人事档案的重要性

摘 要：在人们的工作和生活中,人事档案扮演着十分重要的角色.它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,是工作经历的记录.本文从人事档案管理的社会价值,人事档案管理中存在的主要问题及解决措施几方面进行了论述.

关 键 词：人事档案管理措施

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-9082（2014）08-0008-01

在现代劳动用工管理中,人事档案的作用包括两个方面：对职工个人而言,人事档案管理部门可以据此为员工提供护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和社会保险.对企业而言,为员工申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料.人事档案可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,是工作经历的记录.是组织、人事工作不可缺少的重要依据,在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用.人事档案中还涉及到很多方面的问题,诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家推行的福利政策.它在个人相关手续时,比如报考公务员、工资提升、职称评定以及退休、养老保险、出国手续等,都是最原始的依据.

一、人事档案管理的社会价值

人事档案的社会价值,是由其自身的社会属性所决定的.人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据.它具有重要的凭证价值和参考价值.无论在什么样的条件下,只要进行人事管理活动,就会形成相关的人事资料,就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作,人事档案就具有存在和利用的社会价值.在计划经济时期,人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证,也是招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；在市场经济条件下,随着社会进入信息时代,信息已成为重要的社会资源,信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程,作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间.市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接,而这些信息的获取和利用,离不开人事档案工作的有效运转.因此,要正确认识人事档案的社会价值,充分发挥人事档案工作的重要作用.

二、人事档案管理中存在的主要问题

人事档案是对一个职工的个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录,是职工享受各种社会待遇的凭据以及解决劳动纠纷的依据.它关系到职工的切身利益.随着市场经济的建立和社会的发展,原有的人事档案管理办法已经不能满足社会的发展,在工作中遇到了很多问题：

1.职工档案存在着客观性、准确性、完整性差的问题.没有严肃、负责地填写好每一份档案材料,致使有的档案错漏百出.职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致,工作经历记录不完整等,甚至随意更改,弄虚作检测,给劳动保障部门职工失业、退休等手续增加了困难.

2.档案管理的软硬件不适应形势发展的需要,特别是档案管理人员素质急需提高.档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力.

3.没有充分认识到对档案管理的重要性.领导重视不够,在人事档案管理工作中,有相当一部分领导在认识上存在着一些误区,认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了.

4.管理人员配置不足.管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作.人事档案材料需要专人管理,单独存放.但是由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,并且人员变动较频繁,管理水平不高,对档案工作精力投入不足,因此严重影响了档案的管理水平.

5.管理人员业务不熟练.多数档案管理人员没经过专业知识培训,业务不熟,对档案的重要性以及档案的管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务了解不充分,难以适应档案的管理工作.

三、加强人事档案管理工作的主要措施

严肃档案管理.当年人事档案是极为神圣的,单是“档案”这个词汇就有着极大的威慑力,记得小的时候,老师就经常吓唬我们说,如果表现不好,你的劣迹会记入档案.而到了今天,人事档案管理却出现了混乱,如有“工龄越来越早,年龄越来越小,文凭越来越高,资格越来越老”等现象,档案中甚至还出现了检测身份、检测学历,极大地破坏了档案的严肃性.为此,人事档案管理要以制度化、规范化为基础,提高档案的内在质量,为人事工作提供准确、真实可靠的数据.

改善人事档案管理设施,提高档案管理人员素质.现阶段的人事档案管理不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作,对所需的设施都提出了更高的要求.现代化的设备和技术手段是实现人事档案管理现代化的物质基础.人事档案管理部门要积极争取领导支持,改善档案管理设施和设备.首先是要建立坚固的防火、防潮专用库房,库房内配置密集架等设备.其次是根据单位资金实力,合理配置计算机、数码相机等现代化设备.这些现代化设备的使用,尤其是人事档案的计算机信息化管理,将把档案管理从传统手工操作中解放出来,减少对档案材料的磨损,延长档案寿命,减轻档案人员的劳动强度,提高工作质量和工作效率,促进人事档案工作标准化、规范化,现代化,为领导决策工作开展提供及时,准确、详细的人员信息.

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力.因此,要不断提高人事档案管理人员的素质,加强业务培训,系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规,用新的人事工作知识武装头脑,开阔眼界,指导工作,以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献.

总之,通过人事档案管理工作的不断完善,使人事档案焕发新的生机与活力,必将为社会经济的发展提供更强、更有力的保障.