乡镇“上级来文”归档问题

沧海一粟：乡镇作为我国最基层一级政府,每年都会收到大量的“上级来文”,这些文件多为需要贯彻执行的通知、意见、实施方案等,也有是带有告知性质的通报、决定,等等.乡镇“上级来文”归纳起来,不外乎四类：一是普发性“上级来文”,即上级主要是县（市、区）里因工作需要普遍下发的文件；二是告知性“上级来文”,即具有告知和传阅属性的不需要贯彻执行的上级来文；三是时效性“上级来文”,即在某一时间段内有效且需要贯彻执行的上级来文；四是专指性“上级来文”,即上级针对某一个乡（镇）的专门性文件.在乡镇文件归档整理时,这些“上级来文”要不要归档?如何归档?不需要归档的“上级来文”如何处理?

王茂跃：沧海一粟将乡镇“上级来文”归为四类,每一类的处理应当有所区别.普发性“上级来文”和告知性“上级来文”,没有归档的必要；时效性“上级来文”,可以归档暂时保存起来,但不必进行系统整理；专指性“上级来文”对乡镇来说是最有查考价值的档案,必须归档,按照相应的保管期限进行全过程整理.因为不同的文件有不同的价值,归档必须体现出“以我为主”的原则.

吕颜冰：不同意茂跃老师“普发性和告知性‘上级来文’没有归档的必要”的观点.我认为普发性、告知性的上级来文要不要归档不能一概而论,在收集归档文件时可适当收集少部分告知性、普发性上级来文,确定保管期限时可将这类档案划入短期保存.

王建祥：我认为乡镇的上级来文需不需要归档主要看是否贯彻执行和是否与我有关,同时还要看相关事项是否有查考的价值.

余厚洪：从文书的收文这个角度来说,乡镇一级的收文量确实是非常大,但从归档这个角度来说,应以“本级”、“自己”的文件为主,当然,上级来文中与本乡镇工作情况相关的,自然也应列入归档的范围.对于不属于乡镇一级归档范围的,最常用的处理方式应该是销毁.

刘子芳：对上级来文,是不是这样分更好些：一是普发性来文.二是针对性来文.普发性来文包括：涉及方针政策性的来文、涉及本乡镇的来文（重要的、一般事务性的）、告知性的来文.针对性来文包括：重要的、一般事务性的.这样给人以一目了然的感觉.

亓晓华：上级来文按行文目的简单地可分为两种,即普发性文件和专指性文件,其中普发性文件又可以分为以下两类,第一类是临时知晓性的上级文件,比如上级下发的临时会议通知,不涉及本乡镇的通报、简报、信息、表彰决定等类文件；第二类是需要贯彻落实的上级文件,如上级制定的办法、细则、条例、规定等法规性文件.专指性文件主要包括涉及本乡镇的批复、函、机构设置、干部任免、奖惩,等等.我认为普发性文件不用归档,专指性文件必须归档.

郭东升：我觉得对乡镇的上级来文一般分两类为好.一类是普发文件.一类是专对本乡镇的文件.对普发文件采取年度――责任者――文号（或者时间）分类法排列.这类文件很难说哪份用着用不着,不如全部归档,以齐全完整方便乡镇之需.文件虽多,因排列顺序严整,调取自然方便.因不需进馆,它们的价值按最低档次来划.对专对本乡镇的文件另划保管期限,依年度――问题――责任者分类.

田润：赞同郭老师的意见,上级来文把握不准用不用归档时,就用糊涂的方法,按照自己认为便于日后查找的方式进行汇集成册,普发性和告知性的“上级来文”可以直接按照来文先后装订成册,时效性“上级来文”可以按照办结完毕的先后顺序装订成册,对于专指性的“上级来文”则要划保管期限,依年度――问题――责任者分类进行归档,因为这类文件日后利用率相对高于其他三类,虽然行文单位也会归档,但从实践上看,还是自己保存好自己日后利用率较高的文件比较妥善.自己的档案比较集中齐全,避免多全宗查找和节省了查找时间.

李宗富：乡镇的基层档案工作者大都是人员,正如一尘总编在《档案行政执法手册》中所说的：对基层档案工作者来说,可能更需要方法流程标准等明白如话的指导.目前,在实际工作中,有没有一个（或一些）既符合实际又切实可行、易于操作（或者说可以直接拿来参照指导运用）的乡镇“上级来文”归档指导规范和标准?

李正平：从档案的凭证作用看,上级来文只要不涉及本乡人、财与事,不归也罢；从工作查考看,普发性文件只要照办了,只存自己的结果就可,如要报个报表或统计之类的.但一些规范性文件,不是一次性使用,这次工作上用了,明天还要用,就应考虑保存了,有些还应长永保存.要注意事情的来龙去脉,来文是怎么说的,我们是怎么办的,应是一个有机体,特别是涉及政策性的.从编史修志角度,是归档越完整越好,因为他们要知道一个乡镇的工作如何运行的,为什么要这样运行,也就是注重细节.这与我们组卷时要注意保持文件之间的有机联系是一样的原理,因为我们要研究历史的人会尽最大可能去还原历史.记得一外国专家说过,我们不仅要看结果,还要注重事情的一个过程.这从一些重大历史事件因缺少细节资料而不得不还要以口述历史资料来补证就知道了.记得有一个村,新中国成立后历年材料都保存得相当完整,成为研究这段村史的不可多得的珍宝.所以,我认为,乡镇“上级来文”归档问题,应当具体问题具体分析.

一井水：乡镇上级来文归档应该区别不同情况进行：一类是针对本乡镇的如人事任免、机构设置、人员编制、土地利用、项目审批等重要文件材料应该永久存档；二类是方针、政策、规定、办法、标准等需要长期贯彻执行的文件材料应该按保管期限10年归档,这样既方便各部门利用,又可以避免移交进馆的大量重复；三类是近期有一定查考价值的文件材料按照年度――责任者――形成时间排列装订成册,保管几年后再销毁,这样既节省时间,又方便利用.

王凤珍：乡镇档案室如果把“上级来文”全部整理归档,额外增加了工作量和库房压力不说,从实际利用情况来看也是没必要的.沧海一粟将乡镇“上级来文”归为四类,我认为在档案收集整理时可以只考虑后面两类,也就是时效性“上级来文”,即在某一时间段内有效且需要贯彻执行的上级来文；再就是专指性“上级来文”,即上级针对某一个乡（镇）的专门性文件.至于前面两类只要是与本乡镇无关的都可以当作资料存入资料室.小鱼儿：乡镇收到的上级来文有以下几种归档方式：其一,针对本乡镇的任免、表彰和有关本乡镇事情的文件,这部分文件日后查找利用率相当高,归档时应归入永久保管.其二,上级下发的关于一些方针、政策性且需要贯彻执行的文件,这部分文件虽然日后利用率不太高,但是,领导在一两年内也许会用到,为更好地为乡镇领导怎么写作,归档时应归入定期10年.其三,至于其他的上级文件,基本都属于普发文,但是有时乡镇其他人员也有可能会用到,但又不属于归档范围,可以装订成文件汇集保管.

白桦：我非常赞同“小鱼儿”老师的做法.关于乡镇“上级来文”归档这个问题,还是要把握“以我为主,突出重点”的原则进行收集整理.我认为,一般对于专指性“上级来文”采取永久保存,时效性“上级来文”定期保存,普发性和告知性“上级来文”采取暂存方式整理存放,不入档案库房.并定期对暂存文件进行鉴定与清理,将失去保存价值的文件及时剔除,这样既做到了不耽误工作,又不占用库房面积.

丁崇健：乡镇的“上级来文”主要包括县级以上（含县级）党委政府及其所成立的工作领导小组、人大、政协、纪检监察、人武部、检察院、法院以及县级以上（不含县级）职能工作部门等上级机关制发的文件、领导讲话等.这些“上级来文”是乡镇开展工作的重要依据,必须贯彻执行的,应当由乡镇党政办公室按文件材料归档范围和保管期限表的规定进行全部收集、归档整理和保存在综合档案室.乡镇工作部门的上级机关――县级工作部门对乡镇的行文则不应当按“上级来文”处理（现行体制下,乡镇党委、政府与大多数的县级工作部门是平级机关）,乡镇只需要区分其工作职能职责安排到相关承办工作部门进行并督促落实.这类“上级来文”在乡镇档案中占据着相当大的成分,应由承办工作部门在乡镇党政办公室的指导下进行收集、归档整理、移交到乡镇综合档案室.个人以为乡镇“上级来文”归档的范围适当宽泛一些好,即便不归档也可作为资料保存下来,确实没有留存价值的除外.

巩磊：单单从归档的角度来讲,乡镇“上级来文”可分为需归档的“上级来文”即上级机关制发的需要乡镇机关贯彻执行并且的文件材料和不需归档的“上级来文”即上级机关制发的普发性不需乡镇机关的,无查考利用价值的事务性、临时性文件材料和上级机关制发的任免、奖惩非本乡镇机关工作人员的文件材料以及供工作参考的一般性无借鉴价值的一些抄件等.

陈少敏：乡镇上级普发文件中,有国家政策、法规、法律执行情况的,需要保存在档案室,以便于自己利用并存档.转发的告知性上级文件则不需要存档.时效性强的则更不需要保存.专指性上级来文则需要认真收集、整理、入室.

王富忠：个人认为,乡镇普发性“上级来文”不需要归档,即使需要乡、镇按文件的事情,从行动上把事情完毕就可以了；乡镇告知性“上级来文”,不需要归档,“告知”,顾名思义,就是让每个乡镇知道一下就可以了；乡镇时效性“上级来文”不需要归档,“时效”文件在某一时间段内有效,而对乡镇多年后的查阅和编史修志等没有什么实际价值；乡镇专指性“上级来文”,即上级针对某一个乡（镇）的专门性文件均属归档范畴,且大都作为永久档案保存,是该乡镇将来编史修志的重要依据.乡镇普发性、告知性、时效性的“上级来文”虽然一律不归档,但不归档并不意味着不整理保存,乡镇档案室应该把“上级来文”按照不同级别、不同文号等特征,装订成发文汇集,和本乡镇文件形成的发文汇编一起,分别编目、排架,以方便查阅利用.

（摘自《档案界》网站）