于对方的利益,因此往往以“we”或事件本身作为主语,这样才能保住对方面子并使其欣然接受（何伟、庞云玲,2008）.如：

（4）Wewouldliketoremindyouthatthedeliverydateisapproachingandwehenotyetreceivedtherecoveringletterofcredit.

主语“we”的应用使语气显得比较舒缓,相反,与句子“Youmustrememberthatthedeliverydateisapproaching,butyouhenotgivenustherecoveringletterofcredit”相比,以“you”作主语则显得很不礼貌,会极大地影响商务交际的进行.

2.被动语态的应用

商务英语报忧类信函传递的往往是不好的消息,使用主动句表达时往往带有谴责对方的感觉.而适当使用被动语态则利于对方接受,这样可以避免说出动作的执行者,委婉地指出对方的过失,从而体现了礼貌原则,保证了有效的商务沟通（马英,2007）.比如；

（5）Wewouldliketocontinuetoserveyouonopenaccountterms,buttodothis,yourbillustbepaidwithin30daysasagreed.

3.过去时的应用

商务信函具有及时性的特点,一般现在时为其主要时态.而商务英语报忧类信函既要传递消极信息,又要促使对方接受并采取措施,因而对时态具有特殊的要求.根据礼貌原则,此类信函应该表现出礼貌和谅解,因而过去时态常出现在抱怨函和索赔函中.过去时能够将动作的发生在时间上推远一步,并且仿佛只是暂时性的,对现在影响不大,从而减轻谴责的语气（何伟&庞云玲,2008）.如下：

（6）Onexamination,thecartonswerefoundtobeinadamagedcondition.

(三)语篇模式

作为正式文本,商务信函具有特定的语篇特点,一段一主题,结构清晰.作为商务信函中比较特殊的一种,商务英语报忧类信函除具有上述语篇特点外,其还具有一些特定的语篇特征,主要体现在：开头是中立陈述（即使用双方可接受的开始语）；中间部分是负面信息的传递及缘由解释（段落数不等,可提出相关建议和措施）；结尾是客气的结束语（使用常用的套语和礼貌语,表明合作态度）.由于篇幅所限,此例不在文中列举.

四、汉译策略

国际商务活动涉及到不同语言的交流和不同文化的冲击,如何正确有效地理解和翻译信函内容对商务活动具有重大影响.基于商务英语报忧类信函独特的文本特征,结合礼貌原则,本文提出如下三种汉译策略：

翻译的基本原则是实现信息的等值传递,即将源语言信息准确无误地翻译成目标语言信息.尽管商务英语报忧类信函传递的是消极信息,信息的等值传递同样是第一位的.例如：

（7）Wewouldliketoremindyouthatthedeliverydateisapproachingandwehenotyetreceivedthecoveringletterofcredit.

译文：现通知你方,交货日期将至,然有关信用证尚未抵送我方.

上例表明,掌握商务方面的专业术语、缩略语、一词多义等才能准确地翻译信函内容,信息的缺失或错误都可能导致贸易活动的失败.翻译时使用汉语中相关的套语和敬语同样是等值信息传递的表现,如一些套译：“Noticeisherebygiventhat等”可套译为“特此兹告等”,“Enclosedwehand等”可套译为“随函附寄等”.

在某些情况下,传递了等值信息却没有达到预期的效果,这在于传递信息的方式有误.信息的等值固然重要,而信息的目的具有更大的作用,可以促使信函接收者理解信息并采取措施.在不同的语境下,信函的目的是有差异的,因而翻译时在达到等值信息的前提下,要将这种差异性体现出来.尤其是在商务英语报忧类信函的翻译中,礼貌原则贯穿整个过程,而礼貌的程度却是有差异的（娟,2005）.下文将具体从拒绝函、抱怨函和索赔函三个方面举例予以阐述.

拒绝函是写作者对某件事的拒绝和反对,是自己方的责任,不利于对方的利益,对礼貌的要求较高,因此翻译时既要达到拒绝目的,又要传递原文所含有的礼貌信息.例如：（8）Iregrettosaythat,atthisstage,suchanarrangementwouldberatherpremature.

译文：目前时机尚未成熟,不能应允该安排,深感抱歉.

抱怨函表明写作者对某件事或收信者行为的不满和投诉,希望对方将自己方的抱怨纳入考虑并作出反应,既要表现出一定的礼貌,又要坚定自己的态度,促使对方接受,因而翻译时要达到此目的.例如：

（9）Shouldyoufailtomeetyourcontractualobligations,weshallbepelledtocanceltheorderandseekalternativesuppliers.

译文：检测如贵公司不能履行合约责任,本公司将会取消该合同,另行寻觅其他供货商.

索赔函强烈要求对方采取相应措施以弥补对方的失误,态度坚定,语气强硬,但同时也应表现出轻微的礼貌,体谅对方,以利于对方接受.所以翻译时,既要忠实地传递原文坚定的语气和信息,又要符合礼貌原则,给对方留有一定的余地.一方面促使对方接受我方意见,另一方面也要维持客户关系.例如：

（10）Inviewofthetightprofitmarginonthisconsignment,wemustinsistthatyoupensateuortherepacking.

译文：鉴于这次写卖盈利极少,故要求赔偿有关的改装费用.

语言是文化的载体,不同语言的翻译其实也体现出不同文化之间的转换.商务英语报忧类信函的汉译不仅要求传递准确信息并实现相同目的,同时还要符合目标语的文化特征.东西方文化的不同使人们的思维方式和观念也相差甚远,而文化是通过语言传递的,因此将西方文化下的源语言转换为具有东方文化特征的目标语才能真正达到信函的目的.汉语商务文体本身就具有中国传统文化的特征,翻译时应遵循这种特征.一些自贬的古体词在此类信函翻译中的运用就符合中国传统商务文化的特征.例如：

（11）Wearesorryforthedelayandawaityourinstructions.

译文：如有任何延误,敬请谅解,并请早日赐复.

（12）Muchaswewouldliketodobusinesswithyou,weregrettosaythatwecannotentertainyourcounteroffer.

译文：虽亟欲与贵公司达成交易,无奈不能接受贵公司的还价,实属遗憾.

五、结语

综上所述,在商务英语报忧类信函的汉译过程中,礼貌原则起着十分重要的作用,贯穿其文本特征的显现和相应翻译策略的运用.针对其文本特征在词汇、句法和语篇三个层面的特殊性,汉译策略也需从信息、目的和文化对等三方面加以研究,以实现此类信函的目的并促进双方的合作关系,保证商务交流的顺利进行.