国防科技查新质量优化策略

〔摘 要〕国防科技查新的目的是为国防科研项目的立项、鉴定、成果报奖、专利申请等的新颖性评价提供理论参考依据,因此,国防科技查新报告必须客观、公正、准确地反映委托查新项目的真实情况.本文从规范国防科技查新工作流程、合理利用文献资源、优化检索过程、规范查新报告、以及查新人员素质等方面,探讨了提高国防科技查新质量的途径.

〔关 键 词〕国防科技；查新质量；优化策略；制约因素

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2014.02.021

〔中图分类号〕G252.62〔文献标识码〕A〔文章编号〕1008-0821（2014）02-0098-05

国防科技查新是由具有国防科技查新业务资质的信息咨询机构通过计算机和手工检索等途径获取相关文献信息,通过对委托查新项目的查新点与获取文献进行相关性对比分析,判别查新点是否具有新颖性,从而为国防科研项目的立项、鉴定、成果报奖、专利申请等提供理论支撑.国防科技查新报告必须客观、公正、准确地反映委托查新项目的真实情况.南京理工大学早在1983年1月就建立并开通了国际联机情报检索终端,开始进行国防科技项目、特别是兵器项目的资料检索怎么写作,1988年、1997年、2010年又分别被确定为首批国家发明奖国防项目查新指定单位、江苏省科技项目指定查新机构和教育部科技查新工作站,长期承担着学校及周边地区科技项目的查新任务,以及华东地区高等院校、科研院所、部队、军工企业等单位的国防类科技项目查新.多年来的国防科技查新工作为我国国防科技的发展做出了贡献,而如何提高国防科技查新质量,也始终萦绕在查新人员的脑际.本文从规范查新工作流程、合理利用文献资源、优化检索过程、规范查新报告、提高查新人员素质等方面,探讨制约国防科技查新质量的主要因素和应对策略.

1完善国防科技查新工作流程

1.1制约因素完成一份国防科技查新报告需经过查新员获取委托查新项目信息→检索、筛选、获取相关文献信息→对相关文献信息与查新点进行相关性对比分析→撰写具有新颖性判断结语的查新报告4个阶段.第一阶段由委托人协助查新员完成,查新员根据委托人提供的资料或与委托交谈了解项目的科学技术要点与查新点,制订文献检索策略式,委托人必须提供完善的查新项目信息.但在实际工作中,经常碰到前来查新委托的人并不是项目组成员,对委托查新项目内容不甚了解,查新委托书只是简单填写了项目简介,关于项目的科学技术要点、查新点等填写不够准确,使查新员无法获取有效信息.国防科研项目往往存在保密问题,委托人因为项目的涉密性质,有时委托书只填写了项目名称和几个检索关 键 词,根本没有涉及项目创新性的详细内容,让查新员无从下手；有时又相反,委托人认为查新点越多越好,列出很多检测设创新点；更有些委托人自创专业术语,有意无意将查新点表达模糊[1].这些现象都干扰了查新员的检索思路及检索策略的制定,增加了查新员的工作量.工作中还碰到有些委托人在上交立项材料、整理鉴定会材料等时,发现需要有科技查新报告,才匆忙委托查新,希望尽快拿到查新报告.

1.2.1充分沟通了解项目内容清晰完善的查新委托书直接关系着查新报告的质量,“科学技术要点”反映着查新项目的背景、关键技术、主要技术性能和参数、应用情况等,“查新点”是查新项目新颖性所在,查新中检索词和检索策略的制订、相关文献的筛选、对比分析以及新颖性判断都是围绕“查新点”展开的[2],查新员必须对查新点理解透彻.对于非涉密国防科技查新,查新员在委托人处得不到有效信息时,可以利用、等通讯工具与项目组成员沟通,了解项目的详细内容,委托方可以利用电子邮件完善委托资料.对于涉密国防项目,查新员应向委托人解释清楚,涉密项目查新都由相应级别的涉密人员完成,涉密人员会严格执行涉密工作的规章制度；同时提醒委托方在完善查新委托书后,委托资料须履行涉密资料的递交手续,由委托单位保密部门签字盖章后,通过机要通道或专人送达查新机构（如图1）.当涉密项目的委托资料表达不清楚时,查新员必须与委托人进行当面沟通,不能在、、E-mail等通讯工具中交流涉密信息；同时在尽可能的情况下对涉密项目信息进行降密处理,如国防型号产品的型号名称用“×××”代替等.图1委托单位保密部门签字盖章

对于查新点较多的情况,查新员可以与委托人一起分析查新项目,利用查新员概念组配能力较强的优势,准确挖掘和提炼出查新点[3].查新员要引导委托人使用专用术语表述,杜绝自创术语.查新员在充分了解查新项目后,在针对查新点检索前,还可以通过检索一些与项目相关的综述性文献,迅速获得与查新项目相关的背景技术资料,了解查新项目的发展概况.

1.2.2制定规范的查新流程国防科技查新过程具有严密系统性和逻辑性,高质量的查新报告须有科学合理、规范的查新工作流程支撑.南京理工大学查新站经过多年的发展,形成了《查新须知》、《查新工作程序》、《检索查新员工作守则》、《科技查新档案管理制度》等一系列标准化的制度来规范科技查新工作、保障查新报告质量.针对国防科技查新还制订有《国防涉密项目查新保密规定》、《涉密计算机操作人员规定》、《涉密人员岗位职责》等规章制度.涉密国防科技查新与一般科技项目查新流程相比存在一定区别,主要体现在4个方面（如图2）：（1）涉密项目的委托查新资料须履行涉密资料的传递程序,查新员与委托人的沟通须遵循涉密项目操作规范；（2）查新员在文献检索时,应增加检索国防特色数据库资源及涉密文献资源；（3）密切相关文献需通过中间机导入涉密计算机；（4）查新报告的撰写、打印必须在涉密计算机和涉密打印机上操作.查新报告交付时也必须履行涉密载体的签字登记手续.查新机构在承担国防涉密项目查新时,须严格按程序进行,特别强调查新过程的管理与监控.而一份高质量的查新报告必须有一定的时间保障,按规定少于4天的查新委托,不予接受.

2丰富国防科技查新文献资源2.1制约因素国防科技查新机构主要是原国防科工委系统内的高校和专业情报所,这些机构经过多年的积淀拥有着涉及该行业领域的比较完备的馆藏资源和数据库资源,如果单就该行业的文献资源种类和数量而言,胜过全国的各类图书馆和情报机构[4].科技查新是以检索到的相关文献作为新颖性的判断依据,查新质量必须由丰富的文献资源作保障.国防科技是集电子、通信、计算机软硬件、机械、化工、图2国防科技查新工作流程

材料等多种技术、跨多个学科的高精尖端科技领域,国防科技项目的查新势必涉及多个专业数据库资源.国防科技查新中,不仅要检索与查新项目专业密切相关的文献数据库,还要检索关联专业数据库,更要检索国防类专业数据库和涉密文献资源.此外,国防科技项目的申报和成果评审受理时间具有很强的时段性,导致国防科技项目查新集中在某一时段,国防科技查新机构经常应接不暇.有些教育部综合性高校也承担着国防科研项目,这些项目组的查新委托在国防科技查新机构得不到满足时,会求助于本校科技查新机构,而这些查新机构并没有完善的国防科技查新文献资源作支撑,这些因素严重制约着国防科技查新的质量.

2.2应对策略对于没有完备的文献资源支撑的委托查新项目,查新机构应主动拒绝,做到不跨行业查新,应引导委托人去相关单位查新.而提高国防科技查新质量,既需要国防科技查新机构重视文献资源建设,也需要查新员从多渠道获取文献信息.

2.2.1中文数据库资源国防科技项目查新中,常规检索的中文文献数据库包括：中国专利数据库（CNIPR）、万方数字资源系统、维普信息资源系统、中国期刊全文数据库（CNKI）、中国科学技术成果数据库、中国学术会议论文全文数据库、中国学位论文全文数据库、中国重要会议论文全文数据库（CNKI）、中国优秀硕士学位论文全文数据库（CNKI）、中国博士学位论文全文数据库（CNKI）、国家科技成果网、国家科技图书文献中心、中国科技论文在线、中国学术会议在线、中国科技经济新闻数据库等.同时还要检索相应的国防类数据库,如中国兵器馆藏文献数据库、国防工业科学技术数据库、国防工业重要专题数据库、国防武器装备产品数据库、中国兵工专业文献数据库、国家军用标准全文数据库、国防科技报告数据库、《世界炮兵防空兵年鉴》全文检索系统、《外军炮兵》全文检索系统、世界机载雷达数据库、中国国防科技信息中心――文献怎么写作系统等.

2.2.2外文数据库资源对于外文文献数据库,根据项目专业选择的常规检索数据库包括：欧洲专利局（EPO）专利检索系统、美国专利商标局（USPTO）专利检索系统、日本专利局（JPO）专利数据检索系统、EI（工程索引）数据库、IEEE/IEE（美国电气电子工程协会和英国国际工程技术协会）、INSPEC（英国科学文摘）数据库、PQDT（国外博硕士学位论文）文摘索引数据库、SCIE（科学引文索引）数据库、Springer电子图书全文数据库、Springerlink期刊全文数据库等；还要增加检索国防类的一些数据库,如美国国防部标准化文件（简称美军标）、AD（国外国防科技报告）数据库、Aerospace（美国航天航空文摘）、AIAA（美国航空航天协会）、NASA（国外航空航天科技报告）、NTIS（美国政府研究报告）等.另外,还应辅以国际联机检索系统――美国DIALOG系统进行补充,如File65：InsideConferences、File80：GaleGroupAerospace/DefenseMarkets&Technology、File92：IHSInternationalStandardsandSpecifications、File95：TEME-TechnologyandManagement、File99：WilsonAppliedScience&TechnologyAbstracts、File104：AeroBase、File108：CSAAerospace&HighTechnologyDatabase、File264：DIALOGDefenseNewsletters、File266：FederalResearchinProgress（FEDRIP）、File587：JanesDefenceandSecurityNews、File589：FIDefenseMarketIntelligenceReports、File624：TheMcGraw-HillCompaniesPublicationsOnline等数据库资源.

2.2.3网络信息资源众多的数据库检索系统为国防科技查新工作提供了有力保障,但也只能作为查新工作中的必查数据库,在一些互联网站上也会提供各类专题信息,如由中国国防科技领域中的航空、航天、兵器、船舶、核、电子六大行业的7家国家级科技信息研究机构联合推出的国防科技信息综合怎么写作平台.国外政府机构网站如：美国国防部网站、英国国防部网站等,这些网络信息资源在国防科技查新工作中也具有不可或缺的作用.

3优化国防科技查新检索过程

3.1制约因素国防科技查新的目的是判断查新项目的查新点是否具有新颖性.科技查新规范中明确“新颖性是指在查新委托日以前查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国内外出版物上公开发表过”.为保证查新报告结论的科学性、客观性与正确性,查新过程中必须做到相关文献信息的查全与查准.只有查全相关文献才能如实反映项目新颖性,相反,片面追求查全而不求查准,同样查新也没意义.

3.2应对策略

3.2.1制定合理的检索策略“查全”和“查准”是衡量“文献检索范围”和“检索策略”是否合理的重要指标.检索策略是为实现检索目标而制定的检索计划和方案,检索策略的制定直接影响检索效果[5].理想的检索效果是查新员能够方便、高效、全面而准确地得到与查新点密切相关的文献信息.在国防项目查新中,科研立项、专利申报等查新项目的查新点大多为原创的,须将查新点与大量的相关文献比对,通过排除法才能证明查新点具有新颖性,此时查全是首要的.对于项目鉴定、报奖等成果查新,由于研究已历经一段时间,检索策略应力求查准,只要有一篇相关文献的有关论述与查新点相同,就足以否定查新点具有新颖性.3.2.2提高相关文献的查全率检索词的选择决定着相关文献的查全率、查准率和数据库文献的利用率,查新中关键是要准确制定涵盖全部查新点的检索词和检索策略式.在检索词选择时应力求规范,并要根据词的同类、隶属、相关性等关系列出所有检索词.并要对检出的相关文献中用到的同类词进行补检.提高相关文献查全率还可以从扩检入手,扩大检索式表达概念的外延,降低检索词专指度、进行截词检索、忽视大小写检索、逻辑“或”组配检索、检索词的关联检索、降低检索式的网罗度、增加检索途径、运用分类号组合检索[6]等手段.手工检索也是确保国防科技查新质量的一个重要环节.基于国防科技项目的涉密性,许多敏感信息都不会公开发表,对内部资料或涉密资料进行手工检索就尤显重要,在国防科技查新报告格式里也明确表明须有涉密检索一栏（如图3）.南京理工大学查新站在国防科技查新中,还增加手工检索中国国防科技信息中心等单位出版的《国防科技情报》、《国外陆军武器装备与技术信息》、《兵器光电与火控技术信息快报》、《兵器快报》、《世界兵器发展年度报告》、《装备参考》、《国外兵器情报》、《国外兵器参考》等内部资料.实践证明,手工检索是完成高质量国防科技查新报告的必要补充.

图3国防科技项目查新报告格式

3.2.3提高相关文献的查准率在国防科技项目查新中有时会遇到密切相关文献为“零”的结果,并不表明该项技术一定创新,由于项目的涉密性质,很多信息在公开发表的文献中很难查到.查新员一方面应从查准入手,重新审视检索词和检索策略式,采用逐渐逼近法、提高检索词专指度、逻辑“非”组配检索、逻辑“与”组配检索、外表特征限定检索、限定位置符检索等手段提高查准率；另一方面,可以扩大数据库资源和涉密文献的检索范围；还可以发挥查新咨询专家的作用.一般查新机构都设有查新咨询专家小组,这些专家在所属专业领域内具有一定权威性,实践证明,查新咨询专家小组是保证国防科技查新报告质量的有力保障.

4规范国防科技项目查新报告

4.1制约因素国防科技查新报告是国防科技查新机构用书面的形式就其处理的查新工作及其结论向查新委托人所做的正式陈述,直接反映着国防科技查新质量.查新报告应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况.科技查新规范中明确要求查新报告必须书写规范、结论严谨.但在实际工作中由于受查新员数量限制,查新员有时会接一些跨自己专业的项目,对专业技术理解不透；此外,国防科技查新工作时段相对集中,在这时段查新员需加班加点赶任务,这些因素都将造成查新报告分析力度不够、密切相关文献漏检等现象.目前国防科技查新报告中都设有审核员签字一栏,但实际工作中有些审核是走过场[7],只是审核员在审核栏签个字,或者只是对查新报告形式进行审核,而没有对查新报告进行实质审查.

4.2应对策略

4.2.1规范国防科技查新报告的撰写格式科技部和教育部分别于2000年、2003年、2009年发布了《科技查新规范》、《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范（试行）》,规范中均明确规定了查新报告的撰写要求.查新员必须严格执行这些规范,撰写查新报告时,应时刻把握查新报告的客观性、公正性、准确性,结论要紧扣查新点,新颖性的判断要以检出文献为依据,论点表述必须准确、明晰、无歧义,不能夹杂个人的观点和意见；文字表述要规范化.

4.2.2严把国防科技查新报告审核质量关查新报告审核是国防科技查新的最后一环,也是实施查新质量控制的重要环节,审核人员必须严把查新审核关[8].南京理工大学查新站对查新报告采用了一查二审制度,从查新员本人、查新员之间到审核员,层层把关,先由查新员对查新报告进行严格自查,再由查新员之间进行查新报告互审,再到审核员的最终审核签字.在审核过程中,需严格执行科技查新规范,从技术要点的填写、查新点的归纳、检索词的选择、检索策略的制定、文献资源的利用、相关文献的选择以及查新报告的撰写等方面都进行严格审核,保证国防科技查新报告的科学性和可靠性.

5提高国防科技查新人员素质

5.1制约因素国防科技查新从查新员了解委托查新项目、检索相关文献进行比对、撰写、审核查新报告、都属于查新员或审核员的个人行为；国防科技项目又集多种技术、跨多个学科的特殊性,要求国防科技查新人员具有多方面的专业知识；随着科技的发展,新兴学科不断产生以及资源检索途径和工具也在不断演化,查新人员需不断拓展自己的知识面,熟悉新的信息检索技巧.高素质的查新人员是提供高质量的查新报告的必要条件[9].

5.2应对策略国防科技查新机构要加强对查新人员队伍的建设和管理.南京理工大学查新站建立了一套规范的查新人员培训和考核制度,要求查新人员必须不断接受学科知识、信息检索、文献分析等方面的培训,并进行严格考核,持证上岗；查新站还注重培养查新员的交流、沟通能力,使之能够迅速从委托人那里获取有效信息；同时,查新站还十分重视查新人员的业务培训和考评,不定期地组织查新人员轮流参加学校举办的各种专业知识讲座,每年组织查新人员参加国防情报知识和查新业务培训,特别是参加所从事查新专业的专业会议和国防军工专业知识培训,为完成高质量的科技查新报告打下扎实基础.

6结束语目前,我国国防科技查新工作虽然存在一些问题,但是随着国防科研人员、科研机构以及科研管理部门对科技查新工作的认识越来越深入,科技查新机构加强查新员素质建设以及建立相应的一系列工作制度,一定能使国防科技查新工作更加规范化、有序化.