档案管理与企业内部控制关系述评

摘 要：为了深入分析档案管理与企业内部控制之间的关系,以中国知网、EBSCO等数据库为数据来源,采用文献研究方法和内容分析方法调查了2000-2013年间在国内外正式发表的学术文献,探讨了学术界对企业档案管理与企业内部控制关系的研究现状与局限性,并提出了改进建议.

关 键 词：档案管理企业内部控制关系企业管理

ReviewontheRelationbetweenArchivesManagementandEnterpriseInternalControl

Abstract：Toin-depthanalyzetherelationbe?tweenarchiveanagementandenterpriseinter?nalcontrol；thispaperusesliteratureresearchmeth?odsandcontentanalysiethodstoinvestigatetheacademicliteraturefrom2000to2013withinthedataofCNKI,EBSCOandotherdatabases.Itdiscussestheresearchstatusandlimitationsinthetopic,andthenputorwardsomesuggestions.

Keywords：ArchivesManagement；EnterpriseInternalControl；EnterpriseManagement；Correla?tion

美国的安然、世通事件以及中国的银广夏等一系列会计查重案例,暴露了企业内部控制的重大缺陷.其中安然事件直接导致了旨在强化企业内部控制的《萨班斯-奥克斯利法案》[1]的产生,该法案也被视为自上世纪30年代以来美国证券法最重要的修改.法案对于档案材料真实性、完整性做了强制性要求,如针对安达信销毁安然审计档案事件,对销毁审计档案作了专门处罚规定.

内部控制,是企业合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略的过程.[2]而这种信息的真实完整很大程度上就依赖于档案管理.随着企业内部控制问题得到越来越多的重视,相关研究也越来越细化,国内外开始逐步关注档案管理与企业内部控制的相互关系.

1文献统计分析

1.1文献统计

笔者通过中国知网（CNKI）的学术期刊库,博士学位论文库,优秀硕士学位论文库,中国重要会议论文库,国际会议论文库跨库检索,共检出2014年1月22日以前的研究文献65篇,经去重、筛选等数据清洗后,保留中文文献18篇.通过独秀数据库,检索出相关书籍1本,为有效文献.此外,我国为加强和规范企业内部控制,印发的《企业内部控制基本规范》以及《企业内部控制应用指引》中,有诸多涉及档案管理与内部控制关系问题的条款,因此本文也将其作为分析文献.

通过EBSCO的全部数据库,共检出研究文献15篇,经去重、筛选等数据清洗后,保留英文文献8篇,通过论文间引证关系,挖掘相关文献4篇,共12篇.通过关系分析,挖掘相关法规标准2部,为有效文献.本文主要基于这35份文献进行相关分析和综述.

1.2文献分析

文献的年度分布反映了研究的发展趋势,而类别分布则体现了研究体系和层次.总体来说,档案管理与企业内部控制关系研究的文献并不多,该课题并没有真正掀起研究.单从年度分布来看,如图1所示,从2000年美国国防部的一份政府档案开始,强调组织档案管理对组织内部控制的作用；在2005年前后达到波峰,这很有可能是受2002年7月萨班斯法案颁布并在其后两三年中缓慢发挥效力的影响；国际上2008年修订了ISO9001质量体系标准,同时,我国在2008年颁布了1部相关规章制度――《企业内部控制基本规范》明确了档案管理在企业内部控制中的法律效力和责任；随着中国企业的发展壮大和国内对档案管理和企业内部控制的重视（2010年6篇文献均为中文文献）,档案管理与企业内部控制关系研究在2010年前后再次达到一个波峰.

进一步,我们对档案管理与企业内部控制关系研究文献的年代分布做线性分析预测,从趋势线的斜率可以直观地看出对该课题的研究近年来呈缓慢增长趋势,并将持续有所增长,这表明,随着档案管理对企业内部控制影响的加大以及企业内部控制对档案管理的需求增加,对二者关系的研究将会在未来的一段时间内持续增长.

同时,文献类别分布差异较大,档案管理与企业内部控制关系研究文献主要集中在期刊论文中（文献总计27篇）；而会议论文仅在2009年和2010年各发表过1篇；相关书本仅在2010年出版过1本,并且只在其中部分章节有所涉及；站在国家高度的层面来重视二者关系的研究也仅在2000年的1篇政府档案中有初步涉及的雏形；相关法律法规、标准、规章制度仅有4份中有部分涉及内容予以强调；更值得关注的是,至今仍没有1篇档案管理与企业内部控制关系研究的博硕士学位论文.这在一定程度上反映了,尽管目前从档案管理和企业内部控制两个方面单独研究的文献数量丰富、类型完整、体系成熟,但二者的关系研究还处于起步阶段,层次较低,理论体系不够成熟、全面和系统.

2主要研究成果

2.1档案管理对企业内部控制的作用

2.1.1监督控制作用

长城资产管理公司在其内部管理实践中,将“铁档案”的档案管理制度作为其内部控制“三铁（铁规章铁账本铁档案）”体系的一个重要控制点,建立科学有效的资产处置全过程倒逼机制,规范不良资产处置的过程,充分发挥了档案管理的监督控制作用.[3]覃兆刿在其出版的《企业档案的价值与管理规范》一书中,专门有一个小章节涉及企业档案管理和企业内部控制的关系,他在书中参照《企业内部控制基本规范》的部分条款,分别阐述了档案管理在企业内部控制中的监督控制作用,并将企业内部控制各控制点与其所需的档案工作一一对应起来,说明档案管理对企业内部控制的监督控制作用.[4]覃兆刿、罗琴在其论文中进一步分析了档案与企业控制重点的对称性,并从档案法规制度、档案人员、档案业务活动的三维角度论述了档案管理应当为企业内部控制提供监督控制作用.[5]赵盈华认为,档案管理的基本职能决定了档案管理对内部控制的评价监督和内部风险的评价监督的作用,她还对档案管理履行内部控制评价监督职能的条件做了梳理,并详细地阐释了档案管理对内部控制的具体监督控制活动及其相应的作用.[6]2.1.2证明备查作用

RandolphA.Kahn将档案管理对内部控制的作用进一步细化到合规管理层面,探究了档案管理项目对企业的重要性,指出档案可以记录企业依据法律法规开展业务活动,因而档案管理是证明企业合法合规运营的前提条件,并给出了具体操作框架的7项关键要素.[7]Ko?taniMasashi进一步探讨了作为企业内部控制重要目标的“合规”的术语概念,并论述了档案管理对于证明企业内控合规性的作用.文中重点从“问责制度”和“信息披露”两个方面研究了档案管理对合规内控的保障作用,并基于合规内控政策给出了一些具体的档案管理方法.[8]毛福民在政协提案中强调,“档案是企业有形资产的记录和凭证,也是专利权、商标权、商誉等无形资产的依据和证明,在企业创新、企业管理和规避风险中有着不可替代的作用；在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纠纷中所具有重要的凭证、依据和参考作用越来越明显.”[9]

2.1.3记录参考作用

段中民等学者认为,“记录企业质量管理和内部控制的档案记载了企业业务体系运行的过程及其结果；证明了所做的工作能否满足技术要求、合同要求和法规要求,以及内部控制是否达到预期的有效性；同时档案是进行追溯的主要依据,是总结管理经验并采取纠正措施,以及对内部控制活动进行分析、评价、验证的主要资料,对企业进一步的内部控制活动提供参考.”[10]赵盈华还认为档案管理业务活动应当为企业提供可供利用的信息,“企业内部控制过程中所形成的重要的记录、文件都应移交给档案室,以便档案管理部门能全面掌握内部控制运行的情况.同时档案管理部门可依据内部控制形成的档案信息,对照指引要求,对企业内部控制的执行过程开展内部风险审核评价,履行开发利用档案信息的职责,为企业各级管理层决策提供参考意见.”[11]

2.2企业内部控制对档案管理的影响

2.2.1重新发现价值

美国国防部审计主管LisaG.Jacobson开始探索组织内部控制对档案管理的影响,她在实践中发现档案管理工作的不足会对内部控制产生极大的阻碍作用,由此开始关注组织内部档案管理对内部控制的作用和价值,并呼吁强化企业档案管理.[12]朱桂玲、陈玲霞等认为,档案管理是企业内部控制五大要素――控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督的基础.而萨班斯法案的颁布深刻地影响了档案管理领域,不仅使得档案管理作为一项强制性合规措施被法律予以保障,并且使得档案工作的价值在公司治理方面重新得到了应有的认识和重视,促进了档案管理工作价值的重新发现.[13]

2.2.2转变管理模式

王蘅、朱桂玲等在阐释企业内部控制的质量管理与档案管理的关系基础上,指出了档案管理模式转变的可行性和必要性.[14]她们认为在企业内部控制影响下,企业档案管理应当进行彻底地流程重组,实现档案一体化的无缝链接.主张企业档案管理活动前置,实现前端控制、过程控制和最终控制的模式,变被动管理为主动控制.[15]KotaniMasashi论述了日本版的萨班斯法案旨在加强企业内部控制的同时,强调了企业档案管理的必要性和重要性.他在文中进一步描述了内部控制与档案管理的密切联系,并通过实例分析提出了“档案管理范式转变”――“内部控制导向的档案管理”转变为“问责制导向的档案管理”――的构想.[16]JohnR.Kuhn将萨班斯法案对内部控制的要求进一步细化到电子文件管理层面,探索了企业内部控制合乎萨班斯法案要求下的现代档案管理具体操作方法,以一个大型跨国公司为案例,详细阐述了COBIT（Con?trolledObjectiveorInformationandRelatedTech?nology）框架方法下的ERM（ElectronicRecordsMan?agement）实践.[17]进一步地,俞剑英,探讨了内部控制影响下的档案管理信息系统的优化策略,他在文中主要分小规模企业和拥有一级以上档案管理部门的大型企业两个级别,并分别给出了档案管理信息系统的优化流程说明和控制点,为档案管理在现代化条件下支撑企业内部控制提供了指导.[18]

2.2.3提升管理水平

孙丽华、徐华从内部控制的质量管理角度,强调了ISO9000质量体系标准与档案管理的关系,并从质量管理和档案管理对档案工作要求的区别出发,指出企业档案管理应该进一步融会贯通ISO9000质量管理的精神实质,提高档案管理的水平,使企业的档案工作具有实现企业内部控制目标的针对性,发挥更大的价值.[19][20]RandolphA.Kahn和BarclayT.Blair认为,企业的内部控制的问责制度和透明度作为内部控制的主要目标,很大程度上取决于业务档案管理的可靠性和准确性,这要求企业进一步提高档案管理的质量和水平.[21]DidO.Stephens从安达信事件等一系列美国商业丑闻为切入点,论述了萨班斯法案在文件管理方面的重要意义,并详细解析了萨班斯法案中有关档案管理的条款,认为旨在规范企业内部控制的萨班斯法案也会将企业档案管理提升到更高、前所未有的水平.[22]

3总体评价及未来展望

总体来看,档案管理与企业内部控制关系研究还处于探索阶段,研究成果数量非常少,研究方法比较单一,研究内容主要以强调档案管理和企业内部控制的表面关系,以及二者结合并相互促进的重要性为主,研究的深度、广度和高度都还有所欠缺,整体上并没有形成完备的层次和成熟的体系,尚存在诸多理论空白.

比较而言,国外档案管理与企业内部控制关系研究始于企业档案管理缺陷对企业内部控制的威胁,因此国外研究侧重于探讨档案管理对内部控制的价值与证明作用；而国内研究始于企业内部控制规范对档案管理的要求,因此侧重于探讨企业内部控制对档案管理造成的影响.3.1研究高度

由于现阶段对档案管理和企业内部控制关系研究还处于起步阶段,多数成果仅限于从单个企业实践研究,或无样本的抽象理论辨析,缺乏从同类同质企业群体、行业、国家,乃至整个国际标准体系高度等更为宏观层面探索二者相互作用的规律性,形成指导性纲领文件.

今后的研究中可以注重规律性与规范性,探索档案管理和企业内部控制关系在同类同质企业、行业、国家,乃至国际层面的本质和规律,夯实基础理论,探索通用性理论和方法,从而形成相应领域、相应地域内的法律法规、规章制度以及规范性文件,用以明确执行支撑企业内部控制的档案管理的机构、人员、权责等,为企业实践工作提供指导纲领,同时,为企业档案管理与内部控制的相互支撑执行奠定标准化、合规化基础.

3.1.2研究深度

目前,虽然已由相关研究初步指出了档案管理与内部控制对应的关键的控制点,也有研究初步探索设计了与内部控制相对应的档案管理流程框架,并探讨了具体的实施方法,但多数研究内容局限于强调档案管理和企业内部控制的表面关系,以及二者结合并相互促进的价值,理论探析为主,实例研究较少,对实践的指导意义不大,缺乏深度,没有形成完整的研究层次体系.

今后的研究应当进一步论证可行性与操作性,更加注重系统全面地论述档案管理对企业内部控制的支撑策略及其具体操作方式,包括软硬件支持、人员配备、资金分配、组织设置等资源合理配置的可行性方式,探索适合当前企业内部控制现状的档案管理实施框架和流程.

3.3研究广度

大部分研究成果是基于内部控制相关法律法规、标准制度要求,强调档案管理对内部控制合规性的辅助作用以及企业内部控制对档案管理工作的要求,视角囿于财会审计领域和档案资源管理领域.一来,研究学科视野较窄,较少从管理学基础理论模型和其他相关学科领域内寻找契合点；二来,上层目标设置和大体框架设计较多,较少从企业实践操作层面对二者结合的细节做专题探究.

应当进一步拓宽研究思路,提高研究的全面性与系统性.一方面,应拓展研究视角,从学科内多种理论角度以及多学科角度来研究档案管理和企业内部控制关系,并尝试引入实证主义研究方法来设计与优化研究方案；另一方面,自顶向下的管理模式研究和自底向上的具体流程研究相结合,从企业实践操作层面对二者结合的各个横断层次做专题探究.

3.4研究方法

目前对档案管理和企业内部控制关系研究成果以人文主义研究方法为主,多采用实地调研、调查研究等方法以及观察、访问、经验总结等定性研究方法,较少采用实证主义的定量研究方法.同时,创造性不足,较少采用比较研究方法得出不同性质和规模的档案管理与内部控制关系的共性和特性.

在今后的档案管理与企业内部控制关系研究中,应当更多地引入实证主义方法,以更具说服力的方式强调档案管理与企业内部控制结合的必要性与重要性.以统计分析、数据分析为基础,通过建立模型或构建函数的方式,明确二者相互影响的方式,用相关系数指标衡量档案管理与企业内部控制之间的相互影响程度和相互响应程度,及其敏感度、边际效应等指标.以此来突出其必要性与重要性.

*本文为国家社会科学基金项目“国有企业境外档案监管体系研究”（批准号：12CTQ036）阶段性研究成果之一.

[20]徐华.质量管理体系与燃气企业档案管理的关系[J].城建档案,2010（10）62-63.

[21]RandolphA.Kahn,BarclayT.Blair.TheSar?banes-OxleyAct：understandingtheimplicationorinfor?mationandrecordanagement[R].LEONARDWOODNORTH,KAHNConsultingInc,2004.

[22]]DidO.Stephens.TheSarbanes-OxleyAct：Recordanagementimplications[J].RecordsManage?mentJournal,2005,15（2）：98-103.

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院