外贸函电课程

【摘 要】外贸函电旨在培养学生掌握外贸函电的基本原则,在业务中能够利用函电和客户进行业务磋商和履行.传统的外贸函电教学存在的诸多问题使其教学无法达到这种教学效果,因为过于重视理论知识,但实际运用能力却不尽如人意,毕业生到了工作岗位后运用英语进行国际商务沟通能力不强,无法适应社会与企业的需要.外贸函电课程必须从教学理念、教学方法与手段、教学环境等方面进行创新和改革.文章以外贸开发信写作为例对外贸函电课程的教学内容和手段的创新提出了一些建议.

【关 键 词】外贸函电；模板化教学；客户开发

一、外贸函电课程教学现状

作为一名高职院校国际贸易实务专业的教师,本人深刻的意识到“重理论,轻实践”是目前高职院校国贸专业在外贸函电课程教学中存在的普遍问题.由于教学大多还是只停留在理论层面,学生很难从课本的案例中体会外贸工作的真实环境.造成这一结果的主要原因是教师本身缺乏足够的行业经验,甚至有些是从英语教师转型而来或兼任；所以长期以来外贸函电教学一直是以学习书本上的模板信函为主,花大量的时间和精力在研究信函的句型和词汇运用上.但对于这样的信函到底能收到什么样的功效,没有人真正研究过；而且在真实的工作环境中这样模板化教学中学到的知识是应付不了和外商的业务往来的.

另一方面,这样的教学模式对于学生来说这就意味着课堂上要花大部分时间作大量笔记,理解信函意思,翻译句子；课后花大量精力去消化课堂笔记,熟悉词组句型.这种“填鸭式”拘泥于写作训练或翻译阅读训练的单一教学模式大大降低了学生课堂学习的效果,也影响到他们的学习兴趣.

二、外贸函电课程的改革目标

学生在教学过程中切实感受到具体的商务工作场景,身临其境的接受任务,分析问题,解决问题.改变邮件写得过长,没有明确的主题,长篇大论的公司或工厂介绍这些外贸函电中的通病.要让学生了解到即使你的邮件写得四平八稳,语法精到,整篇下来没有任何错误,在大学里可以拿满分的作文,客人收到以后,还是怎么看怎么别扭.要解决这些问题必须要忘记中国人的行文和思维方式,要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件,这样才能让客人把你当成同类.

三、以外贸开发信写作为例

无论是传统贸易还是电子商务逐渐盛行的当下,开发信都外贸业务是流程中的第一步,对于完全陌生的客户,开发信是你留给客户的第一印象.能够写一封内容完整、语言流畅并且不失礼节的开发信对于很多业务员来说并不困难；但是如果从开发信的回复率上来看,结果并不理想.很多业务员每天发送的开发信数量并不少,但是能够收到回复的寥寥无几；而在这些回复邮件中,最终能成交的更少之又少.那么是什么原因导致这些开发信没有引起客户的关注呢?

本节教学内容主要包括两个方面寻找目标客户和开发信写作.因为开发信不能盲目的发送,必须要有明确的潜在客户作为对象,所以寻找目标客户是必要环节,也是在开发信写作讲解之前必须要让学生了解的内容.

传统寻找客户的途径中最为有效的一定是参展,但是参展由于时间的局限性和费用较高,不可能在日常工作中每天使用.互联网弥补了这些不足,比如利用搜索引擎e.g.Google和B2B网站e.g.Alibaba..所以在教学过程中,着重介绍这两种方式下如何定位目标客户.

(一)利用搜索引擎

以目前众多搜索引擎中使用量和访问量最大的Google为例,很多人并不知道如何真正有效的利用Google,所以总是找不到目标客户.在教学过程中,向学生介绍一些使用Google的技巧,帮助他们日后在工作中能够快速有效的找到目标客户,归纳一下,主要有以下几个方面：

（1）学会使用各国的Google

（2）设置有效灵活的搜索关 键 词

(二)B2B网站

最好能够使用付费的B2B网站,毕竟这些公司会在广告和开发上投入较高的预算.针对这个内容在教学过程中,需要利用一定时间向学生演示如何使用Alibaba国际站资源.

但是无论是搜索引擎还是B2B网站,关 键 词的设置对于能否准确的定位目标起到了决定性的作用；设置关 键 词不能过于狭窄,特别是同一中文意思,对应的英语可能有几种,所以不能只限定于一个英语关 键 词；各国对于同一种产品,叫法也不统一,所以要先对各国行情做好调研.

通过上述途径确定你的目标客户后,才能开始写开发信.但是传统的外贸函电教学中,开发信的内容过于模板化,这样的教学方式对学生将来走上工作岗位帮助甚微,所以必须要改变.那么在实际业务中,能够获得较高回复率的开发信具备了哪些要素呢?以下几个方面不能忽略：

（1）开发信标题的设置：避免模板化标题,能够吸引别人的眼球（通过比较两组标题,分析两组标题的利弊）.

（2）精简的篇幅：冗长的开发信往往会令客户失去阅读的兴趣（通过引入两封邮件,比较未缩减和缩减之后的开发信的区别）.

（3）直奔主题.

（4）避免在邮件主体内容中设置过多的图片和链接.

除了这些意外,一些细节也不能忽视,比如邮件称呼要避免使用笼统称呼,会给客户造成是群发邮件的印象；邮件结尾签名要完整,尽可能多的让客户了解你方的信息；重要的信息尽量不要用附件形式发送给客户,有可能因为惧怕附件携带病毒而不打开阅读；开发信中尽量要让客户能够回想或者联系起之前的交往经历,不然容易被当成垃圾邮件；以及商务信函写作的4C原则在开发信中的应用.

以上所谈的只是写一封合格开发信的要求,如果想让你的开发信更上一个台阶,更准确的抓住客户的心理,开发信还可以用群组的形式发送,过程大致如下：

第一封笼统的介绍企业概况和产品的邮件,询问客户的合作意图,以此作为敲门砖；

第二封邮件针对客户所在的特定市场推荐几款典型产品或者畅销产品,最好能附加图片,使客户有更直观的感受；第三封邮件可以针对签名推荐的一两款产品向客户直接报价,试探客户的反应；

如果客户有回复,第四封邮件可以附上关于产品的一些测试报告,认证等；

如果还有回复,在下一封邮件中可以介绍工厂的生产能力和设备,也可以欢迎客户来验厂.

这种方式既避免了每一封邮件过长的问题,又可以有连续追踪的效果；后一封邮件是对前一封邮件的递进,可以逐渐调动客户的兴趣,将潜在客户逐步转化为真实客户.

本节内容的理论教学完成后,还可以给学生布置一些课后任务,比如熟悉利用搜索引擎和B2B网站找客户的方法,还有一些邮件发送技巧,可以安排1课时在实训室让学生直接上机操作.

四、外贸函电课程教学方法汇总

在模拟的工作环境中,由学生扮演角色来体验工作过程、学习相关知识,提高外贸英语的语言运用能力.这种情况的教学程序是：教师围绕教学目标设计教学活动,进而创设模拟情境,介绍职业角色和工作过程,然后组织学生扮演职业角色,反思、总结工作过程、整理知识,最后加以巩固.例如写推销信时,可以模拟广交会的情形,让学生搜集语言材料,进入职业角色进行情境对话来介绍公司和产品,最后由老师汇集点评学生的材料,介绍推销信的写作技巧,写作要点及常用的表达方法,使知识系统化,进而布置巩固性作业并加以矫正.同样,在学习询问交易条件、磋商交易条件的信函时,也可以采用模拟谈判、角色扮演的教学方式.

利用外贸业务模拟软件,使学生置身于仿真的国际市场环境中从事进出口操作,学生对业务环节有个更清晰、切实的感受,在具体的环境中教授外贸函电写作,更能使学生思维活跃、缜密,促使其选择适当的语言清楚、简洁、礼貌地表达所想,更好地理解专业术语所代表和蕴涵的意义,实现语言学习、商务知识学习和实践的良好结合,培养了学生的商务交际能力.利用外贸业务软件开展教学同时也满足了学生个性化学习的需要,学生根据自己的需要和兴趣进行学习,教师提供针对学生个体的帮助辅导,这种个性化的怎么写作更能促进学生知识的建构.

(三)外贸资源平台

利用外贸资源平台让学生尝试真实的沟通.让学生在诸如阿里巴巴国际站,环球资源等主流的外贸资源平台上搜寻真实的产品资料和客户信息.

五、结语

外贸函电课程作为国际贸易实务专业的核心课程,教学效果的好坏直接影响到学生今后进入工作岗位的表现.以上这些改革和创新是已经经过了一段时间的教学实践验证的,证明能有效地激发学生参与课堂教学的积极性,突出学生在教学活动中的主体地位,加深了学生对所学知识的理解和记忆,并对自身不足之处给予充分的认识.当然今后在该课程的教学中还有很大的提升空间,教师本身还应该利用业余时间到企业中了解行业最新动向以及搜集行业案例,以便充实今后的教学内容.

[2]李金凤.高职院校外贸函电教学探讨[J].天津职业院校联合学报,2009（05）.

[3]杨荣翠.对外贸英语函电教学改革的探索――以绍兴文理学院上虞分院为例[J].考试周刊,2012（27）.

[4]吴玉珍.高职《国际商务函电》课程与外贸行业零对接的教学改革探索[J].高职教育,2013（03）.