医疗卫生单位文书档案的规范化管理

[摘 要]文书档案是医疗卫生单位各项工作的真实记录,客观地记录了医疗卫生事业在各个历史阶段的发展,准确的反映了医疗卫生事业改革取得的成果,是医疗卫生单位宝贵的发展财富和不可多得的历史资源.加强文书档案的规范化管理应从健全组织机构、完善管理制度、创新管理模式、提高从业人员水平上入手.

[关 键 词]医疗卫生单位,文书档案,规范化管理

在医疗卫生单位,重视病案的程度远远高于文书档案,病案室是医院的重要组成部分,很多著名的科室主任却惧怕一个小小的病案室档案员,原因很简单,病案有着严格的步骤要求,病案有着严格的打分程序,不合格的病案会被退回、重写,病案考评影响科室整体成绩.而文书档案在医疗卫生单位却得不到应有的重视.

一、医疗卫生单位文书档案管理现状

通过对龙潭区医疗卫生单位文书档案管理的现状进行剖析,不难发现,文书档案的管理方式在十几年甚至更长一段时间内几乎没有发生任何变化.文书档案管理好的单位有固定的文书档案员,定期整理本单位的档案信息,有一组档案柜用来放置文书档案.文书档案管理不好的单位,的档案员都不固定,经常是谁有空闲谁在做,没有空闲,就停滞下来,无人问津.究其原因,主要有以下几方面的原因：

领导重视不够,思想认识不清晰.医疗卫生单位的领导总是认为,我们工作的主要任务是怎么写作患者、怎么写作群众,治好病才是根本,不重视医疗卫生事业客观发展情况的真实记录与反映.

资金投入少,人力投入少.大多数医疗卫生单位缺少必要的文书档案设备,专职档案员几乎没有,档案员几乎没有专业对口人员,基本以老、弱、病人员为主.

业务培训少,业务水平低.在文书档案工作得不到上级重视的情况下,档案员无法得到相应的专业知识的培训,业务能力不升反降.

以上原因造成了文书档案管理的不规范,直接导致管理水平落后,业务能力低下,使文书档案丧失了真实性、有效性.要改变现有局面,提高文书档案的地位,使其成为医疗卫生事业发展的历史鉴证,就必须从现在起全面推进医疗卫生单位文书档案的规范化管理.

二、医疗卫生单位文书档案管理的重要性

文书档案的重要作用.文书档案是医疗卫生单位各项工作（包括新技术、新设备的引进等）的真实记录,客观地记录了医疗卫生事业在各个历史阶段的发展,准确的反映了医疗卫生事业改革取得的成果,是医疗卫生单位宝贵的发展财富和不可多得的历史资源.加强对医疗卫生单位文书档案的规范化管理,可以提高对医疗卫生事业的系统化管理水平,为医疗卫生事业发展及改革提供最准确的最真实的基础信息.

加强规范化管理的重大意义.医疗卫生事业是关系民生的大事情,是政府的民心工程,可以为社会发展提供医疗卫生保障怎么写作,是涉及每一个人切身利益的重大事项.建立完整的医疗卫生档案,可以使全社会共享卫生资源,保障全民享有平等的医疗卫生权力.

三、医疗卫生单位文书档案的规范化管理

(一)争取领导重视,健全组织机构

做好医疗卫生单位文书档案工作,必须争取到本单位领导的高度重视,要做到一把手负总责,分管领导具体负责,使文书档案工作有人管、有人抓,建立专门的文书档案工作室,引进必要的工作设备,根据工作需要配备专、档案员,在硬件上为文书档案的规范化管理工作打好基础.

(二)完善管理制度,严格遵照执行

任何工作要做到规范化管理都必须有严密的制度做支撑,有相应的管理细则及实施办法,文书档案工作也是如此.除按照《档案法》、《归档文件整理规则》等国家级相关法律和规定执行外,还要制定本单位详细的文书档案管理制度及操作流程.例如文件的分发与回收,归档时限,保管期限,重要文本、合同的移交,大型会议资料的整理等,均需制定相应的工作流程,明确工作职责,保障文书档案工作有据可循,有规可守.

(三)改变落后局面,创新管理模式

文书档案的最终目的是借鉴与利用,否则一盒盒档案放在那里只能是浪费资源.对于医疗卫生单位来说,文书档案的利用远远落后于病案的利用,所有的医生都会查找病人以前的病案做治疗与诊断的参考,而文书档案的利用则寥寥无几.其实文书档案也有其巨大的作用,它记录了医疗卫生单位的发展历程、重大事项、取得的成果等,对研究一段时期医疗卫生事业的发展起到了至关重要的作用,对推动医疗卫生单位的创新发展有着巨大的参考价值.因此,推进医疗卫生单位的文书档案的规范化管理,需要做好以下两方面的工作：

1.积极推进文书档案自动化、数字化进程.伴随着社会的发展,计算机已成为现代化办公的重要工具,我们应充分利用计算机及互联网的优势资源,结合文书档案工作的实际,将复杂的手工操作转变为快捷便利的计算机操作.同时应用数字化软件,将文书档案储存在电子介质中.这样既有利有文书档案的保存,又便于文书档案的应用.

2.建立电子档案目录.现存文书档案量巨大,在手工操作阶段,如果想寻找一份文件或资料,不仅工作量大而且难度也大.在完成文书档案数字化管理以后,可以将所有文书档案目录用不同的方式进行检索,按时间、类别、关 键 词等,这样可以提高查询速度,加大文书档案的利用率.

(四)加强人员培训,提高业务水平

为适应新形势下档案工作的需要,要不断对档案从业人员进行培训,提高其业务水平和工作能力,使其更胜任文书档案管理工作.尤其是在文书档案归档、整理、保存发生变动时,更需要上级主管部门提供全面的培训,创造机会让档案从业人员进行学习,全面提高档案管理水平.

医疗卫生单位的文书档案管理工作是一项造福人民的事业,任务艰巨,责任重大,作为其中的一员,要充分认识到工作的重要性,全面掌握档案业务知识,改进工作方法,努力学习,甘于奉献,在纸香油墨中书写历史的足迹,为医疗卫生单位文书档案管理的标准化、规范化贡献自已的力量.